Vous avez une marée de documents qui s’entasse ? Vos locaux de conservation sont submergés par des documents qui ont déjà dépassé leur durée d’utilité administrative. L’entreprise a pour projet de procéder à une destruction sécurisée des archives ?
Détruire les documents, c’est bien. D’ailleurs, bien archiver équivaut à détruire. Dans vos documents se trouvent des informations sensibles qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Vous avez la responsabilité d’assurer la protection des données.
Dans vos piles de documents se trouvent des documents confidentiels et d’autres non. Comment pouvez-vous savoir quel document est confidentiel et non ? Comment détruire les documents confidentiels ? Quelle est la meilleure méthode de destruction de documents ? Que faire avec les anciens documents ? Existe-t-il une réglementation sur la destruction des documents ?
La destruction des archives est une tâche qui est encadrée et qui exige le respect de certaines procédures. Dans cet article, je vais vous guider à mettre en place une politique de destruction sécurisée des documents simple et efficace.
Sommaire
Destruction sécurisée des archives : guide complet pour mettre en place un programme efficace
Qu’est-ce que la destruction sécurisée des archives ?
Pourquoi la destruction sécurisée des archives est-elle importante ?
Quels types de documents doivent être détruits de manière sécurisée ?
Élaborer un plan de destruction sécurisée des documents
Mise en place opérationnelle du programme de destruction sécurisée des archives
Demander un certificat de destruction d’archives au prestataire
Qu’est-ce que la destruction sécurisée des archives ?
Gérer efficacement ses documents administratifs implique leur destruction à la fin de leur cycle de vie. La destruction des documents, c’est un peu comme faire disparaître les preuves d’un crime, mais d’une manière totalement légale et éthique. La destruction des archives est comme, faire le grand ménage de printemps pour vos informations confidentielles.
Imaginez que vous êtes dans un bureau encombré de papiers, de dossiers et de fichiers. Ne parlons même pas de vos locaux de conservation des archives. Certains de ces documents sont obsolètes, d’autres contiennent des secrets commerciaux ou des données personnelles. Mais que faire de tout cela ?
Plus sérieusement, la destruction des archives consiste à éliminer de manière permanente les informations dont vous n’avez plus besoin de conserver. On distingue la destruction physique des archives et la destruction numérique des archives.
La destruction physique consiste à déchirer, broyer ou incinérer les documents papier jusqu’à ce qu’ils ressemblent à de minuscules confettis. Elle permet de rendre les informations illisibles et pratiquement impossibles à reconstituer.
En ce qui concerne la destruction numérique, elle consiste à effacer définitivement les données stockées sur des appareils électroniques. La destruction sécurisée des archives est un élément essentiel pour la protection des données sensibles.
Pourquoi la destruction sécurisée des archives est-elle importante ?
La destruction sécurisée des documents peut sembler être une tâche banale, mais ne vous y trompez pas. Elle est cruciale pour la protection de votre entreprise, de vos clients et de vos informations sensibles. L’élimination sécurisée des archives constitue un enjeu à divers niveaux. Les avantages de la destruction sécurisée des documents sont nombreux.
Risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données lors de la destruction des archives
Les entreprises subissent de plus en plus des cyberattaques. À ce titre, la confidentialité et la sécurité des informations constituent plus que jamais un enjeu pour les entreprises.
Les entreprises détiennent souvent des données personnelles sensibles, des informations financières, des dossiers médicaux ou des coordonnées personnelles. Lorsque vous jetez un document à la poubelle, il ne disparaît pas magiquement.
Imaginez maintenant qu’un document contenant ces informations se retrouve entre de mauvaises mains. Quels risques cela pourrait-il entraîner pour la vie privée et la sécurité de vos employés, clients et fournisseurs ?
Le document peut être récupéré, fouillé et utilisé à des fins malveillantes. La destruction sécurisée des archives garantit que les informations restent confidentielles et protégées contre tout accès non autorisé.
Respect des réglementations en vigueur
Les lois sur la confidentialité des données sont de plus en plus strictes. Les entreprises sont soumises à diverses lois et normes en matière de protection des données. La non-conformité aux réglementations en matière de confidentialité des données peut entraîner des amendes coûteuses et des conséquences juridiques graves.
Ces lois et réglementations imposent aux entreprises de détruire certains types de documents en toute sécurité. Parmi ces lois et réglementations, nous avons entre autres :
- Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe ;
- Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) aux États-Unis;
- loi Gramm-Leach-Bliley (GLBA) aux États-Unis.
La mise en place d’un programme de destruction sécurisée des documents vous permet de vous conformer à ces exigences.
Prévenir le vol d’identité et la fraude par la destruction sécurisée des archives
Chaque année, des millions de personnes sont victimes de vols de données, souvent à cause d’une mauvaise gestion des documents confidentiels.
Les documents de votre entreprise contiennent des informations précieuses, telles que :
- informations personnelles : numéros de sécurité sociale, dates de naissance, adresses, etc.
- informations financières : numéros de compte bancaire, relevés de carte de crédit, etc.
- données médicales : archives hospitalières, résultats de tests, etc.
- informations commerciales : secrets commerciaux, plans d’affaires, contrats, etc.
Si ces informations tombent entre de mauvaises mains, les conséquences peuvent être graves. Les malfaiteurs peuvent les utiliser pour voler l’identité de vos clients ou de vos employés. La destruction correcte de ces documents va permettre de protéger leur vie privée et leur sécurité.
Un programme de destruction sécurisé des archives vous permettra donc de minimiser ces risques. D’ailleurs, la destruction sécurisée des documents est un acte de respect envers vos employés, clients et fournisseurs.
Prévention des fuites d’informations
Quelle serait votre réaction si vous appreniez que votre banque ou votre cabinet médical ne protège pas correctement vos informations ? Vous serez déçu, inquiet et l’institution perdra probablement votre confiance, n’est-ce pas ?
Tel serait aussi le cas si vos clients et fournisseurs apprenaient que vous ne protégez pas bien vos archives. En effet, la confiance des clients est fragile. Une seule faille dans la sécurité des données peut entraîner une perte de confiance irréparable. Votre réputation sera aussi ternie si par exemple vous produisez des archives notariales.
N’imaginons même pas les retombées financières que la non-existence d’un programme de destruction sécurisée des archives peut avoir.
Par ailleurs, votre entreprise dispose des atouts précieux comme :
- stratégies de marché ;
- brevets ;
- documents internes ;
- plans de recherche et développement.
Ces documents contiennent vos secrets commerciaux et font partie de votre propriété intellectuelle. Une divulgation non autorisée de ces précieux documents peut compromettre la compétitivité et l’avantage stratégique de votre entreprise.
À l’instar de ces documents, vous devez aussi sécuriser l’élimination de vos documents pour assurer votre sécurité financière. Les cybercriminels sont souvent friands des rapports de comptabilité, des transactions bancaires et des investissements.
La destruction sécurisée de vos données financières est essentielle pour prévenir les fraudes et les pertes financières. Elle est aussi un moyen pour vous de vous prémunir contre d’éventuels problèmes juridiques futurs.
Optimiser les coûts et l’espace grâce à la destruction sécurisée des archives
Les documents papier s’accumulent rapidement. Des piles de vieux documents prennent de la place dans vos bureaux et dans vos locaux de conservation des archives. Conserver des documents physiques et numériques engendre des frais relatifs à l’espace de stockage et au personnel responsable.
Dans le cas d’une externalisation des archives, vous êtes amené à payer un loyer de conservation et d’autres prestations auprès du tiers-archiveurs. La conservation des documents inutiles légalement, coûte très cher. La destruction sécurisée des documents permet de :
- libérer de l’espace de stockage ;
- gagner en efficacité ;
- réduire les frais de stockage ;
- améliorer l’image de votre entreprise
Par ailleurs, la destruction sécurisée des données permet à l’entreprise de contribuer à la préservation de l’environnement. Elle évite que ces documents ne finissent pas dans des décharges et donc rend l’entreprise éco-responsable.
En résumé, la destruction sécurisée des documents est une pratique essentielle. Elle permet à votre entreprise de protéger ses données sensibles, de respecter les réglementations et de gagner en efficacité.
Quels types de documents doivent être détruits de manière sécurisée ?
La destruction sécurisée des documents ne se fait pas uniquement dans les films d’espionnage. Elle concerne ces documents et ces données que votre entreprise reçoit et envoie chaque fois dans le cadre de ses activités.
Les documents à détruire de manière sécurisée
Premièrement, l’élimination sécurisée des documents concerne tous ces documents qui contiennent des informations personnelles. Ce sont les papiers où est inscrit votre nom, votre adresse ou votre numéro de sécurité sociale. Ils constituent une mine d’or pour les fraudeurs.
Deuxièmement, la destruction sécurisée des données concerne les documents financiers et bancaires. Relevés bancaires, factures, reçus de carte de crédit… contiennent des informations sensibles sur vos transactions financières. Leur mauvaise gestion peut entraîner des escroqueries et des fraudes.
Troisièmement, dans le monde des affaires, la protection des données est cruciale. Détruire de manière sécurisée les documents professionnels et commerciaux est important. Ces documents concernent les documents qui contiennent les secrets commerciaux, les stratégies marketing ou les informations sur les clients de votre entreprise.
La destruction sécurisée des documents concerne aussi les :
- vos documents juridiques et contractuels ;
- mémoires éphémères (post-it, notes manuscrites) ;
- listes de mots de passe.
Cette destruction concerne aussi bien les documents physiques que les documents numériques.
Détruire les documents obsolètes
La durée de conservation des documents peut varier en fonction de leur nature et des réglementations applicables. La gestion des archives exige l’élaboration d’une bonne politique d’archivage et une bonne définition des règles de conservation. Ces règles se trouvent dans le tableau de gestion des archives.
C’est un professionnel de la gestion des documents qui élabore le tableau de gestion. Recrutez un archiviste qui va vous aider à déterminer la durée pendant laquelle vous devez conserver vos documents avant de les détruire.
Peu importe le document à détruire, ce dernier doit être à la fin de son cycle de vie et avoir pour sort final l’élimination. À l’instar des documents confidentiels, la destruction sécurisée des supports de stockage concerne aussi les documents :
- obsolètes ou redondants ;
- brouillons ;
- endommagés ou illisibles ;
- publicitaires et marketing.
Le traitement du vrac archivistique vous aidera aussi à identifier ces documents obsolètes, redondants ou brouillons. Pour être sûr qu’un document doit être détruit de manière sécurisée, demandez-vous si :
- le document contient des informations sensibles ;
- le document obsolète ou n’est plus nécessaire ;
- vous êtes tenu de conserver le document par la loi ?
Si avez un oui pour l’une de ces questions, alors vous devez éliminer le document de manière sécurisée.
Élaborer un plan de destruction sécurisée des documents
Pour garantir une destruction sécurisée des documents, il est essentiel de mettre en place un plan bien structuré. Un plan de destruction sécurisée des documents est un document écrit qui décrit les procédures et les méthodes que vous utiliserez pour détruire vos documents confidentiels.
Pour élaborer le plan de destruction sécurisée des archives, vous devez :
- évaluer vos besoins ;
- choisir la méthode de destruction ;
- sélectionner les équipements et les fournisseurs de destruction confidentielle de documents.
Bien rédigé, le plan de destruction sécurisée des documents vous aidera à protéger vos données sensibles.
Évaluation des besoins
La première étape de l’élaboration d’un plan efficace de destruction sécurisée des archives est l’évaluation des besoins spécifiques. Vous devez déterminer vos besoins en matière de types, de volumes, de fréquences et du niveau de sécurité des documents.
D’abord, vous devez identifier tous les types de documents sensibles ou confidentiels que votre entreprise manipule régulièrement et estimer leur volume. Ensuite, vous devez déterminer la fréquence à laquelle vous devez détruire vos documents. La fréquence de destruction sécurisée des archives dépend de plusieurs facteurs, notamment :
- la nature des documents ;
- les réglementations applicables ;
- vos propres exigences en matière de sécurité ;
- le volume de documents produits.
Enfin, pour élaborer le plan de destruction sécurisée de vos archives, vous devez définir le niveau de sécurité requis. Ce niveau dépend de la sensibilité des informations que contiennent vos documents.
La destruction des documents qui nécessite un niveau de sécurité requis est celle des documents qui contiennent des :
- informations utilisables pour le vol de l’identité d’une personne ;
- informations financières sensibles ;
- secrets commerciaux.
Par ailleurs, trois niveaux de sécurité principaux pour la destruction des documents existent :
- faible sécurité pour les documents non-sensibles ;
- sécurité moyenne pour les documents sensibles ;
- haute sécurité pour les documents très sensibles.
Le niveau de sécurité choisi doit être proportionnel à la sensibilité des informations contenues dans les documents.
Choisir les méthodes de destruction sécurisée des archives
La destruction des documents concerne aussi bien les documents papier que les documents numériques.
Destruction physique des archives
Plusieurs méthodes de destruction sécurisée des documents papier existent, chacune avec ses propres avantages et inconvénients. La destruction sécurisée des archives physiques peut se faire par :
- déchiquetage de documents ;
- broyage de documents ;
- incinération de documents.
Le déchiquetage est la méthode la plus courante et la plus abordable pour détruire les documents confidentiels. Il existe différents types de déchiqueteuses, chacune avec son propre niveau de sécurité.
Si vous avez à détruire des documents très sensibles, vous pouvez recourir au broyage. Le broyage de documents est plus sophistiqué que le déchiquetage pour une élimination sécurisée des archives.
L’incinération est à préférer pour l’élimination des documents confidentiels. Cette méthode de destruction des documents est cependant la plus coûteuse. Le choix de la méthode de destruction dépendra du :
- niveau de sécurité requis ;
- volume de documents à détruire ;
- budget disponible.
Peu importe votre choix, la méthode de destruction choisie doit répondre à vos besoins spécifiques.
Destruction numérique : effacement sécurisé, écrasement des données
Traiter efficacement le vrac numérique impose l’élimination des fichiers inutiles ou obsolètes. La destruction numérique consiste à effacer définitivement les données des supports numériques. Les fichiers numériques peuvent être détruits soit par un effacement sécurisé, soit par un écrasement des données.
L’effacement sécurisé consiste à supprimer définitivement les données d’un support de stockage électronique, comme un disque dur, une clé USB. Il utilise des algorithmes spécifiques pour éliminer toutes les traces des données.
Cette spécificité de l’effacement sécurisé marque sa différence à une simple suppression de fichiers. Les documents supprimés avec une simple suppression de fichiers peuvent être récupérés avec des outils de récupération de données.
Les méthodes d’effacement sécurisé incluent l’utilisation de logiciels certifiés conformes aux normes de sécurité. L’une des normes de sécurité est le DoD 5220.22-M. Parmi les logiciels d’effacement sécurisé disponibles, certains sont gratuits et d’autres sont payants.
En ce qui concerne l’écrasement des données, il consiste à écrire sur les données existantes avec des données aléatoires ou inutilisées. Cette méthode garantit que les données originales deviennent illisibles et irrécupérables.
Plusieurs passes d’écrasement peuvent être utilisées pour augmenter le niveau de sécurité, en écrasant les données plusieurs fois avec des motifs aléatoires. L’utilisation de la meilleure solution d’archivage peut vous aider à identifier les fichiers obsolètes ou les documents à détruire.
En général, il est recommandé d’utiliser l’effacement sécurisé pour les données sensibles et l’écrasement des données pour les données moins sensibles. L’intégration de ces techniques de destruction numérique à votre plan de destruction sécurisée des documents vous permettra d’éviter toute récupération ultérieure.
Sélection des équipements et des fournisseurs d’élimination sécurisée des documents
Généralement, vous ne pouvez pas vous-même procéder à la destruction de vos archives. Vous aurez à les confier à des entreprises de destruction de documents.
Une fois que vous avez évalué vos besoins, déterminez le volume de documents, définissez la fréquence et le mode de destruction des documents, vous pouvez procéder au choix des équipements et des fournisseurs.
Pour choisir les bons fournisseurs de services, vous devez tenir compte de leur réputation dans le domaine de la destruction sécurisée des documents. Une consultation des avis des clients peut vous aider à évaluer leur réputation et leur fiabilité.
Le fournisseur doit aussi respecter les normes et les réglementations en vigueur en matière de sécurité et de confidentialité des données. Le prestataire de destruction sécurisée choisi doit aussi garantir la protection des documents pendant le transport, le stockage et la destruction. Il doit aussi utiliser des méthodes de destruction sécurisées et certifiées.
Certains fournisseurs proposent aussi des services complémentaires comme la collecte sur site, le recyclage des déchets, ou la fourniture de certificats de destruction. Examinez ces services complémentaires pour mieux opérer votre choix.
En-dehors de ces conseils pour choisir les équipements et les fournisseurs, vous pouvez aussi :
- demander des devis à plusieurs fournisseurs ;
- comparer les prix et les services offerts ;
- demander des démonstrations des équipements ;
- négocier les prix avec les fournisseurs ;
- vérifier que le fournisseur est certifié ISO 9001 ;
- vous assurer que le fournisseur dispose d’une assurance responsabilité civile.
La sélection correcte des équipements et du prestataire vous aidera à assurer une destruction sécurisée et efficace de vos documents sensibles.
Mise en place opérationnelle du programme de destruction sécurisée des archives
Une fois que vous avez élaboré votre plan de destruction sécurisée des documents, il est temps de passer à sa mise en œuvre opérationnelle.
Formation et sensibilisation du personnel
La formation et la sensibilisation du personnel sont essentielles pour garantir le succès du programme de destruction sécurisée des archives.
Déjà, organisez des sessions de sensibilisation régulières pour informer le personnel des risques associés à la non-destruction sécurisée des documents. Expliquez les conséquences potentielles pour l’entreprise et les individus en cas de violation de la sécurité des données.
Ensuite, pensez aussi à fournir une formation détaillée sur les procédures de destruction sécurisée des documents. Montrez au personnel comment utiliser correctement les équipements de destruction et respecter les protocoles de sécurité.
Vous pouvez former le personnel sur la destruction sécurisée des archives à travers des :
- présentations ;
- ateliers ;
- modules d’apprentissage en ligne ;
- notes de service ;
- mémorandums.
Enfin, vous devez aussi encourager la participation active du personnel en les incitant à poser des questions et à partager leurs préoccupations. La création d’un environnement de travail où la sécurité des données est une priorité pour tous doit être une priorité.
Tous les membres du personnel doivent être conscients de leurs responsabilités en matière de destruction sécurisée des archives.
Élaboration de procédures internes
Pour assurer une mise en œuvre efficace du programme, vous devez élaborer des procédures internes claires, concises et cohérentes. Comme procédures internes, vous devez développer des protocoles de sécurité détaillés pour la manipulation, le transport et la destruction des documents sensibles.
Pour assurer la sécurité des données à chaque étape du processus, indiquez clairement les étapes à suivre. Vous devez aussi définir des règles strictes pour l’accès aux documents sensibles et aux équipements de destruction. Seules les personnes autorisées doivent pouvoir y avoir accès. N’oubliez pas aussi de mettre en place les procédures d’identification et d’authentification.
Par contre, vous devez aussi régulièrement mettre à jour les procédures internes pour refléter les changements de réglementation et les meilleures pratiques.
Demander un certificat de destruction d’archives au prestataire
La société de destruction d’archives doit vous fournir à la fin de chaque opération de destruction sécurisée des documents un certificat de destruction d’archives. Un certificat de destruction d’archives est un document officiel qui atteste de la destruction sécurisée de documents confidentiels.
Il contient toutes les informations pertinentes concernant le processus de destruction sécurisée de documents. Sur l’entreprise de destruction d’archives, il portera des informations comme :
- nom de l’entreprise ;
- adresse de l’entreprise ;
- numéro de téléphone de l’entreprise ;
- numéro d’identification de l’entreprise (si applicable).
Le certificat de destruction des archives renseignera aussi sur les documents détruits en portant des informations sur :
- la date de destruction des documents ;
- une description des documents détruits (type, quantité) ;
- la méthode de destruction des archives utilisée ;
- le nom du prestataire de destruction des documents (si applicable).
Il doit aussi renseigner des informations sur le signataire comme :
- nom du signataire ;
- fonction du signataire ;
- signature du signataire.
En plus de ces informations, le certificat de destruction d’archives peut également inclure une déclaration de confidentialité et une clause de non-responsabilité.
Par ailleurs, vous devez aussi mettre en place à l’interne des mécanismes de suivi et de traçabilité. Ils permettront de garantir la traçabilité de la destruction des documents. À l’instar du bordereau d’élimination des archives, vous devez aussi tenir des registres précis de toutes les activités de destruction. Ces registres doivent renseigner sur les dates, les volumes et les responsables de chaque activité de destruction des documents.
Il est important de conserver le certificat de destruction des archives comme preuve de la destruction des archives. En vous abonnant à notre newsletter, vous restez informés des meilleures pratiques pour gérer efficacement vos documents administratifs.