Traiter efficacement le vrac numérique : astuces pour une gestion efficace des données
Traiter efficacement le vrac numérique : astuces pour une gestion efficace des données

Traiter efficacement le vrac numérique : astuces pour une gestion efficace des données

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Traiter efficacement le vrac numérique n’est pas facile. Vidéo, audio, documents de travail, mail, SMS, vite notre ordinateur peut se remplir de milliers de fichiers numériques.

Parfois, retrouver un document numérique spécifique peut être fatidique et représenter un chemin de croix. Stress, angoisse, anxiété et colère constituent les sentiments que peut générer la recherche d’un fichier numérique dans une boîte de foin.

Imagine maintenant effectuer cette recherche sur tout un serveur, une base de données partagées. Tu as du mal à te retrouver parmi les milliers de fichiers numériques. Des centaines de milliers de documents numériques se retrouvent aujourd’hui en vrac.

Si tu cherches des astuces pour pallier cela, dans cet article, je te livre quelques astuces et conseils pour traiter efficacement le vrac numérique.

traiter efficacement le vrac numérique

Qu’est-ce que le vrac numérique ?

Le vrac numérique : quelles causes ?

Mal traiter efficacement le vrac numérique : quelles conséquences ?

Ne pas bien gérer ses données numériques fait perdre du temps

Risques juridiques encourus en cas de non-prise en charge du vrac numérique

Ne pas traiter efficacement le vrac numérique : c’est s’exposer à des problèmes financiers

Traiter efficacement le vrac numérique : que se demander ?

Évaluer un vrac numérique : comment s’y prendre ?

Identifier et éliminer les doublons dans un vrac numérique : comment s’y prendre ?

Lutter efficacement contre le vrac numérique : comment s’y prendre ?

Bien nommer les documents pour traiter efficacement le vrac numérique

Traiter efficacement le vrac numérique : les erreurs à éviter

Ordonner efficacement le vrac numérique : quel outil utilisé ?

Traiter efficacement le vrac numérique : une affaire de tous

Qu’est-ce que le vrac numérique ?

Tout comme le vrac archivistique, le vrac numérique est en fait un regroupement de documents ou de fichiers numériques. Ces documents ont fait objet de mauvais classement, de mal-nommage et se retrouvent quelquefois en plusieurs exemplaires.

Autrement dit, le vrac numérique constitue un ensemble de données numériques qui sont très dissemblables. Il se manifeste par des documents numériques introuvables, en plusieurs versions, périmés avec des contenus inconnus.

Dans un tel état, réussir sa recherche documentaire devient difficile, voire impossible. Dans un système d’information se trouve une variété ou typologies de documents. Des fichiers bureautiques et multimédias se retrouvent sur les ordinateurs personnels et serveurs partagés.

Par contre les mails et documents se trouvent dans des applications partagées comme SharePoint, Teams, etc.

Le vrac numérique : quelles causes ?

Les entreprises produisent de plus en plus de fichiers numériques. Le désordre numérique se produit sur les postes de travail personnel, serveurs et applications utilisés par les employés. Sur ces outils, ils créent, reçoivent et partagent des documents numériques.

La constitution du vrac numérique est souvent le fruit d’une mauvaise organisation. Le vrac numérique se produit en cas d’absence de règles de classement et de nommage appliqués aux fichiers. Il peut provenir de documents dont l’usage de caractères pour leur nommage a posé des problèmes. Les fichiers numériques en vrac font objet d’un stockage aléatoire et d’un classement basé sur une arborescence sans une logique prédéfinie.

Le vrac numérique est donc le fruit d’une accumulation de mauvaises habitudes des créateurs et utilisateurs de documents numériques. Ces erreurs peuvent survenir par manque d’informations, de discipline ou de temps.

Mal traiter efficacement le vrac numérique : quelles conséquences ?

Non pris en charge, le vrac numérique peut engendrer de nombreux problèmes. Elle peut amener à :

  • conserver des informations inutiles ou obsolètes ;
  • perdre des fichiers ;
  • perdre du temps ;
  • avoir des redondances ;

Voilà en quoi consistent tous les enjeux de la non-prise en charge du vrac numérique.

Ne pas bien gérer ses données numériques fait perdre du temps

Si le choix est donné de ne choisir qu’un seul inconvénient du vrac numérique, ce serait la perte du temps. La perte du temps ralentit ou réduit considérablement la productivité de l’organisation. Elle contribue énormément à la non-atteinte des objectifs.

La mauvaise prise en charge des documents contraint les employés à perdre énormément de temps à la recherche d’un fichier. Il utilise donc ce temps en lieu et place du temps à consacrer à leur fonction courante.

L’inexistence d’un bon système de gestion des documents ne permet pas de trouver rapidement l’emplacement exact d’un fichier. Dans le pire cas, ce fichier aussi bien utile peut se perdre à jamais. Dans un tel système, les employeurs sont contraints à effectuer leurs recherches sur l’ensemble des espaces de stockage disponibles.

Selon des études, chaque employé perd en moyenne par semaine 8 h soit 32 h par mois. Pour une entreprise qui a 20 salariés, cela revient à 160 h perdues chaque semaine, 640 heures par mois. Sur une année, cette perte se chiffre à 7680 heures perdues à la recherche d’un fichier.

Cette durée peut se rallonger pour le non-producteur du document numérique. Il ne peut pas utiliser sa mémoire pour se rappeler, de comment il l’avait nommé, où il l’avait classé.

Traiter efficacement le vrac numérique permettra une amélioration de la qualité de vie au travail des employés. Il permet aussi une optimisation de la productivité de chaque agent, mais aussi le travail collaboratif.

Risques juridiques encourus en cas de non-prise en charge du vrac numérique

Enfreindre une loi est grave pour toute entreprise. Chaque entreprise a des obligations vis-à-vis de l’État, de ses actionnaires et de ses clients. Elle doit justifier ses actes et les circonstances de leur établissement.

Une incapacité de pouvoir les justifier peut exposer l’entreprise à des poursuites judiciaires. Diverses législations et réglementations encadrent la conservation des documents. La loi fixe par exemple les délais de conservation minimum de certaines catégories de documents.

Respecter ces législations si les documents numériques se retrouvent en vrac serait difficile. Par ailleurs, des individus malveillants ne cessent d’utiliser des techniques fallacieuses pour avoir accès à certains documents.

Ne pas traiter efficacement le vrac numérique est le meilleur moyen pour faciliter le phishing. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) exige aux entreprises d’assurer la protection des données à caractère personnel.

Facilement, peut se retrouver sur la toile, des informations à caractère personnel des employés, clients, partenaires et fournisseurs.

À l’instar d’eux, le vrac numérique peut aussi causer la fuite de données financières, de contrats d’assurance et autres données sensibles.

Ne pas traiter efficacement le vrac numérique : c’est s’exposer à des problèmes financiers

Perdre des documents peut coûter très cher à toute entreprise. Elle ne peut plus facilement procéder au suivi de ses ressources et dépenses. La conséquence directe est l’absence d’un contrôle efficace des employés.

Laisser ses documents numériques en vrac peut conduire toute entreprise en faillite. À moyen terme, gérer efficacement le vrac numérique peut permettre à l’entreprise de diminuer plusieurs dépenses supplémentaires.

Une réduction des dépenses aura lieu sur la collecte, le traitement, le classement, la conservation et la recherche de la bonne version des documents numériques. L’entreprise disposera d’une base unifiée de ses ressources informationnelles.

Par ailleurs, l’absence d’un tri régulier sur les serveurs et ordinateurs engendre des dépenses supplémentaires. La conservation des fichiers est coûteuse pour les entreprises. L’existence d’une bonne politique de gestion des données permet de procéder à l’élimination des documents.

Les documents qui ont atteint leur durée d’utilité administrative et qui ont pour sort l’élimination peuvent faire objet de destruction.

La conséquence directe est la réduction des coûts informatiques. Cette réduction concerne le volume de stockage des documents. Les documents en doublon pourront faire objet d’élimination et placer l’entreprise dans une démarche de « green IT ».

L’entreprise aura la reconnaissance d’être soucieuse du respect de l’environnement.

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Traiter efficacement le vrac numérique : que se demander ?

Tout compte le traitement du vrac archivistique de documents en formats papier, le traitement du vrac numérique exige méthode et organisation.

La pire erreur serait de s’y lancer sans avoir pris le temps de répondre à des questions précises. Premièrement, tu dois évaluer la volumétrie des documents numériques que tu as à traiter. Cette volumétrie peut être en gigaoctet ou en téraoctets.

L’identification de cette volumétrie te permettra de choisir l’outil adéquat pour mettre en ordre ces documents numériques. Cette étape aussi va aussi te contraindre à connaître toutes les sources des données :

  • serveurs partagés ;
  • cloud ;
  • PC personnel ;
  • disque dur ;
  • etc.

Deuxièmement, tu dois te renseigner sur la typologie des documents ainsi que leurs formats (Word, photo, Excel, PDF, PowerPoint… Cette information influe aussi sur le choix de l’outil adéquat à utiliser ainsi que l’orientation que prendra le travail.

Troisièmement, tu dois te renseigner sur l’organisation du vrac numérique. La structure de l’arborescence varie d’une situation à une autre. Elle peut varier en fonction du passif documentaire.

Les cas seront différents pour des documents produits par un agent retraité ou ceux de tout un département de l’entreprise. La chose la plus importante est de prendre connaissance des activités et missions de l’agent ou de l’entreprise. La compréhension des procédures et des circuits de workflow est nécessaire.

Quatrièmement, l’identification des doublons et versions provisoires qui pourront faire office d’élimination immédiate est importante.

Après avoir obtenu des réponses pour ces points clés, tu peux passer au tri des données numériques.

Évaluer un vrac numérique : comment s’y prendre ?

Dis qu’il existe une approche unique et efficace pour une gestion efficace des données informatiques en vrac serait un mensonge. La mise en place d’une stratégie dépend de la gravité de la situation et varie d’une entreprise à une autre.

Cependant, l’élaboration d’unnguide d’évaluation est la première étape. Cette dernière, avec une série de critères, doit correspondre aux règles et aux logiques de l’entreprise. Les critères que peuvent contenir ce guide d’évaluation peuvent avoir trait à la :

  • durée de recherche des fichiers ;
  • localisation de certains documents ;
  • durée de conservation d’un document ;
  • contexte politique, historique ou probatoire ;
  • obsolescence technique (évolution des formats, déménagement…).

L’élaboration de ce guide d’évaluation du vrac numérique permet d’identifier et d’éliminer les documents en plusieurs exemplaires. Il permettra aussi de collecter des données sur la durée requise pour trouver un fichier ainsi que leur localisation.

Identifier et éliminer les doublons dans un vrac numérique : comment s’y prendre ?

Des outils comme Archifiltre très efficaces existent pour identifier les doublons. Identifier les doublons dans un vrac numérique est facile. L’opération consiste juste à importer dans le logiciel le vrac numérique.

Cet outil se chargera d’identifier les documents en plusieurs versions ou en plusieurs exemplaires. L’outil se charge de comparer l’empreinte numérique du document à son empreinte numérique. En effet, chaque fichier numérique dispose d’une empreinte qui lui est unique. Même s’il a fait objet d’un copié-collé, il dispose toujours de cette empreinte, qui est unique.

Tu peux ensuite appliquer un nouveau filtre de dédoublonnage sur le nom du fichier.

Lutter efficacement contre le vrac numérique : comment s’y prendre ?

Le tri de données numériques peut se retrouver complexe et nécessiter beaucoup de temps de travail. Il sera encore plus difficile si le projet a trait à la migration des données en vrac, vers une :

  • Gestion Électronique de Documents ;
  • plateforme de Knowledge Management ;
  • Système d’Archivage Électronique.

Dans ce cas de figure, la tâche consistera à différencier les référentiels documentaires. Ils exigent une gouvernance par un gestionnaire de l’information, un archiviste.

Gérer efficacement et mettre fin au vrac numérique n’est pas une tâche aisée. Il est solvable et évitable. Cette tâche consistera à définir des règles de nommage des fichiers, éviter quelques erreurs et surtout choisir le bon logiciel.

Bien nommer les documents pour traiter efficacement le vrac numérique

Des règles de nommage des documents électroniques existent en quantité. L’idée est de choisir celles qui peuvent être facilement acceptées et adoptées par les agents, mais aussi qui sont efficaces.

Choisir quatre ou cinq règles de nommage de documents peut largement suffire. L’une des règles importantes est le nom donné aux dossiers. Ce dernier doit suivre un ordre défini. Il peut par exemple suivre cet ordre : typologie de document, objet du document, date, version. En exemple, cela peut donner PV_CODIR_20230809_V1.

Le nom du fichier ou du dossier ne doit en aucun cas excéder 32 caractères. L’usage de signes diacritiques tels que : espaces, tiret, accents, majuscules, points, @, « virgule, & est proscrit. Ces signes ont la fâcheuse tendance à bloquer la chaîne de nommage au cours de l’archivage. Ils peuvent aussi causer des dégâts au cours de l’importation des documents dans une base de données.

Pour finir, la définition du nombre limité de sous-dossiers avec les producteurs est importante. Cela permettra d’avoir une arborescence fluide et exploitable. Pour avoir une vision globale d’ensemble, limite le nombre de sous-dossiers à cinq au maximum.

Traiter efficacement le vrac numérique : les erreurs à éviter

Les entreprises commentent souvent trois erreurs au cours d’une mission de gestion de vrac numérique. Au cours du traitement de données numériques, utiliser un vocabulaire trop interne ou spécialisé constitue la première erreur.

L’usage d’un nommage trop expert peut rendre difficile la compréhension du fichier à la personne qui se chargera du traitement.

En outre, une personne qui ne maîtrise pas les activités de l’entreprise ne doit pas se charger du traitement du vrac archivistique. Cette personne doit avoir une compréhension parfaite desdites activités.

La pire erreur serait d’accumuler trop de fichiers avant de commencer le traitement du vrac numérique.

Traiter efficacement le vrac numérique.

Traiter efficacement le vrac numérique : quel outil utilisé ?

Les outils qui peuvent aider à gérer efficacement le vrac numérique existent en open source et payants.

Si tu cherches une solution open source, tu peux utiliser Octave. Il est développé par le Service interministériel des archives de France (Siaf). C’est l’outil adéquat pour identifier les doublons, ajouter des métadonnées, renommer et restructurer le vrac.

Par ailleurs, Octave est un logiciel conçu par des archivistes. Il intègre et respecte les normes archivistiques. Octave se chargera aussi de segmenter et de traiter le vrac archivistique. C’est l’outil indiqué en cas de besoin d’archivage.

Les données traitées pourront ensuite être importées dans un système d’archivage électronique au format Seda.

Nous avons aussi Archifiltre développé par la mission des archives du ministère des Affaires sociales. Sa différence avec Octave est qu’il commence par le vrac numérique nativement produit par les usagers pour parvenir à l’archivage.

Archifiltre permet d’avoir une première vue d’ensemble. Il permet de procéder ensuite à l’analyse du vrac et de faire un état des lieux. Archifiltre permet aussi le traitement de volumes importants.

En ce qui concerne les solutions propriétaires, Everteam peut aider à mettre de l’ordre dans le désordre numérique. Sa particularité est qu’il permet d’enrichir le vrac numérique par des métadonnées. Il présente une autre manière de traiter le vrac numérique.

Ordonner efficacement le vrac numérique : une affaire de tous

Faire face au vrac numérique est une affaire de tous au sein d’une entreprise. Chaque employé produit des documents dans le cadre de ses activités. Il doit à cet effet respecter les règles mises en place pour éradiquer le vrac numérique. Il doit contribuer à l’organisation des données informatiques.

Par ailleurs, les producteurs de documents peuvent utiliser des outils comme Octave ou Archifiltre qui sont à la portée de tous. Leur interface d’utilisation permet de détecter les doublons. Ces outils peuvent aussi servir au renommage automatique juste en quelques clics.

C’est un préalable important à faire sur ses machines personnelles avant de transférer ces données pour un traitement en préarchivage.

Applique donc ces différents conseils et astuces au sein de ton entreprise et dis adieu au vrac numérique. D’autres astuces à donner ? N’hésite pas à les laisser en commentaire et n’oublie pas de nous dire aussi si tu as aimé l’article.

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