LE VRAC ARCHIVISTIQUE : COMMENT Y FAIRE FACE ?

Vous avez un tas de documents et vous n’arrivez pas à vous y retrouver ? Les documents dans vos armoires, bureaux ou locaux de stockage sont en désordre ? Une entreprise vient de vous recruter et vous devez organiser un tel fonds archivistique ? Ne vous trompez pas, vous faites face à un vrac archivistique.

Cela vous cause plus de tort que vous ne pouvez l’imaginer. C’est le moment de penser à mettre un peu d’ordre dans vos documents. Mais, comment mieux organiser ses archives ?

Dans cet article, nous allons vous aider à mettre de l’ordre dans vos archives.

LE VRAC ARCHIVISTIQUE : COMPRENDRE CE QUE C’EST ?

Avant de commencer à organiser ses archives, la compréhension de ce que signifie un vrac archivistique est importante. Le vrac archivistique signifie un fonds présenté, non classé et dont l’origine peut ne pas être identifiable.

Plus concrètement, ce sont des tas de documents éparpillés, mélangés, non organisés retrouvables à plusieurs endroits. Ils se retrouvent généralement dans un magasin, dans ou sous les escaliers, dans les sacs, au grenier, dans les armoires…

Le vrac en archivistique concerne également les fichiers informatiques qui peuvent se trouver éparpiller sur les serveurs. Mal nommé ou mal indexé, un fichier peut facilement se perdre dans les multitudes de documents.

La mauvaise gestion des documents peut créer des dommages importants pour votre entreprise. Que ce soit en termes de perte de temps, de marchés, de documents, cela peut aussi engendrer des poursuites judiciaires.

Tôt vous les prenez en charge, tôt vous pourrez limiter les dégâts. Mettre de l’ordre dans ses archives peut s’avérer fastidieux. Mais, avec la bonne méthode et un peu d’expertise, vous pouvez mieux organiser vos archives et disposer d’une bonne politique d’archivage.

Cependant, comment y faire face ? Notez déjà que c’est un travail méthodique qui se subdivise essentiellement en quatre grandes parties :

• état des lieux ;
• évaluation des besoins ;
• traitement physique et intellectuel du fond ;
• élaboration des outils de gestion archivistique.

À présent que vous le saviez, c’est le moment de passer à l’action.

    FAIRE UN ÉTAT DES LIEUX AVANT L’ORGANISATION DU VRAC ARCHIVISTIQUE

Avant de vous intéresser aux documents à traiter, vous devez prendre connaissance de l’organisme producteur. La prise de connaissance de l’organisme permet d’avoir une idée sur ses missions, attributions, mandats, activités et fonctions.

Elle représente une étape très importante. La prise de connaissance de ces différents éléments permet d’avoir une première idée du fonds à traiter. Leur prise de connaissance peut se faire à travers :

• acte constitutif (le document qui porte attributions, organisations et fonctionnement de la structure ;
• manuel de procédures ;
• organigramme.

Cette activité peut s’étendre à certains rapports ou documents qui peuvent renseigner sur l’histoire de l’organisation. À ces différentes méthodes vont s’ajouter les entretiens avec les producteurs de documents.

Les entretiens avec les producteurs et les secrétaires donnent un aperçu de leur pensée et de leur façon de travailler.

En outre, ils peuvent notamment permettre de savoir si :

• l’institution avait déjà initié d’autres activités de traitement archivistique ;
• comment les producteurs gèrent-ils leur document ?
• où est-ce qu’ils les stockent ?
• l’entreprise dispose-t-elle d’une politique de gestion des documents ?

Cette étape va permettre ensuite d’identifier les documents à traiter, leurs états et notamment les lieux de conservation d’archives. Il peut s’agit de documents de ressources humaines, factures d’électricité, documents financiers et comptables, etc.

ÉVALUER LES BESOINS POUR LE TRAITEMENT DU VRAC ARCHIVISTIQUE

À présent, vous savez où se trouvent les documents à organiser. La prochaine étape consistera à quantifier la masse documentaire en mètres cubes. Une conversion mètres linéaires sera ensuite faite de la valeur trouvée, avec 1m³ équivalant environ à 12 mètres linéaires.

La quantification de cette volumétrie permet d’avoir une idée sur la:

• quantité et e nombre de rayonnages à prévoir
• espace de stockage à prévoir ;
• qualité et le nombre de boîtes d’archives ou de contenants à prévoir ;
• nombre de ressources humaines et compétences nécessaires ;
• délai de traitement du fonds.

Après avoir déterminé vos besoins réels en ressources matérielles, financières et humaines, vous pouvez commencer le traitement des documents.

TRAITER LES ARCHIVES EN VRAC

La prise de connaissance de l’organisation a permis d’avoir une idée sur les types de documents et dossiers qui peuvent découler de ses activités. C’est le moment d’élaborer un plan de classement provisoire. Le plan de classement constitue un schéma rationnel qui sert de guide à la mise en ordre des documents.

C’est un plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives comme les archives communales, la répartition des fonds. Plus concrètement, il donne la réponse à la question : comment classer les documents pour vite les retrouver en cas de besoin ?

Ce premier outil permet de regrouper ou de classer les archives suivant les thématiques ou l’activité correspondante. Chaque article doit avoir un numéro, qui lui sera affilié. Par exemple, lorsque vous trouvez une liasse de dossiers d’archives, il peut être nécessaire de déterminer leur propriété.

C’est après ce travail que le traitement physique et intellectuel des documents peut commencer. C’est un travail délicat qui nécessite méthode et organisation. Les prochaines phases du traitement vont se résumer au :

• tri des documents ;
• l’analyse des dossiers ;
• la cotation ;
• conditionnement des archives ;
• rangement sur les rayonnages.

Après cette phase de traitement, l’étape suivante est l’élaboration d’un instrument de recherche. Optez de préférence pour un répertoire comme instrument de recherche.

Au cours du traitement, le respect du fonds est obligatoire. Le principe du respect des fonds constitue l’une des règles importantes du traitement archivistique.

Appliquer au strict le principe du respect des fonds dans le cadre du traitement d’un vrac archivistique est généralement difficile. Ce principe exige le respect de l’intégrité des archives ou dossiers d’archives. Néanmoins, la nécessité d’essayer de limiter les casses le plus possible et surtout d’éviter d’éclater des dossiers d’archives est primordiale.

ÉLABORER LES OUTILS DE GESTION ARCHIVISTIQUE  

Le traitement du vrac archivistique a permis d’avoir une vue plus globale sur les archives de l’organisme. Cette activité a aussi permis de mieux affiner le plan de classement provisoire préétabli.

Cet outil servira à présent de base pour l’élaboration des deux principaux outils de gestion archivistique. Le cadre de classement et le tableau de gestion en constituent les deux principaux. Accessoirement, on ajoute le bordereau de versement, le bordereau d’élimination et le manuel de procédures.

Le cadre de classement et le tableau de gestion constituent d’ailleurs la base de toute politique d’archivage. Étant des documents délicats, leur élaboration exige toujours une délicate et méticuleuse attention.

Le tableau de gestion permet de savoir :

• quoi détruire ?
• quoi conserver ?
• Et pendant combien de temps ?

Faire appel à un professionnel tel qu’archivinfos pour vous accompagner serait opportun. Le Tableau de gestion tient compte de la théorie des trois âges, qui aborde le cycle de vie des documents.

Certains des documents qui auront atteint leur Durée d’utilité administrative et pour sort final conservation définitive sont envoyés aux Archives nationales. Les Archives nationales du Bénin seront prêtes à recevoir les archives de votre entreprise, vos archives personnelles ou de familles.

Les archives communales, archives départementales et archives nationales développent un certain intérêt à recevoir les archives de personnalités politiques ou publiques.

Le portail international d’archivistique francophone propose un cours sur le traitement du vrac archivistique. Vous pouvez y en savoir plus sur le l’organisation du passif documentaire.

Que ce soit vos archives personnelles ou familiales, le respect de chacune de ces étapes est primordial. Vue l’importance des archives, faire appel à un archiviste professionnel est toujours mieux. Les raisons pour recruter un archiviste sont d’ailleurs nombreuses.

Recruter donc ce professionnel pour assurer la conduite du changement au sein de votre société.