« Où est-ce que j’ai pu ranger ce document ou ce dossier ? » Nous nous sommes posé au moins une fois cette question ? Parfois ou généralement, nous passons beaucoup de temps à rechercher un document très urgent et important. C’est là que gérer efficacement ses documents administratifs est important.
Nous perdons occasionnellement des opportunités, par manque d’avoir trouvé à temps ce document. Cela nous donne l’impression de perdre énormément de temps. Mais, avec la bonne technique, la bonne gestion des archives est possible et facile.
Comment y arriver ? Dans cet article, je te donne quelques astuces pour mettre de l’ordre dans tes documents administratifs.
Comment gérer efficacement ses documents administratifs : 6 astuces pour optimiser votre gestion
Pourquoi classer ses documents administratifs ?
Quels documents administratifs conserver ?
Quels matériels utilisés pour mettre de l’ordre dans ses documents ?
Comment classer efficacement ses documents administratifs ?
Classer ses documents administratifs par ordre alphabétique
Classer les documents ordre numérique
Regrouper les dossiers d’archives par thématique
Passer à la dématérialisation pour réduire le volume de documents papier
Comment maintenir l’organisation des documents administratifs ?
Les erreurs à éviter dans la mise en place d’un système de classement des documents administratifs
Pourquoi classer ses documents administratifs ?
Chaque jour, dans le cadre de tes activités, tu reçois et produis bon nombre de documents. Courriers, contrat, attestation, et factures, ils peuvent facilement se retrouver en vrac sur le bureau. Quand les documents sont en vrac, comment y faire face peut être problématique ?
La probabilité de perdre ces documents qui retracent pourtant une activité de l’entreprise est certaine. S’ils se perdent, le risque d’avoir des problèmes avec la justice est grand. Déjà, la loi fait obligation de conserver une catégorie de documents pendant un moment. Son non-respect peut entrainer des soucis judiciaires autant avec les clients, les partenaires et l’État.
Par ailleurs, pour toi-même, bien conserver une facture par exemple te permet de réclamer tes droits. Tu peux aussi faire fonctionner une garantie. Plus concrètement, bien gérer efficacement ses documents administratifs permet :
- un gain de temps ;
- un accès rapide à l’information ;
- l’optimisation des ressources ;
- le respect des législations en vigueur.
Même si recruter un archiviste est important, chaque employé a sa partition à jouer dans la bonne gestion des documents de l’entreprise. Bien classer les documents administratifs présents sur ton bureau te rend plus responsable.
Tout le monde aime travailler avec des gens qui ont le sens de l’organisation. La bonne gestion des dossiers administratifs doit être une aptitude prioritaire à développer par chaque employé.
Si tu es responsable d’entreprise, tu peux solliciter les services de archivinfos, pour former tes employés sur la bonne gestion des dossiers. Ils en sortiront gagnants et ton entreprise aura un système de gestion documentaire défini.
Quels documents administratifs conserver ?
L’un des principaux enjeux de l’archivage et de la bonne tenue des dossiers est la libération de l’espace. Tous les documents ne conservent pas indéfiniment. Les législations fixent les délais de conservation minimale de certains documents.
Les délais de conservations permettent donc de faire un tri et de ne garder que ce qui peut être utile. Suivant les types, certains documents feront objet de conservation pendant, 1 an, 5 ans ou 10 ans.
D’autres feront objet de conservation durant 20 ans ou encore à vie. Toute activité d’archivage et de conservation des documents doivent donc prendre en compte des délais de conservation de documents. Ils varient en fonction des législations de chaque pays et des usages de l’entreprise ou du secteur d’activité.
Quels matériels utilisés pour gérer efficacement ses documents administratifs ?
L’organisation d’un vrac archivistique nécessite méthode et préparation. La première à chose à faire consistera à préparer l’espace de rangement. La deuxième consistera à préparer les fournitures nécessaires pour une bonne gestion des archives et une gestion centralisée des documents.
Tu auras besoin des accessoires de rangement tels que :
- pochettes ;
- classeurs ;
- chemises ;
- boîtes d’archives en carton ;
- étiquettes ;
- marqueurs.
Après le traitement de tes archives administratives, pense aux meubles de rangement. Mais bien avant de choisir lesquels utilisés, tu dois tenir compte d’un certain nombre de critères, comme le :
- coût ;
- espace disponible ;
- accessibilité ;
- volume de rangement ;
- contraintes de la pièce.
Les meubles de rangement de documents administratifs existent en plusieurs formats et pour divers usages. Parmi la panoplie, nous pouvons citer les armoires de bureau ou les meubles classeurs.
Les armoires proposent un espace conséquent de stockage. Ils en existent, munir de portes ou de rideaux, de tiroirs, tablettes ou de pochettes. Les armoires constituent l’équipement adéquat à mettre dans un bureau.
En outre, nous avons les étagères qui constituent le meuble idéal pour le classement des documents courants. Les étagères permettent aussi d’utiliser à bon escient la hauteur disponible dans un bureau exigu. Grâce à eux, tu peux également mettre en valeur les jolies boîtes d’archives de rangement.
Les meubles à tiroir ou caissons quant à eux sont idéals pour avoir à portée de main ses documents. Ils peuvent facilement être glissés sous le bureau.
Comment classer efficacement ses documents administratifs ?
Retrouver aisément en un laps de temps est l’objectif principal du classement des documents. Tu as à présent préparé ton espace de travail et les fournitures nécessaires pour traiter tes archives.
La première étape de ton travail consistera à regrouper ensemble tous les documents en un seul endroit. Ce premier travail permet d’avoir une vue globale sur la quantité ou la volumétrie de documents à traiter.
L’adoption d’une logique de rangement est indispensable. Elle permet de ne pas perdre du temps à feuiller tous ses classeurs ou pochettes à la recherche d’un seul document. Diverses techniques ou méthodes de rangement des archives existent.
Les documents peuvent faire objet d’un classement par ordre alphabétique, numérique ou thématique.
Classer ses documents administratifs par ordre alphabétique
Les documents d’archives peuvent faire objet d’un classement alphabétique. La technique consiste juste à utiliser la suite logique de l’alphabet pour créer les rubriques.
Par exemple, si tu es en face des documents qui ont trait à des personnes physiques, tu peux considérer leur patronyme pour le classement. Ce travail exige en amont une indexation des documents avant le rangement.
Classer les documents ordre numérique
Classer numériquement ses dossiers administratifs est sans doute la technique la plus simple pour mieux gérer ses documents. Cette technique consiste à affecter à chaque dossier un nombre unique.
Le respect de l’ordre chronologique d’arriver des dossiers est par contre indispensable. Le classement doit suivre l’ordre croissant pour faciliter sa mise en place. Néanmoins, il est toujours mieux d’ajouter un libellé à chaque dossier classé. Cela permet d’éviter les pertes de temps au cours de recherches urgentes.
Regrouper les dossiers d’archives par thématique
La technique de classement par thématique consiste à tenir compte du centre d’intérêt des dossiers administratifs. Autrement dit, le classement se fera en tenant compte du sujet ou du thème de chaque dossier.
C’est sans doute la technique la plus facile et pratique. Le classement par thématique permet de retrouver facilement et rapidement le document. Avec ce mode de rangement des archives, tu peux regrouper ensemble par exemple les :
- avis de versement ;
- chèques ;
- et relevés de compte.
Ces documents constituent des documents bancaires. Par contre, les preuves de paiement, avis d’imposition et fiches de paie vont se retrouver dans la thématique des documents comptables.
Peu importe la méthode de classement des documents administratifs choisie, tu dois respecter l’intégrité des dossiers d’archives.
Au cours de ce travail de tri sélectif et de catégorisation des papiers administratifs, tu dois faire un travail important. Tu dois dégager du lot, les documents en double et ceux qui ont atteint leur durée d’utilité administrative. Attention, tu dois t’assurer qu’ils ont pour sort final l’élimination.
Les documents de type brouillons, prospectus ou publicités qui ne sont d’aucune utilité doivent aussi être détruits. Utilise ensuite l’équipement prévu pour le conditionnement et le rangement des dossiers dans l’espace dédié.
Enfin, au cours de ce travail de tri sélectif, tu dois aussi faire attention à la gestion des documents confidentiels. Le respect de la confidentialité et une procédure de destruction sécurisée doivent encadrer le processus d’élimination des archives.
Passer à la dématérialisation pour réduire le volume de documents papier
L’un des meilleurs moyens révolutionnaire et fiable pour réduire la quantité de papier et gagner de l’espace est la dématérialisation. La dématérialisation offre aussi une meilleure traçabilité et une sécurité renforcée à vos données.
D’une part, opte donc pour la dématérialisation de tes dossiers administratifs. Pour l’envoi des factures par exemple, choisis un envoi dématérialisé. Les entreprises proposent de plus en plus de la facturation en ligne. La dématérialisation offre aussi une automatisation des processus documentaires.
D’autre part, pour tes documents qui existent en format papier, pense à les numériser. La numérisation présente divers avantages en matière d’optimisation d’espace et de ressources. Elle permet de diminuer la quantité du papier produit ainsi que les copies des documents.
Tous les documents ne sont pas à numériser et tous ne sont pas à être détruits non plus après numérisation. Certains doivent faire l’objet d’une double conservation aussi bien en format papier que numérique.
La mise en place d’un système de gestion des documents numériques permet de mieux organiser la structuration des archives administratives.
Comment maintenir l’organisation des documents administratifs ?
Mettre en place une méthode de classement des documents administratifs constitue la partie la plus facile du travail. L’idéal consisterait à faire régulièrement un tri des documents de préférence chaque mois.
Cette assiduité permettra d’éviter qu’un nouveau vrac archivistique ne se cumule. Un autre conseil consisterait à privilégier un peu plus le numérique au format papier. Pour ça, tu dois éviter d’imprimer des documents tant que cela est évitable.
En cas d’impression, l’usage de papier recyclé consisterait, une bonne alternative. Le recyclage te rend écoresponsable. Tu contribues par ton action à la protection de l’environnement et ton flux de travail documentaire sera plus fluide.
Les erreurs à éviter dans la mise en place d’un système de classement des documents administratifs
Penser que l’on peut le faire plus tard constitue la première erreur à ne pas commettre. Oui, procrastiner constitue la première erreur à éviter pour un bon classement de ses documents administratifs. Le bon moment n’existe pas.
Tu dois donc éviter le report de ton activité de tri, de classement et de rangement de tes archives. À force de reporter à demain, de nouveaux documents vont s’entasser et constituer de nouveau vrac archivistique à traiter. La conséquence est que tu auras à faire un double travail ; or cela est évitable.
Par ailleurs, tu dois éviter l’absence de cohérence dans le classement de tes archives administratives. Mélanger les différentes modes de classement des documents est grave et crée la confusion. Changer fréquemment le système de classement rend la recherche documentaire encore plus difficile.
N’oublie pas aussi de réserver un traitement particulier aux documents importants et précieux. De préférence, mets-les dans des pochettes séparées des documents courants.
Avec ces quelques astuces, tu as tout ce dont tu as besoin pour classer efficacement tes documents administratifs. Passe donc à l’action et surtout ne procrastine pas. C’est l’ennemi numéro 1 pour une bonne gestion des archives.
