L’archivage électronique est un pilier fondamental de la Gestion électronique des Documents (GED). Cette pratique permet la conservation et l’accessibilité des documents archivés. Elle confère une valeur juridique aux informations archivées, tout en assurant leur fiabilité et leur sécurité. Lorsque vous décidez d’y recourir, choisir la meilleure solution d’archivage électronique n’est pas facile.
Son choix doit se baser sur la prise en compte de divers critères. Vous avez décidé d’adopter un Système d’archivage électronique (SAE) et ne savez pas lequel choisir.
Découvrez ici quelques conseils destinés à vous aider dans le choix de la meilleure solution d’archivage électronique.
GED et SAE : Quelles différences ?
En absence d’une bonne prise en charge, les documents numériques peuvent facilement constituer un vrac numérique. Leur prise en charge conduit à l’adoption d’une solution de Gestion électronique des documents (GED) et/ou d’un SAE.
La GED comme le SAE sont tous deux destinés à gérer et contrôler les documents numériques. Ils assurent principalement l’indexation et le stockage des documents. Mais, à la différence de la GED, le SAE répond à une logique de conservation et de conformité légale des données.
En effet, le SAE dispose de certaines fonctions complémentaires qui lui permettent de garantir l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques.
Ainsi, les documents stockés dans un SAE ont une valeur probatoire. Ils peuvent constituer des preuves recevables en cas de contentieux. Tel n’est pas le cas pour destinée uniquement pour une solution de Gestion électronique des documents.
Le SAE et la GED se complètent et des solutions qui combinent les deux existent.
Conformités aux normes archivistiques : critère de choix d’un SAE
Le choix de la meilleure solution d’archivage électronique doit se respecter les règles relatives à la dématérialisation. Le logiciel d’archivage électronique doit par exemple respecter la norme AFNOR NF Z42-013.
Cette obligation est encore plus importante quand les documents à traiter proviennent des activités d’une organisation française. Par ailleurs, d’autres normes à l’international régissent aussi l’adoption et l’usage d’un SAE.
Parmi celles-ci, se trouve la norme ISO 14641-1. Cette dernière fixe les spécificités et critères à prendre en compte dans le choix d’une solution SAE. En outre, des législations comme l’agrément SIAF pour les collectivités publiques régissent aussi l’archivage électronique.
Peu importe le choix, la meilleure solution d’archivage électronique doit être conforme aussi bien aux règles nationales qu’internationales.
Meilleure solution d’archivage électronique : assurer la sécurité des données
À l’ère des e-services, la bonne gestion données est un enjeu stratégique avec les risques de piratage. Cette menace constante et l’importance des données exigent la mise en place de divers dispositifs pour assurer la sécurité des données.
La meilleure solution d’archivage électronique doit respecter les normes relatives à la sécurité. La norme ISO/IEC 2700 expose les exigences relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations.
Elle est la norme à se référer si le choix porte sur un SAE de type SaaS. Les SAE de type SaaS émanent, généralement de prestataires de type Tiers-Archiveur.
D’autres critères de sécurité peuvent aussi aider à choisir la meilleure solution d’archivage électronique. Le fournisseur du SAE doit par exemple :
- posséder un label lié à la cybersécurité ;
- disposer de résultats satisfaisants à des tests d’intrusion périodiques ;
- acquérir de divers agréments et certifications en sécurité.
La sécurité constitue donc l’un des critères principaux dans le choix de la meilleure solution d’archivage électronique.
Réversibilité : critère de choix d’un logiciel d’archivage électronique
La réversibilité est un critère déterminant dans le choix d’une solution d’archivage électronique. Le respect de ce critère suppose que le prestataire choisi est en mesure de répondre à certaines exigences en cas de rupture de contrat.
Il doit pouvoir fournir tous les éléments de traçabilité de chaque archive. Ceci concerne aussi bien les documents physiques que numériques.
La réversibilité implique qu’en cas de contentieux, le prestataire soit capable de fournir pour l’archive concernée, un dossier de preuve. Ce dossier doit contenir l’archive, son horodatage ainsi que l’algorithme utilisé.
Ainsi, la réversibilité participe à la pérennité du record management. Elle permet de rendre disponible un dossier de preuve complet.
Les engagements du prestataire : Critère de choix d’une solution de SAE
Utiliser une solution d’archivage électronique signifie s’engager avec un prestataire. L’acquisition d’un SAE lie ainsi l’entreprise au fournisseur de la solution d’archivage électronique.
Bien avant de s’engager dans un tel contrat, la prise en compte de certains paramètres est importante. La prise en compte de certains éléments peut permettre de mieux situer son besoin. Ces éléments sont entre autres :
- engagement exclusif du prestataire sur une maintenance corrective et évolutive du logiciel ;
- caution vis-à-vis des documents confiés ;
- disponibilité de moyens financiers, humains et techniques suffisants pour honorer ses engagements.
La prise en compte de ces éléments doit pouvoir lever toute sorte d’ambigüité.
L’ergonomie : critère de choix de la meilleure solution d’archivage électronique
Il ne convient plus aujourd’hui de choisir une solution d’archivage électronique juste pour la choisir. Les entreprises cherchent de plus en plus à rendre leurs employés plus efficaces.
Tenir compte de l’ergonomie et la facilité d’utilisation représente aujourd’hui des critères importants pour choisir la meilleure solution d’archivage électronique. L’interface utilisateur du système d’archivage électronique doit être intuitive, agréable, conviviale, efficace et facile.
Un SAE facile d’utilisation, se traduit par une :
- simplification des opérations ;
- accessibilité des fonctionnalités ;
- navigation fluide au sein du logiciel d’archivage.
Par ailleurs, tenir compte de l’ergonomie et de la facilité d’utilisation du logiciel archivage électronique offre divers autres avantages. Il permet une :
- réduction du temps de formation des utilisateurs ;
- maximisation de la productivité des employés ;
- réduction des erreurs.
Les organisations cherchent des SAE efficaces dont la prise en main par tous les employés doit être simple et rapide.
L’interopérabilité : critère de choix d’un SAE
Les données proviennent de divers outils et applications métiers et souvent sous différents formats. La meilleure solution d’archivage électronique doit pouvoir fonctionner en harmonie avec les différents systèmes de l’entreprise.
Au-delà d’être une simple commodité, avoir un SAE qui interagit de façon transparente avec les systèmes internes est un impératif. Cela constitue une condition primordiale pour toutes les entreprises qui désirent maximiser leur efficacité opérationnelle.
La meilleure solution d’archivage électronique doit par exemple s’intégrer efficacement avec d’autres systèmes, comme les :
- logiciels de comptabilité ;
- outils de communication ;
- systèmes de gestion des ressources humaines ;
- plateformes de gestion de la relation client (CRM).
À titre illustratif, quand le SAE est intégré, il peut archiver les documents ou fichiers générés par ces outils métiers. Son avantage est qu’il permet une réduction des erreurs, améliore la précision des données, car une intervention manuelle humaine n’est pas importante.
Un SAE intégré permet tout simplement une :
- réduction des coûts ;
- augmentation en efficacité ;
- amélioration de la satisfaction des clients et des employés.
L’interopérabilité du SAE constitue donc un critère de choix important dans le processus de choix d’une solution d’archivage électronique.
Le prix : trouver un équilibre entre coût et valeur dans le choix de la meilleure solution d’archivage électronique
Qui s’intéresse à la meilleure solution d’archivage électronique doit aussi s’intéresser à son prix. Le coût d’une solution d’archivage électronique constitue un élément important de prise de décision.
Chercher à prendre la solution la moins coûteuse à court terme peut sembler bénéfique. Elle exige par contre, à faire des compromis sur la qualité de l’outil, sa sécurité et son évolutivité.
La détermination du prix du SAE doit, tenir compte des paramètres, tels que les :
- modèles de tarification proposés par les fournisseurs ;
- fonctionnalités incluses dans le prix de base ;
- coûts liés à la maintenance, aux mises à jour logicielles et au support client.
En général, le prix d’un SAE varie en fonction de l’usage envisagé. Voilà donc les critères à prendre en compte pour le choix de la meilleure solution d’archivage électronique.
Ne tardez plus donc, suivez ces critères et choisissez votre logiciel d’archivage électronique.