Vieux documents poussiéreux et entassés dans le grenier, au sous-sol, c’est la réalité des archives dans certains pays et entreprises. Pourquoi se soucier de gérer ses archives et surtout investir de l’argent pour leur organisation ?
Dans cet article, je vous présente 09 raisons pour lesquelles vous devriez complètement ignorer vos archives… ou peut-être pas !
Sommaire
Les archives : c’est du vieux truc, de toute façon
On peut toujours gérer ses archives plus tard
Un archiviste pour quoi faire ?
Gérer ses archives : ça coûte trop cher
Pourquoi se séparer de quoi que ce soit ?
Et si on jetait quelques documents à la poubelle ?
Gérer ses archives : les autorités gouvernementales n’ont rien de mieux à faire
Les règles et réglementations sont ennuyeuses
Gérer ses archives : c’est investir dans l’avenir pour jouir
Les archives : c’est du vieux truc, de toute façon
Qui a du temps à perdre en pensant aux vieux documents poussiéreux et à des fichiers numériques obsolètes ? Certainement pas vous ! Après tout, qui a besoin de savoir ce qui s’est passé il y a des années ?
Pourquoi devrons-nous nous rappeler des erreurs passées si nous pouvons encore les répéter ?
C’est tout simplement le cycle éternel de l’oubli et de la répétition, et c’est assez amusant, n’est-ce pas ? L’histoire est ennuyeuse.
La gestion des archives ne constitue pas souvent la priorité, considérée comme une tâche secondaire sans importance. Cependant, ces masses de documents ne représentent pas que des reliques.
Ce sont des ressources précieuses qui peuvent contenir des informations cruciales pour votre entreprise. Les archives font partie du patrimoine informationnel et historique de votre organisme. Vos archives peuvent contenir des informations précieuses sur l’histoire et le développement de votre entreprise.
Grâce à elles, vous pouvez disposer de données fiables et prendre des décisions éclairées.
On peut toujours gérer ses archives plus tard
Pourquoi perdre du temps maintenant à gérer effacement ses documents administratifs quand on peut le faire demain ? Ou le mois prochain. Ou l’année prochaine. Le temps, c’est de l’argent, non ?
La procrastination peut sembler attrayante lorsque cela implique de trier vos archives. Mais, retarder cette tâche peut entraîner un vrac archivistique difficile à gérer. La gestion courante des archives permet d’éviter l’accumulation de documents inutiles et garantir que seuls les fichiers pertinents sont conservés.
Le records management permet de gérer et de maitriser le flux informationnel. Grâce au records management, chaque document est pris en charge dès sa création ou sa réception au sein de l’entreprise.
Un archiviste pour quoi faire ?
Pourquoi consacrer donc du temps à trier, classer, traiter les archives ? D’ailleurs, vous avez des objectifs à atteindre, des clients à satisfaire, des projets à réaliser.
Gérer ses archives, c’est juste une perte de temps de toute façon. Pas besoin d’un système de classement pour gérer ses archives quand on peut jouer à la roulette russe avec ses archives.
Perdre chaque fois des heures à la recherche de documents n’est pas bien grave. Ce sont juste quelques centaines ou millions d’euros perdus par manque d’information.
C’est justement parce que vous êtes occupés que vous devez recruter un archiviste pour gérer vos archives. L’archiviste est un professionnel aguerri qui saura bien prendre soin de vos archives sans s’ennuyer.
Recruter un archiviste compétent peut sembler coûteux, mais cela peut vous faire économiser du temps et de l’argent à long terme. Il vous aidera à disposer d’une bonne politique d’archivage et surtout à éviter de perdre inutilement des millions d’euros.
En traitant efficacement le vrac numérique et en choisissant les bonnes solutions d’archivage électronique, vous pouvez rationaliser vos processus. Vous pouvez également améliorer votre productivité.
Gérer ses archives : ça coûte trop cher
Allouer des fonds pour traiter efficacement le vrac archivistique ? Choisir la meilleure boîte d’archives ? Sérieusement ? Passer à une gestion électronique des documents ?
Votre argent mérite de meilleures fins comme payer une nouvelle machine à café haut de gamme pour le bureau. Beaucoup de responsables d’entreprises ont du mal à investir pour la bonne gestion des archives.
Ils pensent qu’investir pour bien gérer ses archives est trop coûteux. Mais, ce n’est pas en fait la vérité. Mettre de l’argent dans l’organisation des documents est bénéfique à l’entreprise. C’est un investissement qui permet à toute entreprise de faire des économies à long terme.
Ne pas bien gérer ses archives peut être plus coûteux que ce soit en matière de :
- temps perdu à rechercher des documents ;
- perte de données sensibles ;
- nuisance à la réputation de votre entreprise
- perte de litiges potentiels.
Recruter un archiviste qualifié ou utiliser des solutions de gestion numérique peut sembler être un investissement initial.
La mise en place d’un plan de classement efficace et d’un tableau de gestion peut aider à optimiser vos processus. Elle permettra aussi une amélioration de la productivité de vos employés.
Finalement, bien gérer ses archives est plus avantageux que le montant initial investi pour leur organisation.
Pourquoi se séparer de quoi que ce soit ?
Personne ne sait quand vous aurez à utiliser ce vieux rapport de 2002. Quid de ces emails de 2011 ? Rien ne vous oblige à détruire quoi que ce soit. C’est votre argent et vous avez le droit de tout accumuler.
Mieux vaut tout garder, juste au cas où on en aurait besoin.
Ils pourraient être la clé pour résoudre le mystère de la machine à café disparue du bureau. Vous ne voulez pas risquer de jeter une pièce essentielle du puzzle, n’est-ce pas ?
Mais, garder tout peut rapidement mener au chaos. En gérant correctement vos archives, vous pouvez déterminer quels documents sont vraiment importants pour votre entreprise et les conserver de manière organisée.
L’élaboration du tableau de gestion permettra de déterminer la durée d’utilité administrative et le sort final des documents. La loi vous donne la possibilité d’éliminer certains documents après un certain délai.
Ce tri des documents permet de garder l’essentiel et surtout de rationaliser et d’optimiser les ressources.
À la fin de la durée d’utilité administrative, vous pouvez par exemple décider de verser ces archives aux Archives nationales de votre pays. Si vous êtes au Bénin, ce sera peut-être une occasion pour vous de visiter les Archives nationales du Bénin.
Elles ne sont pas uniquement pour les historiens ou chercheurs. Vous pouvez aussi beaucoup apprendre sur le Bénin.
Et si on jetait quelques documents à la poubelle ?
Vous avez décidé de vous débarrasser de quelques vieux documents encombrants. Bonne nouvelle, vous devez vous désencombrer et alors vous les jetez tout simplement à la poubelle. Cela semble innocent, n’est-ce pas ?
Mais en réalité, la destruction hasardeuse des documents peut avoir des conséquences graves pour votre entreprise.
Premièrement, jeter des documents sensibles à la poubelle expose votre entreprise au risque de vol d’identité. Vous pourriez être surpris de voir à quel point les poubelles peuvent être une mine d’or pour les fraudeurs. Ils peuvent retrouver des informations personnelles ou confidentielles très intéressantes.
Deuxièmement, une destruction non contrôlée des documents peut entraîner la perte d’informations importantes pour votre entreprise. Vous pourriez vous retrouver dans une situation où vous avez besoin de ces documents pour référence future. Mais, vous les avez déjà réduits en confettis par un destructeur de documents malencontreux.
Enfin, la destruction hasardeuse des documents peut vous mettre en infraction avec les lois et réglementations en matière de protection des données. Les entreprises sont tenues de suivre des protocoles spécifiques pour la destruction des documents qui contiennent des informations sensibles.
Voilà encore une raison de faire appel à des professionnels de gestion des archives. Ils vont vous aider à faire le tri dans vos documents. Ils vous aideront à détruire de manière sécurisée les documents qui peuvent être détruits.
Un bordereau d’élimination des documents sera élaboré à la fin de l’opération.
Gérer ses archives : les autorités gouvernementales n’ont rien de mieux à faire
Les autorités gouvernementales ont des milliers d’autres choses à surveiller que vos petits soucis d’archivage. Pourquoi les embêter avec vos problèmes ? Quid de vos actionnaires ou clients ?
Vous n’avez pas de compte à leur rendre de toute façon. Vous avez juste votre travail à faire et puis c’est tout.
Mais en vrai, vous produisez des documents dans le cadre de vos activités et vous avez l’obligation de pouvoir les justifier. La loi vous fait obligation de bien documenter vos actions et documents. Le service des impôts peut faire un tour dans vos archives pour une inspection ou un audit.
En cas de manquement, vous risquez des amendes voire des peines de prison en fonction de l’infraction commise. Si cela ne vous effraie pas, vous pouvez toujours continuer à vivre dangereusement.
Les règles et réglementations sont ennuyeuses
La gestion des archives, c’est comme une jungle dense de règles et de réglementations. Qui a le temps de se frayer un chemin à travers tout ça ? Laissez ces détails à ceux qui ont le temps et la patience pour ça que sont les archivistes.
Vous avez plus important à faire. Une mauvaise gestion des archives peut créer de sérieux problèmes. Elle peut compromettre la sécurité des données sensibles et une non-conformité réglementaire.
Une gestion proactive des archives peut permettre de garantir leur stockage sécurisé en conformité avec les réglementations en vigueur.
Gérer ses archives : c’est investir dans l’avenir pour jouir
Investir dans les archives, c’est investir dans le futur de votre entreprise. Bien gérer les archives permet une amélioration de l’efficacité des opérations de votre entreprise. Cela contribue également à la réduction des risques et à une exploitation totale de ses données.
Vous avez à présent toutes les raisons pour ne pas bien gérer vos archives. Vous devez y réfléchir deux fois. La mauvaise des archives peut entraîner de graves conséquences. Mais, une gestion adéquate peut faire toute la différence pour votre entreprise.
Vos archives ne doivent pas dormir dans l’oubli. Gérez correctement vos documents et vous en récolterez les lauriers. La prochaine fois où vous aurez la paresse pour bien gérer vos archives, pensez aux bénéfices d’une bonne gestion.
Et qui sait, vous finirez peut-être par apprécier une petite visite aux Archives nationales de France.
