Depuis son entrée en vigueur en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a provoqué plusieurs changements. Le RGPD a modifié la manière dont les organisations traitent, stockent et gèrent les informations confidentielles. Ainsi, l’archivage RGPD est devenu un impératif pour toute entité qui souhaite se conformer aux exigences légales.
Vous l’aurez compris, l’archivage, en tant que processus de conservation de documents, n’échappe pas à ces obligations. En tant qu’archiviste, records manager, documentaliste, Doc Controller ou gestionnaire de l’information, vous avez maintenant de nouvelles obligations. Vous devez mettre en place des pratiques de gestion des archives conforme au RGPD.
Comment mettre en place un système de gestion des documents conforme au RGPD ? Quels sont les rôles des archivistes en matière de gestion des données conforme au RGPD ? Quels outils utilisés pour assurer une gestion des archives en conformité avec le RGPD ?
Dans cet article, nous allons apprendre à mettre en place un système de gestion des documents conforme au RGPD. Je vous montrerai également les principes fondamentaux du RGPD et leur impact sur les pratiques d’archivage.
Sommaire
Mettre en place un archivage RGPD :
Pourquoi faire un archivage conforme au RGPD ?
Les obligations du RGPD en matière d’archivage pour les entreprises
Rôles des archivistes dans la conformité au RGPD
Éléments clés d’une politique d’archivage RGPD
Mettre en place des procédures pour la gestion des demandes d’exercice des droits des personnes
Les étapes de l’archivage RGPD
Identifier et gérer les risques liés aux données personnelles dans les archives
Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles
Technologie et outils de gestion des archives pour un archivage RGPD
Les bases de l’archivage RGPD
Gérer efficacement les documents administratifs implique le respect des lois et réglementations, dont le RGPD. L’archivage RGPD constitue l’épine dorsale de la conformité aux règles de protection des données établies par le RGPD.
Qu’est-ce que les données personnelles ?
Le RGPD définit les données personnelles comme toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela inclut des informations telles que :
- nom ;
- adresse ;
- numéro de téléphone ;
- adresse e-mail ;
- numéro de sécurité sociale ;
- informations médicales, etc.
Le traitement des données personnelles comprend toute opération effectuée sur ces données. Ces opérations sont entre autres :
- collecte ;
- enregistrement ;
- organisation ;
- structuration ;
- conservation ;
- adaptation.
Cela implique aussi les opérations de modification, d’extraction, de consultation, d’utilisation, de communication, de diffusion, ou de destruction des données. L’archivage, en tant que processus de gestion des documents, est considéré comme un traitement de données personnelles au sens du RGPD.
Qu’est-ce que l’archivage RGPD ?
L’archivage RGPD est un processus de gestion des documents qui garantit la conformité aux exigences du RGPD. Il englobe toutes les étapes du cycle de vie des données, depuis leur collecte jusqu’à leur destruction. Il garantit l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données.
Plus concrètement, l’archivage RGPD consiste à mettre en place des pratiques et des procédures adéquates pour :
- identifier et gérer les risques liés aux données personnelles dans les archives ;
- mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données ;
- gérer les demandes d’exercice des droits des personnes ;
- assurer la traçabilité et la transparence des traitements de données.
Vous l’aurez compris, l’archivage RGPD va au-delà de la simple conservation des documents. Il implique une approche proactive pour identifier, classer et protéger les données personnelles contenues dans les archives d’une organisation.
L’objectif de l’archivage RGPD est de garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux informations pertinentes. Les données doivent aussi faire l’objet d’une utilisation légale et éthique. Un archivage RGPD constitue ainsi un élément crucial de la gouvernance des données et de la conformité au RGPD pour toutes les organisations qui conservent des archives.
L’archivage RGPD concerne qui ?
L’archivage RGPD concerne toute organisation, quelle que soit sa taille ou sa nature, qui traite des données personnelles de citoyens de l’Union européenne (UE). Il concerne :
- entreprises ;
- organismes gouvernementaux ;
- universités ;
- cabinets d’avocats ;
- associations à but non lucratif ;
- individus traitant des données à des fins personnelles.
L’archivage conforme au RGPD concerne ainsi aussi les cabinets qui produisent des archives notariales. En outre, le RGPD s’applique également aux organisations qui se situent en dehors de l’UE, mais qui traitent des données de résidents de l’UE.
Au sein des organisations, plusieurs personnes peuvent avoir la responsabilité de l’archivage RGPD. Généralement, cette tâche revient :
- aux archivistes, responsables de la gestion des archives et de la mise en œuvre des pratiques d’archivage conformes au RGPD ;
- aux responsables du traitement, responsable de la protection des données personnelles et de la conformité au RGPD ;
- à toute personne ayant le droit d’accéder à ses données personnelles, de les rectifier, de les effacer, de limiter leur traitement et de s’opposer à son traitement.
Par contre, le RGPD ne s’applique pas aux archives qui ne contiennent aucune donnée personnelle.
Pourquoi faire un archivage conforme au RGPD ?
Se conformer aux exigences du RGPD en matière d’archivage n’est pas seulement une obligation légale. C’est aussi une nécessité pour les organisations qui souhaitent protéger les données personnelles et garantir la confiance de leurs clients et partenaires. Mettre en place un archivage conforme au RGPD présente de nombreux avantages.
Protection des données personnelles et respect de la vie privée
Le RGPD vise à protéger les données personnelles des individus en établissant des normes strictes pour leur collecte, leur traitement et leur conservation. L’archivage RGPD permet de protéger les données personnelles contenues dans les archives contre :
- vol ;
- perte ;
- accès non autorisé ;
- divulgation ;
- altération ;
- destruction.
L’archivage RGPD est ainsi essentiel pour respecter les droits des individus et éviter les sanctions potentielles du RGPD. Par ailleurs, respecter la vie privée des individus est un principe central du RGPD. L’adoption de pratiques d’archivage conformes par une entreprise démontre son engagement à protéger les droits fondamentaux de ses clients, employés.
En plus, elle renforce la confiance des clients et la réputation de l’organisation en tant qu’entité respectueuse de la vie privée.
Amélioration de la gouvernance des données et de l’efficacité opérationnelle
L’archivage RGPD permet de mieux contrôler les données personnelles archivées et de s’assurer que leur traitement est conforme aux principes du RGPD. Grâce à cela, il permet d’améliorer la transparence et la traçabilité des traitements de données.
En plus, l’archivage conforme au RGPD peut permettre de gagner en efficacité dans la gestion des archives. Le principe de bien gérer ses archives est de pouvoir les identifier et les localiser facilement au cours des recherches. Ainsi, l’identification, le classement et l’organisation des données de manière systématique permettent aux entreprises :
- optimiser leurs processus internes ;
- réduire les coûts de stockage ;
- améliorer l’accessibilité des données pour les parties autorisées.
La mise en place d’une gestion des archives conforme au RGPD permet donc de mettre en place des processus et des procédures clairs et organisés. Elle facilite ainsi l’accès aux archives et la recherche de documents.
Réduction des risques juridiques et financiers
L’archivage RGPD permet de réduire les risques liés aux données personnelles, tels que les fuites de données ou les violations du RGPD. De plus, le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les organisations.
Les sanctions financières peuvent atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros. L’adoption d’un archivage conforme au RGPD peut donc permettre aux entreprises de réduire les risques juridiques et financiers associés à d’éventuelles violations des règles de protection des données.
En outre, l’archivage RGPD peut permettre de mieux comprendre les données personnelles archivées et de les utiliser pour prendre des décisions plus éclairées. Cela peut être particulièrement utile pour les organisations qui travaillent dans des domaines tels que le marketing, la recherche et le développement.
Les obligations du RGPD en matière d’archivage pour les entreprises
Le RGPD impose plusieurs obligations spécifiques aux organisations en matière d’archivage des données personnelles. Il contraint les organisations à :
- mettre en place des politiques et des procédures d’archivage conformes au RGPD ;
- nommer un responsable de la protection des données (DPO) ;
- former les archivistes aux exigences du RGPD ;
- mettre en place des mesures de sécurité adéquates ;
- gérer les demandes d’exercice des droits des personnes ;
- assurer la traçabilité et la transparence des traitements de données.
Les entreprises doivent aussi notifier les violations de données à l’autorité de surveillance compétente dans les délais prescrits.
Rôles des archivistes dans la conformité au RGPD
À instar de la NF Z42 013, de l’ISO 14641-1, de l’ISO 30300, du MoReq, du SEDA, les archivistes doivent aussi respecter les directives du RGPD. La gestion des données sensibles et la préservation de la confidentialité sont au cœur du travail des archivistes. En ce sens, vous avez un rôle crucial dans la mise en place et le maintien d’un archivage RGPD.
Les archivistes ont la responsabilité de veiller à ce que les pratiques d’archivage respectent les exigences du RGPD. Cela comprend l’identification et la classification des données personnelles dans les archives. En effet, en tant qu’archiviste, vous devez être en mesure d’identifier les données personnelles contenues dans les archives.
Vous avez aussi pour responsabilité d’évaluer les risques liés aux données personnelles archivées comme :
- vol de données ;
- perte de données ;
- accès non autorisé aux informations ;
- divulgation des données ;
- destruction de documents.
Les archivistes doivent à cet effet mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles archivées. En outre, ils ont aussi pour rôle d’assurer la traçabilité et la transparence des traitements de données. Vous devez être en mesure de retracer la manière dont les données personnelles ont été traitées.
Les archivistes doivent également être en mesure de conseiller et de former le personnel sur :
- meilleures pratiques en matière de gestion des données personnelles ;
- exigences du RGPD en matière d’archivage ;
- risques liés au non-respect du RGPD.
Remplir ces rôles et ces responsabilités implique une compréhension approfondie des principes du RGPD et des exigences légales en matière de protection des données. En tant qu’archiviste, vous devez donc mettre en place des pratiques et des procédures pour garantir que le traitement des données sensibles se fait de manière confidentielle et sécurisée.
Éléments clés d’une politique d’archivage RGPD
La protection des données personnelles dans les archives implique l’élaboration d’une politique d’archivage conforme au RGPD. Cette dernière doit définir les principes, les procédures et les pratiques qui régissent la gestion des archives tout au long de leur cycle de vie.
Connaître les types de données personnelles archivées
Rédiger une politique d’archivage RGPD nécessite l’identification des types de données personnelles archivés par l’organisation. Ces données peuvent être des informations telles que les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les adresses e-mail, les données financières, les informations médicales, etc.
L’identification et la connaissance de ces données sont nécessaires pour mettre en place les mesures de sécurité appropriées pour les protéger.
Connaître les finalités de l’archivage
Une fois les types de données personnelles identifiés, vous devez définir clairement les finalités de l’archivage. Généralement, les organisations conservent leurs documents et données pour :
- préserver l’histoire de l’organisation ;
- respecter les lois et règlements ;
- gérer les litiges.
La détermination des finalités de l’archivage vous permettra de mieux orienter les politiques et les procédures de l’entreprise pour répondre à ses besoins spécifiques.
Déterminer la durée de conservation des données
Une politique d’archivage conforme au RGPD doit également préciser la durée de conservation des données personnelles. Les durées de conservation des documents varient en fonction de leur type et des législations. Le RGPD prévoit aussi des durées minimales et maximales au cours desquelles les données personnelles doivent être conservées.
Vous devez donc déterminer la durée de conservation des données personnelles pour répondre aux exigences légales, réglementaires ou opérationnelles. La détermination des délais de conservation des documents implique aussi le respect des droits des personnes concernées.
Une détermination des délais de conservation appropriés pour chaque type de données permettra de minimiser les risques de conservation excessive des données. En outre, les utilisateurs doivent connaître la durée pendant laquelle leurs données personnelles seront conservées.
Cette information peut être mise dans la politique de confidentialité, lors de la collecte des données ou dans des communications spécifiques. Par ailleurs, des exigences spécifiques s’appliquent à la conservation des données des profils inactifs et des anciens employés.
Pour les profils inactifs, vous devez définir une période d’inactivité raisonnable après laquelle les données personnelles peuvent faire l’objet d’anonymisation, d’archivage ou de suppression. La définition de la période d’inactivité doit se faire en fonction des pratiques et des exigences spécifiques de l’organisation.
Les utilisateurs doivent être informés de la politique de conservation des données applicable aux profils inactifs et de la possibilité de réactiver leur compte.
En ce qui concerne les anciens employés, leurs données doivent être conservées conformément aux exigences légales et réglementaires applicables en matière de conservation des documents RH. La protection de ces données doit se faire contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération ou toute destruction.
Mettre en place des procédures pour la gestion des demandes d’exercice des droits des personnes
Le RGPD accorde aux personnes concernées un certain nombre de droits concernant leurs données personnelles. Elles ont le droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition au traitement de leurs données.
En tant qu’archiviste, vous devez être en mesure de répondre à ces demandes de manière efficace et efficiente. Pour ce faire, vous devez mettre en place des procédures claires et documentées. D’abord, vous devez désigner un point de contact pour recevoir les demandes d’exercice des droits des personnes. La sécurité des données exige une vérification de l’identité de la personne qui fait la demande.
La mise en place d’un processus de vérification de l’identité est donc nécessaire pour s’assurer que la personne est autorisée à exercer ses droits. Par ailleurs, le RGPD impose des délais de réponse stricts pour les demandes d’exercice des droits des personnes. Les archivistes doivent être en mesure de respecter ces délais.
Ils doivent aussi être en mesure de trouver rapidement et facilement les données personnelles qui font l’objet de la demande. Pour cela, vous devez mettre en place des procédures de recherche et de récupération des données.
D’habitude, les archivistes n’ont pas pour mission la modification de données ou de documents. Le respect des principes de respect des fonds et d’intégrité exige une conservation exacte des données. Mais, dans le cadre du RGPD, les archivistes peuvent avoir pour mission la modification ou la suppression des données personnelles.
Vous devez néanmoins supprimer les données personnelles conformément à la demande de la personne concernée. Gérer les données personnelles implique aussi une documentation des réponses. Vous devez documenter les réponses aux demandes d’exercice des droits des personnes afin de pouvoir démontrer la conformité au RGPD.
Les étapes de l’archivage RGPD
Une gestion efficace des données personnelles implique leur prise en charge à chaque étape de leur cycle de vie.
Assurer l’archivage RGPD au cours de l’utilisation courante des données
Au premier âge, les données personnelles font l’objet d’une utilisation courante. Autrement dit, c’est la phase active où se font la collecte, le traitement et l’utilisation des données dans le cadre des activités quotidiennes de l’organisation.
À cette étape, vous devez déterminer quelles données personnelles sont présentes dans les documents en cours d’utilisation. Cela peut impliquer un examen manuel des documents ou l’utilisation d’outils de reconnaissance automatique des données personnelles.
Vous devez aussi appliquer aux documents les principes du RGPD. Les données personnelles doivent être traitées conformément aux principes du RGPD, tels que les principes de légalité, de loyauté et de transparence. Vous devez donc garantir l’exactitude, la pertinence et la confidentialité des documents et des données.
Enfin, au cours de la phase active, vous devez aussi mettre en place des mesures de sécurité. Le traitement des données dès la phase active vous permettra d’éviter la constitution d’un vrac archivistique.
Archivage intermédiaire
Une fois que les données ne sont plus nécessaires à des fins opérationnelles, elles passent à la phase d’archivage intermédiaire. Cette étape implique le transfert des données vers des systèmes d’archivage sécurisés.
Les données y sont conservées pour une période déterminée conformément aux exigences légales et réglementaires. Pendant cette phase, les données doivent être protégées contre tout accès non autorisé et tout traitement ultérieur non autorisé.
À cette étape, vous devez :
- identifier les documents à archiver ;
- appliquer les mesures de sécurité ;
- mettre en place des procédures pour gérer les archives intermédiaires.
Cette étape implique aussi la définition des accès. Vous devez donc choisir à cette étape la meilleure solution d’archivage électronique pour bien gérer les données.
Archivage définitif
L’archivage définitif marque la dernière étape du cycle de vie des données personnelles. À ce stade, les données ne sont plus nécessaires à aucune fin et sont conservées uniquement à des fins d’archivage historique ou de conformité réglementaire. Les données font généralement l’objet de stockage dans des archives permanentes ou des dépôts d’archives. Des mesures de sécurité strictes y sont en place pour garantir leur intégrité et leur confidentialité à long terme.
À l’archivage définitif, vous devez :
- identifier les documents à détruire ;
- mettre en place des procédures de destruction sécurisées des données ;
- documenter la destruction.
La destruction sécurisée des données doit se faire de manière à garantir que les informations personnelles ne puissent pas faire l’objet de récupération ou de reconstitution une fois supprimer. Pour détruire les documents, vous pouvez utiliser des méthodes de destruction physiques ou électroniques, telles que :
- broyage ;
- désintégration ;
- incinération ;
- écrasement des supports de stockage.
Vous devez noter que ces étapes ne sont pas nécessairement linéaires. Certaines données personnelles peuvent passer par plusieurs étapes avant d’être finalement détruites. Une approche systématique du cycle de vie des données vous permettra de garantir la conformité aux exigences du RGPD tout au long du processus.
Identifier et gérer les risques liés aux données personnelles dans les archives
La gestion des risques liés aux données personnelles est importante pour assurer un archivage RGPD. Avant de mettre en place des mesures de sécurité, vous devez effectuer une évaluation approfondie des risques liés à la protection des données dans les archives.
Cette évaluation des risques comprend l’identification :
- vulnérabilités potentielles ;
- menaces externes et internes ;
- conséquences possibles en cas de violation de la protection des données.
Pour évaluer les risques, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes. Parmi les méthodes les plus courantes, vous pouvez opter pour :
- analyse des menaces et des vulnérabilités ;
- évaluation de l’impact sur la vie privée ;
- analyse des risques liés aux processus d’archivage
Ces méthodes permettent d’identifier les points faibles du système d’archivage et de prioriser les actions à entreprendre pour renforcer la sécurité des données. Une fois les risques identifiés, des mesures de sécurité appropriées peuvent être mises en œuvre pour atténuer ces risques et protéger les données personnelles.
Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles
Pour protéger les données personnelles archivées, la mise en place de mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates est essentielle. Une diversité de mesures existe pour la protection des documents physiques et numériques.
Contrôle d’accès physique et logique aux archives
Pour prévenir tout accès non autorisé aux données personnelles, vous devez mettre en place des mécanismes de contrôle d’accès physique et logique aux archives. Les archives physiques doivent être stockées dans un lieu sécurisé, tel un local verrouillé ou un coffre-fort.
Vous pouvez aussi prendre d’autres dispositions, comme installer des serrures et des caméras de sécurité pour protéger les locaux d’archivage. L’accès à ce lieu doit être restreint aux personnes autorisées. Vous pouvez à cet effet mettre en place des systèmes d’authentification et d’autorisation pour limiter l’accès aux données sensibles aux seules personnes autorisées.
Les archives numériques, quant à elles, doivent être protégées par des contrôles d’accès logiques. Comme exemple de contrôles d’accès logiques, nous pouvons citer les mots de passe, les authentifications multifacteurs et les listes de contrôle d’accès (ACL).
Chiffrement des archives pour garantir un archivage RGPD
Les archives, qu’elles soient physiques ou numériques, doivent être chiffrées pour protéger les données en cas de perte ou de vol. Le chiffrement des données stockées dans les archives permet aux organisations de s’assurer que même en cas de compromission de la sécurité, les informations sensibles restent illisibles pour les personnes non autorisées.
Le chiffrement doit être réalisé à l’aide d’algorithmes de chiffrement forts et de clés de chiffrement sécurisées.
Mise en place de mesures de sauvegarde et de restauration
Les sauvegardes régulières des archives doivent être effectuées pour permettre la restauration des données en cas de sinistre. Elles sont nécessaires pour prévenir la perte de données et garantir la disponibilité des informations en cas de catastrophe.
Les mesures de sauvegarde et de restauration des données peuvent inclure :
- la mise en place de systèmes de sauvegarde réguliers ;
- la duplication des données sur des serveurs de secours ;
- les procédures de restauration pour récupérer rapidement les informations en cas de besoin.
Les sauvegardes doivent être stockées dans un lieu sécurisé et distinct des archives originales. En plus de ces mesures de sécurité, vous devez mettre en place un plan de gestion des risques qui décrit les processus d’évaluation, de traitement et de surveillance des risques.
Vous devez aussi mettre en place un plan de mesures d’urgence et de sauvegarde des données. Ce plan vous aidera à prendre les dispositions nécessaires en cas de sinistre.
Technologie et outils de gestion des archives pour un archivage RGPD
De nombreux outils et logiciels sont disponibles pour aider les organisations à gérer efficacement leurs archives conformément au RGPD. Parmi les solutions les plus couramment utilisées, on trouve :
- systèmes de gestion électronique de documents (GED) ;
- logiciels d’archivage électronique ;
- plateformes de gestion des archives cloud.
Ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour organiser, stocker, rechercher et protéger les données personnelles de manière efficace. Au cours du choix d’un outil de gestion des archives conformes au RGPD, vous devez vérifier qu’il intègre des fonctionnalités comme :
- gestion du cycle de vie des archives ;
- contrôle d’accès ;
- chiffrement des données ;
- sécurité des données ;
- suivi des audits ;
- génération de rapports.
L’outil doit bien évidemment être conforme aux exigences du RGPD en matière de protection des données.
Mettre en place un archivage conforme au RGPD est un impératif pour toutes les organisations qui traitent des données personnelles. En tant qu’archiviste, vous avez des obligations en la matière. Le respect des principes et des exigences du RGPD va permettre aux entreprises de se conformer à la loi. Il va aussi leur servir à renforcer la confiance de leurs clients et à protéger la vie privée des individus.
N’hésitez pas à appliquer ces conseils et étapes pour mettre en place un archivage RGPD. Pour rester informé sur les dernières actualités et les meilleures pratiques en matière de gestion de l’information et des données, abonnez-vous dès maintenant à notre Newsletter.
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