Bien gérer les archives hospitalières constitue un enjeu stratégique et primordial de survie. Combien d’erreurs médicales ont déjà eu lieu par manque d’accès à l’historique médical complet du patient ? Dans certains cas d’urgence, chaque minute, compte.
Les médecins doivent prendre des décisions rapides et appropriées pour stabiliser le patient. Ils ne peuvent les prendre qu’en ayant accès au dossier médical du patient. Ce dossier contient des données sensibles et à caractère personnel.
Leur importance fait qu’elles doivent bénéficier d’une attention particulière. Plus concrètement, qu’est-ce que les archives hospitalières ? Pourquoi les documents médicaux doivent-ils faire l’ objet d’une bonne gestion ? Comment gérer les archives hospitalières ?
Lisez cet pour pour apprendre plus sur les archives hospitalières et comment les gérer efficacement.
Sommaire
Les archives hospitalières : qu’est-ce que c’est ?
Pourquoi bien gérer les archives hospitalières ?
Comment organiser une gestion efficace des archives hospitalières ?
Quelle durée de conservation pour les archives médicales
Gérer les archives hospitalières : qu’est-ce que c’est ?
À l’instar des archives notariales, les archives hospitalières constituent une source importante de données.
Les archives hospitalières sont l’ensemble des documents produits dans un établissement public ou privé de santé. Leur gestion efficace permet d’assurer le bon fonctionnement des départements médicaux. Elles concernent à la fois les archives administratives et les archives médicales.
Les archives administratives sont liées au fonctionnement et à l’organisation de l’établissement de santé. Elles constituent l’ensemble des documents produits par les directions et services administratifs.
Au sein de ces types d’archives se trouve par exemple les :
- dossiers du personnel ;
- registres des admissions ;
- documents financiers et comptables ;
- etc.
Quant aux archives médicales, elles sont une collection complète de toutes les données et informations relatives à la santé d’un individu. Elles concernent les dossiers médicaux, des factures de santé, des images médicales, les documents d’analyse et de recherche médicale.
La sensibilité des informations que les archives médicales contiennent exige le recrutement d’un archiviste aguerri pour leur gestion. Les archives médicales contiennent des données à caractère personnel sur les patients. Ces données peuvent inclure :
- informations d’identification du patient (nom complet du patient, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, numéro d’assurance maladie, etc.) ;
- antécédents médicaux du patient (maladies précédentes, affections chroniques, interventions chirurgicales antérieures, allergies connues, vaccinations, traitements médicaux passés, etc.) ;
- informations sur les traitements en cours ;
- résultats d’examens médicaux ;
- notes cliniques et observations ;
- informations sur les consultations et hospitalisations ; etc.
Une mauvaise gestion des archives médicales peut coûter très cher à l’organisme de santé et surtout aux patients.
Pourquoi bien gérer les archives hospitalières ?
Bien gérer les archives hospitalières, à l’instar des autres types d’archives, est très importante pour le bon fonctionnement de l’établissement de santé.
D’une part, les archives médicales permettent d’avoir une précision des diagnostics et des traitements. Un dossier médical complet d’un patient permettra au médecin d’avoir une vue d’ensemble de la santé du patient. Cela lui permettra de prescrire le traitement adapté.
D’autre part, bien gérer les archives médicales permet d’assurer la continuité des soins. La mise en place d’une politique d’archivage permet aux hôpitaux d’améliorer leur efficacité. Divers médecins interviennent durant l’existence de tout patient.
Avec un dossier patient dématérialisé, chaque médecin suivant ses droits nécessaires peut avoir accès aux informations du patient. Cette disponibilité permet de pouvoir continuer le traitement optimal du patient. Elle permettra également d’assurer une communication efficace entre les différents acteurs du système de santé.
En outre, bien gérer les archives hospitalières permet d’assurer la sécurité des patients et de prévenir les erreurs médicales. Ça permet aussi de rester conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données et de conservation des archives médicales.
Par ailleurs, la gestion des archives médicales permet d’avoir une source précieuse de données pour la recherche médicale. Ses données contribuent à l’avancement des connaissances et des pratiques en matière de santé.
Enfin, les archives hospitalières peuvent permettre de reconstituer l’arbre généalogique de certaines familles grâce aux registres de naissance. Les archives administratives quant à elles permettent d’avoir une trace administrative et de prendre de bonnes décisions de gestion.
Ainsi, une gestion efficace des archives hospitalières participe au bon fonctionnement de l’administration. Elle améliore la qualité des soins et contribue à la préservation de la mémoire collective.
Comment organiser une gestion efficace des archives hospitalières ?
La gestion efficace des archives hospitalières nécessite la mise en œuvre de certaines mesures en la matière. Dans le cas d’existence de vrac archivistique, celui-ci devra être traité avec méthodologie.
Le traitement des dossiers médicaux et administratifs nécessitera le choix de la meilleure boîte d’archives et du rayonnage d’archives adéquat.
Diverses astuces peuvent également permettre de traiter efficacement le vrac numérique. Ce traitement concernera les fichiers numériques non organisés présent sur les ordinateurs, les clés USB ou les serveurs.
L’élaboration et l’adoption des outils de gestion archivistique permettront une gestion optimale des archives hospitalières. Ces outils sont notamment le cadre de classement et le tableau de gestion.
La continuité des soins passera par la mise en place de solutions d’archivage numérique. Elle exige la dématérialisation des archives médicales existantes et celle des procédures administratives.
Cette mesure permettra de libérer de l’espace physique, de réduire les risques de perte des dossiers. Elle a aussi l’avantage de simplifier la recherche de l’information. Une fois les documents traités et organisés, le personnel médical doit être formé à la bonne gestion des archives.
Les agents du système médical pourront ainsi apprendre à exploiter les outils, faire des recherches et optimiser leur travail. L’archiviste médical devra assurer la continuité de la bonne gestion des dossiers courants et la mise à disposition de l’information essentielle.
Quelle durée de conservation pour les archives médicales
La durée de conservation des archives médicales dépend de plusieurs facteurs. Elle dépend entre autres de la nature des documents, de leur utilisation et des réglementations spécifiques à chaque pays.
Les dossiers médicaux doivent être conservés pendant au moins 20 ans. Cette durée commence à compter de la date du dernier passage du patient dans l’établissement.
Quant aux documents administratifs, les durées de conservation varient selon le type de document. Par exemple, en France, la loi et des réglementations prévoient une conservation minimum de :
- 10 ans pour les factures ;
- 3 ans pour les comptes-rendus de réunions ;
- 5 ans pour les documents statistiques.
Recruter un archiviste pour élaborer les règles de conservation permettra de respecter les règles en vigueur. Les archives historiques ou les archives nationales recevront en versement les documents médicaux qui ont atteint leur durée de conservation administrative.
Elles se chargeront de conserver ces documents de façon définitive suivant les réglementations en vigueur.
La bonne gestion des archives hospitalières constitue un enjeu stratégique pour assurer la continuité des soins. Les archives médicales contiennent des informations essentielles qui peuvent faciliter la bonne prise de décision. Leur bonne gestion permettra de réduire les erreurs médicales.