Besoin d’espace dans vos bureaux ? Marre de ces documents et boîtes d’archives qui vous encombrent ? Envie de mieux sécuriser vos précieux documents ? Et si vous pensez à externaliser les archives de votre entreprise ?
Vous vous demandez en quoi consiste l’externalisation des archives. Quels sont les avantages et les limites de l’externalisation des dossiers d’archives ? Comment peut-on externaliser ses archives ?
Dans cet article, je vous laisse découvrir l’essentiel à savoir sur l’externalisation des documents de votre organisation.
Sommaire
Externaliser les archives : qu’est-ce que c’est ?
Quels sont les documents pouvant être externalisés ?
Pourquoi externaliser les archives physiques ?
Comment choisir un prestataire pour externaliser ses archives ?
Externaliser les archives : combien ça coûte ?
Les bonnes pratiques pour l’externalisation des archives
Quelles sont les limites de l’externalisation des archives ? Cas des archives hospitalières
Externaliser les archives : qu’est-ce que c’est ?
L’externalisation des archives est un processus très utile pour gérer efficacement vos documents administratifs. Elle consiste à transférer une partie ou la totalité des archives d’une entreprise vers un prestataire externe. Ce dernier prend alors en charge l’archivage des documents, la sauvegarde et l’actualisation des fichiers.
Le processus d’externalisation débute dès la collecte des documents. Le prestataire se charge ensuite de faire un inventaire complet du fonds d’archives. Ce dernier conserve les documents physiquement dans des locaux bien sécurisés.
Lorsque vous devez consulter des documents, le prestataire se charge de les mettre à votre disposition. Ainsi, vous pouvez consulter vos documents sous forme physique (envois colis, livraison, mains propres) ou même numérique (scan des documents).
Quels sont les documents pouvant être externalisés ?
Le processus d’externalisation des archives prend essentiellement en compte les archives courantes et intermédiaires. Le sort final de ces documents d’archives est fonction de leur utilité. Pour les documents sensibles relatifs au patrimoine économique et social de l’entreprise, le sort final est la conservation définitive. Les documents qui ont dépassé la durée légale de conservation sont par contre destinés à la destruction.
Pour la gestion des archives externalisées, il est vivement recommandé de faire appel à un prestataire d’archivage expert en la matière. Cependant, les entreprises privées que vous choisissez pour la gestion de vos archives doivent être agréées. Cet agrément est valable pour 5 ans et peut être reconduit.
Pourquoi externaliser les archives physiques ?
Vous vous en doutez certainement, l’externalisation des archives présente une multitude d’avantages pour les entreprises.
Externaliser les archives pour gagner du temps et de l’argent
Le stockage d’archives externalisé est intéressant à plus d’un titre. D’abord, il permet aux salariés de se libérer des tâches d’archivage. En effet, ces professionnels non spécialistes peuvent perdre beaucoup de temps pour la gestion documentaire. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est recommandé aux entreprises de recruter un archiviste.
Mais en déléguant la conservation de vos documents d’entreprise à un prestataire externe, vous bénéficiez de la compétence d’experts. Ceux-ci effectuent pour vous une veille réglementaire et technologique constante.
Sur le plan financier aussi, l’externalisation s’avère être une bonne option. En effet, cette décision permet la réduction des coûts. Elle contribue à limiter les dépenses en interne.
La gestion externalisée des documents a un côté pratique. Elle permet au professionnel de libérer de l’espace dans ses locaux en sélectionnant une solution adaptée à ses besoins. Dans ce contexte, l’externalisation représente même une alternative pour faire face au vrac archivistique.
Contrairement aux préjugés, vos documents d’archives sont mieux en sécurité dans un local d’archives dédié qu’au sein de l’entreprise. Vous n’avez plus à vous en faire pour la confidentialité des archives ou même pour leur intégrité (incendie, inondation). Grâce à un plan de classement performant, le professionnel de l’archivage vous assure une disponibilité rapide de vos documents d’archives.
L’externalisation : une solution idéale pour un déménagement de l’entreprise
Lors d’un déménagement, externaliser les archives se présente comme une solution simple et économe. Externaliser les archives permet à l’entreprise d’avoir un gain de place. Les doublons d’archives sont ainsi réduits et les dépenses sont mieux maîtrisées.
Aussi, votre fonds documentaire gagne en visibilité. La production des documents d’archives est gérée plus efficacement grâce à la mise en place d’un tableau de gestion. La société de tiers archivage garantit de meilleures conditions de conservation des archives depuis leur création jusqu’à leur élimination.
Elle met en œuvre des processus de contrôle et d’accessibilité. Tous ces avantages sont établis en fonction des besoins de l’entreprise en matière d’archivage. C’est pourquoi avant l’externalisation, il est important que l’entreprise définisse le périmètre des archives à externaliser.
Comment choisir un prestataire pour externaliser ses archives ?
De nombreux avantages découlent du choix d’un bon tiers-archiveur. Mais avant de faire un choix, il convient de prendre en compte quelques points clés.
Évaluer vos besoins en gestion d’archives avant d’externaliser les archives
La sélection d’un prestataire d’archivage externe nécessite une évaluation détaillée et stratégique des besoins de votre entreprise. Cette démarche comprend plusieurs étapes.
D’abord, vous devez identifier le type d’archives. À cette étape, vous déterminez clairement la nature de vos documents d’archives. Ceux-ci peuvent être des documents physiques, des fichiers numériques ou une combinaison des deux. Cette distinction vous permettra de vous orienter vers la meilleure solution d’archivage.
Ensuite, vous devrez analyser la fréquence d’utilisation des documents. S’agit-il d’un accès rapide ou d’une consultation occasionnelle ? Cette information permettra de choisir le prestataire qui garantit une meilleure accessibilité de vos archives.
Ainsi vous aurez le choix entre un accès via le cloud pour des requêtes fréquentes ou une solution de stockage externe pour des archives peu sollicitées.
Aussi, vous êtes tenu d’évaluer le volume des documents à externaliser. Cette évaluation doit prendre en compte la volumétrie actuelle et future de vos archives. En effet, le volume de documents impacte les coûts et la complexité de la gestion.
Un fonds volumineux peut nécessiter des solutions d’archivage à grande échelle. C’est donc un point très important à prendre en compte dans le choix de votre prestataire externe d’archivage.
N’hésitez pas à comparer les offres des prestataires. Leurs rapports qualité-prix peuvent-être un indicateur fiable. Faites également attention à leur capacité à s’adapter à vos contraintes budgétaires.
Enfin, faites des recherches sur la conformité et la sécurité des solutions du tiers-archiveur. Les solutions envisagées par ce dernier doivent respecter les normes de conformité réglementaire et de sécurité applicables à votre secteur.
Ce paramètre inclut la protection des données personnelles, la concordance avec les législations locales et internationales.
Rechercher un prestataire qualifié pour l’externalisation de vos documents
Une fois que vous avez identifié tous vos besoins en matière d’archivage, vous pouvez procéder au choix proprement dit de votre prestataire d’archivage. Néanmoins, ce choix doit se baser sur quelques critères.
D’abord, vous devez choisir un prestataire qui possède les certifications nécessaires. Les certifications sont un gage d’expertise et de conformité aux normes du secteur. C’est pourquoi vous devez vérifier les justificatifs de ces certifications pour vous assurer de leur validité.
Ensuite, donnez plus de crédit aux tiers-archiveurs possédant une spécialisation dans le type d’archives que vous devez gérer. Pour traiter efficacement le vrac numérique, vous pourrez aisément faire confiance à un prestataire spécialisé dans l’archivage numérique.
Pour une bonne gestion de vos archives, vous gagnerez à formaliser un contrat détaillé couvrant l’ensemble des prestations. Le contrat doit aussi comprendre les modalités de résiliation.
Par ailleurs, vous avez la possibilité d’élaborer des indicateurs de performance. C’est un moyen efficace pour mesurer et évaluer la qualité du travail.
Enfin, pour être sûr de la qualité du service fourni, n’hésitez pas à demander des références aux prestataires. Vous pouvez contacter leurs anciens clients pour recueillir des informations concrètes sur leur fiabilité. Ces témoignages renseignent mieux sur l’expérience utilisateur réelle.
Externaliser les archives : combien ça coûte ?
L’externalisation des archives est fortement recommandée dans les zones où le coût de l’immobilier est assez élevé. Lors des déménagements, les entreprises sont tentées de recourir aux solutions externes comme le stockage en garde-meuble.
Mais, cette option de stockage n’offre qu’une solution peu économique et sans service.
Pour un stockage en garde-meuble à Paris par exemple, vous débourserez environ :
• 90 € par mois pour 5 m² ;
• 180 € par mois pour 10 m² ;
• 540 € par mois pour 30 m².
Par contre, une externalisation chez un tiers-archiveurs est moins coûteuses. Annuellement, vous débourserez environ quatre euros pour le stockage d’un mètre linéaire de documents. Le tarif de consultation d’un document externalisé tourne autour de dix euros.
Les bonnes pratiques pour l’externalisation des archives
Lorsque vous stockez vos documents chez un prestataire, ce dernier doit observer certaines bonnes pratiques. Ces pratiques encadrent les opérations depuis la collecte des archives jusqu’à leur élimination.
La collecte et le versement des documents au cours de l’externalisation
Les équipes du tiers-archiveurs se déplacent chez vous pour collecter vos boîtes d’archives et vider vos armoires. Ils les rapatrient ensuite sur leur site et les déposent dans les zones d’inventaire.
L’inventaire est fondamental, car il vise à référencer l’ensemble des documents archivés. Ce référencement permet aussi d’identifier les futurs emplacements des documents collectés.
Les documents sont ensuite conservés dans des conteneurs d’archives sécurisés et solides. Cela permet de protéger les supports dans le temps.
La conservation des archives externalisées
La prestation globale d’archivage est souvent réduite à cette phase. Cependant, il faut savoir que cette phase ne se résume pas à poser des papiers sur des rayonnages d’archives.
Au cours de cette phase, le prestataire prend certaines précautions. Ainsi, il s’assure de la :
- conservation des documents dans des conteneurs rigides ;
- propreté et de l’isolation des bâtiments sont propres ;
- sécurité des bâtiments.
En effet, le tiers archiveur doit disposer de locaux sécurisés, équipés de systèmes de surveillance, d’alarme incendie et de contrôles d’accès. Ces mesures permettront de protéger les archives contre les intrusions et les dommages.
Par ailleurs, il est essentiel que le tiers archiveur maintienne un système de traçabilité complet pour chaque document. Le tiers archiveur doit aussi fournir un système d’accès sécurisé aux archives, avec des mécanismes de gestion des autorisations.
Cela va permettre de limiter l’accès aux seules personnes autorisées. Des protocoles de sécurité stricts doivent être en place pour surveiller et enregistrer toutes les activités liées à la consultation et à la manipulation des données.
En cas de catastrophe naturelle, d’incident majeur ou de défaillance technique, le tiers archiveur doit avoir un plan de mesure d’urgence et de sauvegarde des archives. Cela permettra de minimiser la perte de données et d’assurer la continuité des services.
Les locaux de conservation doivent avoir été construits dans des conditions environnementales optimales. Le contrôle de l’humidité, de la température et de la lumière, doivent être effectif pour préserver l’intégrité physique des documents sur le long terme.
Bien qu’elles soient conservées auprès d’un prestataire externe, vous gardez un contrôle total sur vos archives.
La gestion des archives externalisées
Pendant que le prestataire s’occupe de l’externalisation, vous avez la possibilité d’interagir avec vos documents. C’est le cas par exemple, lorsque vous versez de nouvelles archives à la demande.
Aussi, vous pouvez consulter vos documents. Qu’il s’agisse des documents physiques ou des documents dématérialisés, vos archives doivent être consultables dans des délais très courts. L’externalisation des archives permet une optimisation du processus de recherche.
Enfin, la gestion de vos archives prend aussi en compte la fin de durée de conservation. La fin du cycle de vie des archives papier se manifeste par la sortie du stock. Ainsi, vos documents conservent une bonne traçabilité. Certains sont numérisés tandis que d’autres seront détruits suivant les modalités définies.
Quelles sont les limites de l’externalisation des archives ? Cas des archives hospitalières
Tout comme les archives notariales, les archives hospitalières possèdent un certain nombre de spécificités qui font d’elles des documents sensibles. Leur externalisation est possible, mais seulement sous certaines conditions.
En effet, les archives hospitalières se déclinent sous deux formes : les archives administratives et les archives médicales.
Les premières sont relatives au fonctionnement de l’établissement, spécifiquement la prise en charge administrative des patients. On compte dans cette catégorie le répertoire des admissions, les frais de séjour, les dossiers du personnel…
Les archives médicales par contre regroupent l’ensemble des documents produits pendant l’activité de recherche de l’hôpital, et ceux produits pendant la prise en charge thérapeutique du patient (dossiers médicaux).
Depuis 2009, les établissements publics de santé étant des administrations publiques sont autorisés à externaliser leurs archives. Cette autorisation concerne notamment les données de santé à caractère personnel, et ce peu importe le support.
Elle concerne aussi l’ensemble des archives qui peuvent être éliminées à terme produites par un établissement public de santé, au même titre que toute administration publique.
L’archivage externalisé des données de santé peut se faire uniquement après l’aval de l’administration des archives dont dépend l’établissement de santé. Elle ne peut se faire aussi qu’auprès de prestataires ayant l’agrément de l’administration des archives.
Aussi, cette externalisation répond aux dispositions d’un contrat qui prévoit les :
- clauses de communication et d’accès de ces documents ;
- exigences de sécurité et de conservation des documents déposés ;
- conditions pour le contrôle de ces documents par l’administration des archives ;
- conditions de leur restitution à l’issue du contrat.
Vous êtes désormais bien outillé pour prendre position par rapport à l’externalisation. Ce processus vous permet de gagner en temps et en argent. Il permet aussi de mieux sécuriser vos archives, et de les rendre plus accessibles.