6 erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Les fautes professionnelles peuvent facilement engager la responsabilité de l’archiviste et même conduire à son licenciement. D’autres, pas si graves, peuvent lui fermer des opportunités et diminuer sa crédibilité au sein de l’entreprise. Plusieurs erreurs à éviter en tant qu’archiviste existent.

Malheureusement, par inadvertance, négligence ou excitation, l’archiviste peut aisément commettre ses erreurs qui lui seront préjudiciables. Quelles sont ses erreurs à éviter en tant qu’archiviste ?

Dans cet article, je te liste 6 erreurs à éviter en tant qu’archiviste, ainsi que des conseils pour t’aider à les prévenir.

6 erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Au sein de l’entreprise, bouche fermée, tu seras

Rester seul dans ton coin, tu dois éviter

Ne pas proposer des activités ou être un acteur de décision

Mal s’habiller : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Ne pas bien communiquer : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Ne pas être compétent et manquer de connaissances : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Au sein de l’entreprise, bouche fermée, tu seras

Le travail de l’archiviste est basé sur la confidentialité. Son travail l’amène à avoir accès à tous les documents que produit l’entreprise. L’archiviste reçoit des documents qui découlent des activités de ses collègues, de l’entreprise.

Ces documents suivant le système de gestion documentaire iront en préarchivage à la fin de leur durée au premier âge. L’archiviste reçoit à cette étape les archives et s’occupe ensuite de leurs traitement, conservation, communication et préservation.

Dans un système de records management, l’archiviste ou le records manager contribue à la vie de l’affaire, du dossier. Ce travail lui permet de suivre et de maîtriser le flux informationnel de l’entreprise. Grâce à son travail, l’archiviste sait qui fait quoi et comment il l’a fait.

 C’est pour ces raisons d’ailleurs que les entreprises recrutent un archiviste. Elles constituent de bonnes pratiques et de meilleures stratégies d’archivage.

Néanmoins, l’archiviste n’a le droit de discuter ou de donner accès à ces dossiers qu’avec leurs producteurs. Autrement dit, seules les personnes habilitées peuvent en avoir accès.

C’est la raison pour laquelle, la définition d’une politique d’accès ou de communication des documents au sein de l’entreprise est importante.

L’archiviste a donc le devoir de tenir confidentiel, le contenu des dossiers, dont il a la charge. Si je prends l’exemple des dossiers RH, tu n’as pas le droit de dire même au concerné « je sais combien tu gagnes ».

Cette information, tu l’as eue grâce à sa fiche de paie, document envoyé par les Ressources humaines pour archivage. Cela va à l’encontre du secret professionnel.

 Le travail de l’archiviste est basé sur la confiance. Confiance, tu dois donc inspirer au sein de ton entreprise. Tu l’as compris, une tombe, tu dois être avec une bouche bien cousue. Le code de déontologie des archivistes met d’ailleurs un accent sur la confidentialité.

Rester seul dans ton coin, tu dois éviter

Beaucoup d’archivistes pensent que leur travail consiste à rester dans leur bureau et à attendre les archives. Non, le travail de l’archiviste est un travail participatif. C’est une erreur à éviter en tant qu’archiviste.

Tu dois collaborer avec l’ensemble de tes collègues pour savoir qui fait quoi, quand il l’a fait. Oui, tu dois t’assurer qu’un nouveau dossier a été créé pour la nouvelle affaire que l’entreprise a reçue.

Tu dois ensuite t’assurer que ce dossier suit le circuit administratif prévu. En cas de manque de pièces dans les dossiers que tes collègues t’envoient, tu sauras à qui demander.

Par ailleurs, tu dois aussi être là pour aider et conseiller tes collègues dans la gestion de leur dossier d’archives. Oui, tu n’es pas payé pour rester dans ton bureau du matin au soir et attendre.

Ne pas proposer des activités ou être un acteur de décision

Tu ne le sais peut-être pas, mais tu occupes un poste très stratégique au sein de l’entreprise. C’est toi qui as la main sur tout le savoir institutionnel de l’entreprise. Oui, durant les réunions, tu peux ou dois donner aussi ton avis sur les questions importantes.

Sur une affaire, tu peux par exemple sortir des chiffres ou statistiques d’un ancien dossier. Tu dois être capable de dire que suivant les archives, en telle année, telle chose a eu lieu.

Je ne te demande pas de bûcher les activités ou l’histoire de ton entreprise. Non, cela est impossible, mais en tant que dépositaire de la mémoire de l’entreprise, tu peux te préparer. Avant chaque réunion, les ordres du jour sont souvent envoyés.

Par ailleurs, tu dois aussi proposer des activités au sein de l’entreprise pour optimiser davantage la gestion des documents administratifs.

Tu peux par exemple proposer un Cleaning day pour amener tes collègues à mieux gérer efficacement leurs documents administratifs. Aujourd’hui, avec le numérique, tu dois pouvoir proposer à ton entreprise des solutions pour passer à la dématérialisation.

N’hésite pas non plus à organiser des activités pour célébrer chaque année la journée internationale des archives. Ça montre que tu es engagé et que tu aimes ton métier.

Mal s’habiller : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Je ne cesserai pas de le dire, bien s’habiller confère un effet halo. C’est notre habillement qui donne notre première impression aux gens. Oui, c’est ainsi. S’il te plait, évite de t’habiller comme les gens le font généralement dans les films pour les personnages d’archiviste.

C’est ringard. Même si tu travailles aux Archives nationales du Bénin ou aux Archives départementales de ton pays, habille-toi bien.

Bien s’habiller fait partie des éléments principaux pour devenir un bon archiviste efficace et épanoui. Non, je ne te demande pas de mettre tout ton salaire dans les vêtements. Mais, essaie toujours de t’habiller élégamment.

Trouve-toi un style simple et élégant qui te va bien. Une veste pour les hommes, un tailleur pour les femmes ne serait pas mal déjà.

Ne pas bien communiquer : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Tu ne dois ni ignorer tes collègues ni être trop proche d’eux. L’archiviste doit entretenir une relation de confiance avec son employeur et ses collègues. Cela ne constitue pas une raison pour leur dévoiler tout ce qui se passe dans ta vie privée.

Le faire peut te faire perdre ta crédibilité auprès de tes collègues. Tu ne dois pas non plus les ignorer. Cela pourrait te donner une mauvaise réputation et une gêne s’installera à chaque fois que tu seras là.

Essaie donc de trouver le bon milieu et participe aux activités de ton entreprise.

Ne pas être compétent et manquer de connaissances : une des erreurs à éviter en tant qu’archiviste

Tu exerces dans un corps de métier qui évolue à mille heures. Tu ne peux pas renoncer à poursuivre tes efforts. C’est une erreur grave. Tu dois toujours chercher à t’améliorer. Participe et achète des formations dans les domaines dans lesquels tu es limité.

N’aie pas non plus honte d’exprimer ton besoin de formation dans un domaine précis à ton supérieur hiérarchique. Il se dira que tu es un employé engagé qui cherche à grandir pour mieux faire son travail.

En attendant, n’hésite pas non plus à prendre part à des formations et séminaires en ligne. Les associations organisent généralement diverses formations gratuites en archivistique sur des thématiques comme la dématérialisation ou l’archivage électronique.

N’oublie pas de faire de la veille informationnelle continuelle pour être au courant des nouveautés de ton domaine. Tu dois aussi instaurer au sein de ton entreprise les bonnes pratiques d’archivage pour une bonne gestion des archives.

Voilà donc 6 erreurs à éviter en tant qu’archiviste dans une entreprise. Si tu les commets déjà, applique donc ces quelques conseils pour archivistes pour mieux impacter au travail. D’autres erreurs à éviter en tant qu’archiviste à proposer ? N’hésite pas à les partager en commentaire.