Le 9 juin 2023 arrive à grands pas. Il constitue pour la communauté archivistique le jour de célébration de la journée internationale des archives 2023. Elle représente une journée qui permet de mettre en valeur les archives et les professionnels chargés de leur gestion.
Les associations et organisations nationales, régionales et internationales d’archivistique organiseront certainement beaucoup d’activités pour marquer l’événement. Dans une administration, c’est souvent compliqué de choisir quelle activité organisée pour célébrer la journée internationale des archives.
Pour cette édition, nous te proposons de profiter de l’occasion pour organiser une Cleaning day. Il reste encore 1 mois pour tout préparer. Allons découvrir cette activité à organiser pour célébrer la journée internationale des archives 2023.
Sommaire
Pourquoi faire une cleaning Day pour célébrer la journée internationale des archives 2023 ?
Comment organiser la cleaning day pour célébrer la journée internationale des archives ?
Faire un bilan pour mesurer les objectifs atteints au cours de la cleaning day
Cleaning day: une activité de team building
Pourquoi faire une cleaning Day pour célébrer la journée internationale des archives 2023 ?
Cette année, le conseil international des archives fêtera ses 75 ans. La célébration de la journée internationale des archives aura une saveur particulière et sera riche en événements.
À l’instar des 10 activités à organiser pour célébrer la Journée internationale des archives, nous te proposons la Cleaning day. L’entreprise, l’administration, l’organisation ou la collectivité territoriale dans laquelle tu travailles produit et reçoit chaque jour des multiples de documents.
Que ce soit des documents sous formats papier ou numériques, leur volume de production ne cesse d’accroître. Des documents s’accumulent inutilement.
Malgré l’existence d’une politique d’archivage ou des outils de gestion archivistiques, certains agents trouvent un vilain plaisir à n’archiver qu’occasionnellement. Or la production et la non bonne gestion des documents engendrent des coûts considérables pour l’entreprise en termes de stockage.
Que ce soit sur le serveur, les ordinateurs ou encore le local de conservation des archives, chaque entreprise cherche à optimiser son espace. La Cleaning day permet justement d’assainir la gestion des documents, mais aussi d’optimiser l’espace.
Elle est une activité très facile. Pour la journée internationale des archives 2023, faire participer tout le personnel au tri des archives de l’entreprise serait une bonne initiative.
Les missions principales seront le tri, la destruction, le rangement ou encore faire de l’espace. L’objectif sera d’optimiser le patrimoine informationnel et de désengorger les bureaux pour un meilleur bien-être.
Comment organiser la cleaning day pour célébrer la journée internationale des archives ?
Nous avons dit que la cleaning day est une activité souple et facile. Même si elle a l’air facile, elle nécessite une bonne préparation et un matériel adéquat. Pilon, boites d’archives, sacs, classeurs, dossiers, carton, etc. doivent exister en quantité suffisante.
L’exécution d’une cleaning day se déroule en trois grandes phases. En amont, la première chose à faire est d’auditer l’existant. Ce travail permet de définir des solutions documentaires qui respectent les règles du records management.
L’existence du cadre de classement et du tableau de gestion va permettre de définir les types de documents à conserver. Elle va également permettre de déterminer le délai de conservation de ces documents.
Si ces documents n’existent pas, la nécessité de définir les typologies et durées de conservation des documents est importante. En cas de difficultés, vous pouvez recruter un archiviste professionnel pour les élaborer.
Outils de gestion archivistique définis, la répartition des collègues en de petits groupes est l’étape qui suit. La communication avec eux est importante pour une meilleure répartition et assignation des tâches.
Chaque équipe ou collègue aura la partie du cadre de classement et du tableau de gestion qui correspondent aux documents qu’il a la charge de traiter. Les collègues pourront ainsi repartir leurs documents et dossiers en suivant la typologie, l’activité et aussi la durée de conservation.
Au cours de cette étape, ils doivent aussi s’assurer d’enlever des dossiers tous brouillons et copies inutiles. Ces derniers ainsi que les documents dont les délais de conservation légaux sont dépassés seront proposés à élimination.
Si l’entreprise est dans une démarche écoresponsable, recycler le papier y contribuerait. Cleaning day finie, la dernière étape consistera à s’occuper du traitement et du sort des déchets. L’espace libéré fera enfin objet de nettoyage, de désinfection et de réaménagement.
Faire un bilan pour mesurer les objectifs atteints au cours de la cleaning day
À quoi servirait d’organiser une cleaning day pour célébrer la journée internationale des archives 2023 sans aucun bilan ?
À la fin de l’opération, tu dois calculer la volumétrie de documents ou fichiers éliminés et celle des documents conservés. Tu dois aussi quantifier le nombre d’armoires vidées et enlevées, la quantité de fournitures recyclées ou reversées aux services généraux.
N’oublie pas aussi d’estimer en Go l’espace que toute l’équipe a pu récupérer sur les serveurs et ordinateurs. Si tu travailles aux archives communales, aux archives départementales ou encore dans une institution publique, tu peux penser au versement.
La cleaning day a permis de mettre de l’ordre dans le fond. Elle a aussi permis d’avoir une idée sur les documents qui ont atteint leur durée d’utilité administrative.
Les documents qui ont pour sort final la conservation définitive peuvent être versés aux archives nationales. Si tu es au Bénin, ce sont les archives nationales du Bénin qui vont t’accueillir et t’aider dans ce processus.
Cleaning day: une activité de team building
L’objectif d’une cleaning day mis à part de désengorger les bureaux est de mettre en valeur les archives et ton travail. À la fin de la journée, tu aurais certainement fait découvrir ton travail. Au-delà de te célébrer, tu dois avant tout célébrer le travail de toute l’équipe.
Publie quelques photos sur les réseaux sociaux et l’intranet de l’entreprise. Tu dois vanter et montrer les résultats obtenus au cours de cette journée. Tes collègues verront que tu es un bon archiviste efficace et épanoui dans ton travail.
Avec cette allure, tes supérieurs hiérarchiques peuvent décider de financer ton voyage pour le Congrès ICA Abu Dhabi 2023.
Par ailleurs, une cleaning day a aussi pour objectif de rassembler les collègues autour d’une activité et à fédérer toute l’équipe. Généralement, elle débute par un briefing. Ce dernier se déroule entre amis ou collègues.
Cette manière de faire permet à chaque membre de l’équipe de commencer la journée de la même manière. À la fin de la journée, tu peux aussi penser à rassembler tout le monde autour d’un verre convivial.
Ce sera une bonne manière pour finir la journée, mais aussi pour clore la journée internationale des archives 2023. N’oublie pas de remercier chaque membre de l’équipe pour la cleaning day organisée pour célébrer la Journée internationale des archives 2023.
