Journée internationale des archives 2022: top 10 activités à organiser

Le 9 juin prochain, la communauté archivistique célèbrera la journée internationale des archives 2022. Cette journée permet de mettre en valeur les archives et de valoriser les archivistes qui en sont les gestionnaires.

Vous êtes archiviste, records manager, conservateur de document ou étudiant en archivistique ? Pour la journée internationale des archives 2022, vous désirez organiser une activité au sein de votre institution ? Et vous êtes à coup d’idées ?

Dans cet article, nous vous proposons 9 idées pour célébrer la Journée internationale des archives 2022.

Sommaire

Organiser une communication pour célébrer la journée internationale des archives

Prévoir une formation interne pour la JIA 2022

Organiser une exposition interne

Faire visiter les archives

Organiser une opération zéro papier dans les bureaux

Confectionner des gadgets pour la Journée internationale des archives

Suivre une formation ou un colloque

Organiser une enquête interne

Rédiger un rapport pour la Journée internationale des archives 2022

Publier des citations ou messages de sensibilisation

Organiser une communication pour célébrer la journée internationale des archives

Organiser une communication au sein de son organisation est certainement l’activité la plus répandue et fréquente. Elle représente une occasion pour sensibiliser ses collègues sur l’importance des archives, mais aussi sur leur bonne gestion. C’est une opportunité pour montrer à sa hiérarchie que vous êtes un bon archiviste efficace.

Si vous avez décidé d’organiser une communication, une bonne préparation est de rigueur. D’abord, vous devez choisir un thème et identifier les objectifs pour de votre communication. L’intitulé du thème choisi doit être assez accrocheur de sortir à susciter la participation des cibles. En cas de difficultés, vous pouvez vous faire accompagner par l’équipe de archivinfos.com.

Ensuite, vous devez résoudre les problèmes logistiques qui permettront notamment de définir le format de la communication. Sera-t-elle destinée à l’ensemble des employés ? Aux chefs de service ou de département ? Où va-t-elle se tenir ? Allez-vous inviter un communicateur externe ? Voilà autant de questions que vous devez vous poser afin de mieux préparer votre communication.

En outre, vous devez préparer un très bon support de communication. A la fin de la communication, envoyez un formulaire de satisfaction aux participants. En se servant des réponses issues, élaborez un compte rendu à soumettre à la hiérarchie. N’oubliez pas d’y insérer quelques photos prises au cours de la communication.

Organiser une formation interne pour la JIA 2022

La Journée internationale des archives 2022 est une occasion pour former ses collègues sur les bonnes pratiques de gestion des documents. Perte de documents, perte de temps, destruction tôt des documents, mauvais classement, voilà quelques conséquences d’un mauvais archivage en amont.

Pour la JIA 2022, vous pouvez former vos collègues sur les méthodes de création et de constitution de dossiers d’archives. La bonne gestion des archives en amont est plus efficace, optimale et bénéfique à tous.

Si votre institution dispose d’un plan de mesure d’urgence, c’est aussi une occasion de faire une simulation. Aucune structure, aucun bâtiment n’est à l’abri d’une catastrophe naturelle. Mieux vaut donc s’y préparer. La destruction des Archives de la région de Chernihiv pendant la guerre russo-ukrainienne de 2022 en est un exemple.

Organiser une exposition interne

Organiser une exposition des archives est une activité plutôt rare en entreprise. Ce sont les archives nationales, les archives départementales ou encore les archives communales qui organisent une exposition sur les archives. Néanmoins, elle peut également être organisée dans une administration privée ou encore publique.

Pour ce faire, vous devez choisir le thème de votre exposition pour la journée internationale des archives 2022. Que voudrez-vous montrer à vos collègues ? Souhaitez-vous faire la promotion de votre travail, échanger avec vos collègues ? Souhaitez-vous dénoncer quelque chose ?

Une fois le thème choisi, déterminez ensuite les œuvres à exposer parmi une large série d’images percutantes. Chacune d’elles doit être cohérente de sorte à faciliter la compréhension des visiteurs.

Vous pouvez par exemple faire revisiter l’historique de l’institution à travers les images. Ça fait toujours plaisir de revoir son histoire. Les anciens salariés seront fiers du chemin parcouru et les plus jeunes pourront mieux s’accorder avec les valeurs de l’entreprise.

Enfin, préparez un livre d’or pour que les participants puissent commenter l’exposition photo et parler de leur ressenti.

Faire visiter les Archives

Les archives sont souvent considérées comme un lieu de dépotoir, une caserne où sont entreposés de vieux papiers. Certains responsables et collègues font des mois voire des années sans mettre leur pied aux Archives.

Que de mieux que d’organiser une journée « visite guidée aux archives » pour leur faire découvrir votre travail. Pour la Journée internationale des archives, vous pourrez à travers cette activité déconstruire les idées préconçues « archives= poussière ».

À cet effet, vous devez préparer vos outils de travail et les espaces alloués. Salle de conservation, salle de tri, équipement et méthode de travail présentez avec passion votre travail à vos collègues.

Une chose très importante, veuillez à prendre les mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection des documents.

Organiser une opération zéro papier dans les bureaux

Table et armoire des bureaux remplis, les collègues ont souvent des difficultés à faire le tri dans leurs documents. Si vous disposez d’un tableau de gestion des archives, profitez de la Journée internationale des archives pour faire une cleaning day.

Une cleaning day est une journée où une administration consacre l’ensemble de son temps à la gestion de ses archives. En collaboration avec le service des archives, elle permet d’archiver l’utile et d’éliminer tout ce qui est obsolète. Le but final sera zéro papier non rangé dans les bureaux.

Cette activité présente divers avantages. Une cleaning day permet de :

• fédérer l’ensemble du personnel autour de cette démarche écoresponsable ;
• sensibiliser le personnel à des gestes écologiques, simples et économiques ;
• libérer de l’espace dans les bureaux, serveurs informatiques et boîtes mail ;
• rendre plus agréable et fonctionnel l’environnement de travail ;
• diminuer des coûts liés à la conservation et à la gestion des documents ;
• gagner en temps et en efficacité lors des futures recherches et consultations de documents.

Manutention, tri, réaménagement de l’espace, chacun aura un rôle à jouer. Vous passerez un moment agréable entre collègues. Un aspect très important, prévoyez une collation conviviale une fois la mission terminée.

Confectionner des gadgets pour la Journée internationale des archives

D’abord, la journée internationale des archives, c’est votre fête. Que portez-vous pour les occasions spéciales ? Mettez-vous sur votre 31 le 9 juin pour célébrer la Journée internationale des archives 2022. Vos collègues remarqueront la différence. N’oubliez pas l’élégance fait l’archiviste.

Par ailleurs, vous pouvez acheter ou vous faire confectionner un habit spécial pour la Journée internationale des archives. Un tee-shirt, un Lacoste, une casquette personnalisée, rien de mieux pour marquer cette journée. Vos collègues et votre hiérarchie remarqueront l’enthousiasme que vous portez à votre métier d’archiviste.

En outre, vous pouvez offrir des gadgets personnalisés Journée internationale des archives à vos collègues. Ces gadgets peuvent être un :

• stylo ;
• bracelet ;
• carnet de notes ;
• tasse ;
• clé USB ;
• flyer.

Peu importe le gadget choisi, cette activité vous permettra de vous démarquer des autres employés. Votre estime augmentera sans aucun doute au sein de l’administration. Avec ses différents partenaires, ArchivInfos peut vous aider à avoir des gadgets personnalisés.

Suivre une formation ou un colloque

D’une part, divers organismes ou associations organisent des formations et colloques pour célébrer la Journée internationale des archives. Ces différents colloques et formations représentent des occasions pour se perfectionner. Du 6 au 10 juin 2022, le monde célèbrera la Semaine internationale des archives 2022. Diverses institutions à l’instar du Conseil international des archives organiseront des activités diverses en guise de cet évènement.

Demandez la permission pour participer à ces événements. Cela démontre tout l’intérêt que vous portez à votre métier d’archiviste et donc votre désir de vous améliorer. Ces rencontres constituent également des occasions pour réseauter.

D’autre part, la JIA constitue également une occasion pour demander une formation de perfectionnement à sa hiérarchie. L’entreprise est en pleine mutation numérique, vous pouvez demander à suivre une formation en archivage électronique ou en dématérialisation.

Une formation de perfectionnement est en effet un partenariat gagnant-gagnant. À la suite de votre formation, vous pourrez augmenter votre productivité et proposer de nouvelles ou meilleures perspectives à l’entreprise.

En outre, l’information représente un enjeu stratégique. Si vous avez des faiblesses dans un domaine, c’est le moment d’informer votre hiérarchie. Reconnaître ses faiblesses est déjà une marque de grandeur. Allez voir votre hiérarchie, exposez-lui votre besoin. Vous aurez peut-être un cadeau pour la journée internationale des archives 2022.

Organiser une enquête interne

Mieux connaitre l’opinion de ses collègues, leur degré de satisfaction ou d’insatisfaction peut permettre de redynamiser vos services. Pour la Journée internationale des archives 2022, faites une enquête interne. En effet, une enquête de satisfaction interne présente divers avantages.

Son but sera de déterminer et de mesurer les problèmes rencontrés par les collègues en matière de recherche d’informations. Cet audit interne peut aussi permettre de mesurer les risques de perte de documents au sein de l’entreprise.

Vous pourrez dans le rapport final sortir par exemple les statistiques sur le :

• temps perdu en moyenne à la recherche d’information ;
• taux d’employés favorables au numérique ;
• risque de perdre un document ;
• protection des données internes numériques ;
• taux de satisfaction des prestations proposés par votre service.

Outils d’aide managériale, les résultats de cette enquête vous permettront de définir des actions pour plus de satisfaction. Autrement dit, vous pouvez démontrer dans le rapport comment la bonne gestion des documents peut contribuer au développement de l’entreprise.

 En outre, vous pouvez proposer le passage à l’archivage numérique pour plus d’efficacité et d’efficience. Organisez donc une enquête pour la Journée internationale des archives 2022.

Rédiger un rapport pour la Journée internationale des archives 2022

La journée internationale des archives est aussi une occasion pour faire le bilan de ses activités. C’est une occasion pour montrer à sa hiérarchie, tout le travail réalisé durant un laps de temps. Dans un document succinct, présentez vos réalisations phares.

Exposez dans le rapport les photos des étapes du traitement des archives, de l’étape de vrac aux archives organisées. Dans ce rapport, n’oubliez pas de mettre quelques photos d’insectes morts ou de rongeurs sur les documents. Les photos de quelques documents détériorés par l’humidité feraient également l’affaire.

En plus, dans votre rapport, parlez des problèmes liés à la mauvaise conservation des documents. Proposez ensuite des pistes de solutions pour une meilleure conservation optimale des archives. Ce rapport représente également une occasion pour présenter vos projets pour une meilleure gestion de l’information au sein de l’entreprise.

Publier des citations ou messages de sensibilisation

Si vous n’arrivez pas à organiser une formation ou l’une des activités précédentes, cette activité peut constituer une alternative. Sur la porte de votre bureau, sur le tableau d’affichage et autres, imprimez et collez-y quelques messages de sensibilisation.

Imprimez quelques citations sur les archives à coller sur les espaces partagés. Par ailleurs, si vous avez des compétences en graphisme, faites des posters sur l’importance des archives. À travers vos posters, vous pouvez montrer le rôle de chaque acteur dans la chaîne archivistique.

Les posters représentent aussi une alternative à défaut de photos ou de pièces uniques à l’activité d’exposition des archives. Avec des citations ou messages précis, vous pouvez être sûr de marquer la Journée internationale des archives 2022 en entreprise.

Voilà donc 10 idées pour célébrer la journée internationale des archives 2022. N’hésitez pas ! Commencez dès maintenant à préparer l’activité qui vous convient. En cas de besoin d’aide pour préparer l’une de ces activités, ArchivInfos serait ravi à vous accompagner. N’hésitez pas à nous écrire.