La nouvelle année est souvent synonyme de résolutions et de renouveau. Pour les entreprises, c’est l’occasion idéale de se pencher sur des aspects stratégiques parfois négligés, comme améliorer la gestion de vos archives.
En 2025, cet enjeu devient plus problématique que jamais, avec des défis croissants : explosion des données, exigences réglementaires renforcées et avancées technologiques. Avez-vous déjà réfléchi à l’impact d’une gestion efficace de vos archives sur votre productivité, votre conformité ou même vos coûts ?
Ce domaine, bien qu’essentiel, est souvent perçu comme secondaire. Pourtant, des archives bien organisées et accessibles peuvent transformer votre manière de travailler. Elles peuvent renforcer la sécurité de vos données et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos objectifs stratégiques.
Dans cet article, je vous invite à découvrir 08 résolutions pratiques et stratégiques pour améliorer la gestion de vos archives en 2025. Ces conseils vous guideront pas à pas pour optimiser vos processus, adopter des outils modernes et assurer la pérennité de vos documents. Cette année, faites de votre gestion documentaire un levier de performance incontournable !
Réalisez un audit complet pour améliorer la gestion de vos archives existantes
Mettez en place une politique de gestion documentaire alignée sur vos objectifs stratégiques
Dématérialisez vos archives pour plus d’efficacité et de pérennité
Renforcez la sécurité et la confidentialité de vos documents
Sensibilisez et formez vos équipes à la gestion documentaire
Recrutez un archiviste ou un professionnel dédié
Célébrez la journée internationale des archives 2025
Réalisez un audit complet pour améliorer la gestion de vos archives existantes
Quand avez-vous fait le dernier point sur vos archives ? 2025 est l’occasion parfaite pour commencer à moins que vous vouliez continuer à vous trouver des raisons pour ne pas bien gérer vos archives.
Dans tous les cas, avant d’améliorer la gestion de vos archives, vous devez savoir où vous en êtes. Cela se passera à travers un audit complet de vos documents et de votre système de gestion documentaire. Cet audit documentaire permettra d’identifier les points faibles, les doublons ou les documents obsolètes dans vos archives.
Commencez par faire un inventaire des documents. Répertoriez tous les dossiers, qu’ils soient sur papier ou stockés numériquement. Classez-les par type, date et pertinence. Cette étape représente aussi l’occasion d’évaluer la qualité de conservation des documents physiques (détérioration, humidité). Elle vous permettra aussi d’évaluer la structure de vos fichiers numériques (duplication, format obsolète).
Ensuite, identifiez les lacunes et risques. Vérifiez si certains documents essentiels manquent ou sont dispersés. Vous devez aussi analyser les risques liés à la sécurité, comme l’accès non contrôlé ou les fichiers sensibles mal protégés.
Cette phase d’audit documentaire sert aussi à évaluer vos pratiques actuelles. Vos méthodes de classement sont-elles intuitives et efficaces ? Vos délais de conservation respectent-ils les obligations légales ?
Enfin, vous allez utiliser les résultats de l’audit documentaire pour prioriser les actions à mener :
- élimination des doublons ;
- numérisation ;
- mise en place de nouvelles règles de gestion.
Un audit bien mené offrira une base solide pour une gestion documentaire optimisée et conforme à vos objectifs stratégiques.
Mettez en place une politique de gestion documentaire alignée sur vos objectifs stratégiques
Une gestion documentaire efficace repose sur une politique claire et adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation. Cette démarche garantit une utilisation optimale de vos archives tout en renforçant votre conformité et votre efficacité.
Définissez vos objectifs stratégiques
Avant de concevoir votre politique, identifiez vos priorités :
- réduction des coûts liés à l’archivage inutile ;
- amélioration de l’accessibilité aux informations clés ;
- mise en place d’un archivage RGPD ;
- renforcement de la sécurité et de la conformité réglementaire.
Reliez ces objectifs à vos ambitions globales : innovation, croissance ou transition numérique.
Établissez des règles claires pour améliorer la gestion de vos archives
Bien gérer les archives équivaut à la définition de plusieurs règles de gestion et d’organisation. Vous devez définir des règles relatives :
- classement et indexation : créez des standards simples pour organiser vos documents ;
- durée de conservation : adaptez les délais aux exigences légales et métiers ;
- accès et confidentialité : définissez qui peut accéder à quoi, et dans quelles conditions.
Autrement dit, vous devez doter votre organisation d’un cadre de classement et d’un tableau de gestion des documents. Ces deux outils de gestion archivistique sont essentiels pour une gestion optimale des documents. Votre entreprise doit avoir une politique d’archivage bien élaborée.
En parallèle, vous devez aussi impliquer vos équipes. Communiquez votre politique d’archivage et formez vos collaborateurs. Une politique de gestion documentaire bien conçue ne sera efficace que si elle est correctement appliquée. En outre, la gestion des archives est une activité perpétuelle et évolutive.
Suivez et ajustez votre politique d’archivage. Vous pouvez mettre en place des indicateurs pour mesurer son impact :
- gains de temps ;
- réduction des erreurs ;
- conformité accrue.
Avec une politique documentaire bien pensée, vous transformez vos archives en un véritable levier de performance stratégique.
Dématérialisez vos archives pour plus d’efficacité et de pérennité
La numérisation des archives est une étape clé pour moderniser votre gestion documentaire et gagner en efficacité. Elle permet de réduire la dépendance aux supports physiques tout en garantissant une conservation pérenne de vos informations.
Plus concrètement, la numérisation permet :
- une accessibilité facile : accédez rapidement à vos documents depuis n’importe où ;
- un gain de place : libérez de l’espace en réduisant les archives physiques ;
- et une sécurité renforcée : protégez vos données contre les dégradations et les pertes.
Pour réussir cette transition numérique, vous devez :
- planifier : identifiez les documents à numériser en priorité ;
- choisir des outils : utilisez des scanners adaptés et des logiciels performants ;
- organiser vos documents numériques : classez les fichiers numériques avec une nomenclature claire et cohérente.
Pensez aussi à pérenniser vos archives numériques en les conservant sur des solutions cloud sécurisées ou des supports fiables. N’oubliez pas de prévoir des sauvegardes régulières. Après une opération de dématérialisation des archives, vous pouvez utiliser ce guide pour décider quoi faire des documents originaux après numérisation.
Investissez dans des solutions de gestion électronique des documents (GED) pour améliorer la gestion de vos archives
Et si 2025 représente l’année où vous allez franchir le pas et adopter une solution de gestion électronique des documents. Ces outils permettent de centraliser, d’organiser et de sécuriser vos documents numériques, tout en réduisant les coûts liés aux archives papier.
Grâce à une GED, vous gagnez en efficacité en rendant vos documents accessibles en quelques clics, depuis n’importe où. Imaginez le gain de temps pour votre équipe lorsqu’elle peut retrouver un fichier spécifique sans devoir fouiller dans des classeurs encombrants ! De plus, ces solutions offrent souvent des fonctionnalités avancées, telles que :
- l’indexation automatique ;
- le suivi des versions,
- et la gestion des droits d’accès.
Ces différentes fonctionnalités renforcent la conformité réglementaire. Pour bien démarrer, évaluez vos besoins spécifiques et comparez les solutions disponibles sur le marché. Investir dans une GED n’est pas seulement une résolution. C’est un pas essentiel pour moderniser vos pratiques et garantir une gestion documentaire optimisée. Vous avez donc intérêt à choisir la meilleure solution d’archivage électronique.
Lire aussi : comment mettre en place une gestion électronique des documents efficace en 2024 : guide complet
Renforcez la sécurité et la confidentialité de vos documents
Hôpital Simone Veil de Cannes, Société Générale, ENGIE, SNCF, Microsoft savez-vous ce qu’ils ont eu de commun en 2024 ? Ces différentes sociétés ont été victimes de cyberattaques. Même Les Jeux olympiques de Paris 2024, un événement heureux qui a rassemblé beaucoup de monde n’a pas été épargné.
En 2024, la France a été la cible de nombreuses cyberattaques importantes. 37 % des organisations publiques menacées étaient sous la menace. En 2025, renforcer la sécurité et la confidentialité de vos documents doit constituer pour vous une priorité.
Face à la montée des cybermenaces et aux exigences réglementaires croissantes, protéger vos informations sensibles devient incontournable. Commencez par identifier les documents les plus critiques et mettez en place des systèmes de sécurité adaptés. Pensez également à rédiger un plan de gestion des risques informationnels.
Les solutions de gestion électronique des documents (GED) offrent des fonctionnalités avancées, comme :
- chiffrement des données ;
- droits d’accès personnalisés ;
- traçabilité des actions.
Ces outils garantissent que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier vos archives. Les collaborateurs doivent être sensibilisés aux bonnes pratiques, comme l’utilisation de mots de passe forts et l’évitement des partages non sécurisés.
Enfin, prévoyez des sauvegardes régulières pour protéger vos données contre les pertes accidentelles ou les attaques. En renforçant la sécurité de vos documents, vous assurez leur intégrité et leur confidentialité à long terme.
Dans tous les cas, vous devez aussi élaborer un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives pour savoir quoi faire en cas d’attaques.
Sensibilisez et formez vos équipes à la gestion documentaire
Les outils et procédures les plus performants ne peuvent être efficaces sans une collaboration active de vos collaborateurs. Ils doivent être sensibilisés et formés à une bonne gestion documentaire durable en 2025. Vous pouvez commencer par organiser des sessions de sensibilisation pour expliquer l’importance d’une gestion documentaire rigoureuse.
Mettez en avant les bénéfices, comme la réduction des erreurs, le gain de temps et la conformité réglementaire. Ensuite, proposez des formations pratiques adaptées aux rôles de chacun, axées sur l’utilisation des solutions de gestion électronique des documents.
Pensez aussi à encourager une culture de gestion documentaire proactive en partageant des ressources claires, comme des guides ou des vidéos. Impliquez vos équipes en leur donnant des responsabilités spécifiques et assurez un suivi régulier pour consolider les acquis. Une équipe bien formée est la clé d’une gestion documentaire optimisée et durable.
Si vous ressentez le besoin de faire appel à un prestataire externe pour la formation de vos équipes, ArchivInfos est là pour leur fournir une formation adaptée aux besoins de l’entreprise.
Recrutez un archiviste ou un professionnel dédié
Si votre organisation ne dispose pas encore d’un archiviste, pour 2025, vous devez envisager d’en recruter un pour véritablement améliorer la gestion de vos archives. À défaut, vous devez recruter un professionnel dédié à la gestion documentaire. Ces experts possèdent les compétences nécessaires pour structurer, organiser et optimiser vos archives, qu’elles soient physiques ou numériques.
Un archiviste professionnel peut vous aider à instaurer des procédures claires pour :
- le classement ;
- la conservation ;
- et la destruction sécurisée des documents obsolètes.
Il va également s’assurer du respect des réglementations en vigueur. De plus, il peut jouer un rôle clé dans la mise en œuvre d’une solution de gestion électronique des documents.
Leur expertise permet de sensibiliser vos équipes à l’importance d’une bonne gestion documentaire et d’assurer un suivi continu des pratiques. Investir dans un professionnel de la gestion des archives, c’est garantir un accès facilité à l’information au sein de votre entreprise.
Célébrez la journée internationale des archives 2025
Chaque 9 juin, le monde célèbre la Journée internationale des archives. Cette journée constitue une occasion idéale pour promouvoir et valoriser la gestion des archives au sein de votre organisation. En 2025, saisissez cette opportunité pour sensibiliser vos équipes et renforcer votre engagement envers une gestion documentaire efficace.
Le thème de cette année est « Des archives pour tous ». Vous pouvez organiser des activités telles que :
- ateliers sur les bonnes pratiques d’archivage ;
- démonstrations de vos solutions de gestion électronique des documents (GED) ;
- des visites guidées de vos installations d’archives ;
- Cleaning Day pour célébrer la journée internationale des archives 2025.
Ces initiatives permettent de montrer l’importance des archives dans la prise de décision, la traçabilité et la mémoire organisationnelle. Célébrer cette journée est également un excellent moyen de motiver vos collaborateurs, de renforcer leur implication pour une gestion documentaire optimisée.
Améliorer la gestion de vos archives en 2025 est un défi stratégique qui demande engagement et organisation. L’adoption de ces résolutions vous permettra de gérer efficacement vos documents administratifs.
Vous avez à présent une liste de résolutions à adopter pour une meilleure gestion de vos archives et données. Pour recevoir des tutos relatifs à la bonne gestion documentaire, abonnez-vous à notre Newsletter.