Vous avez une PME. Vous êtes entouré de piles de dossiers, de fichiers électroniques et de post-it colorés. Entre les tâches, les projets et les urgences, vous jonglez en cherchant désespérément à garder le cap. Choisir la solution d’archivage pour PME peut sembler difficile.
Diriger une PME n’est pas une tâche facile et nous le savons. Vous travaillez dans un monde où chaque décision compte. Chaque ressource est précieuse et chaque opportunité peut faire la différence entre la réussite et la stagnation. Dans ce monde des petites et moyennes entreprises (PME), la gestion efficace de l’information est un avantage concurrentiel et une nécessité.
Vous vous demandez : comment gérer l’information au sein de votre PME. Comment stocker et accéder rapidement aux données essentielles ? Comment sécuriser efficacement les documents sensibles de mon entreprise ? Quel outil d’archivage électronique pour optimiser la gestion des archives et profiter de toutes les potentialités de vos données ? Comment choisir la meilleure solution d’archivage pour ma PME ?
Ne vous inquiétez pas ! Dans cet article, nous allons vous donner quelques astuces pour simplifier la gestion de documents dans les petites entreprises.
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
Erreurs courantes en matière de gestion documentaire en PME
Les défis courants de la gestion documentaire dans les petites et moyennes entreprises
Liens de la bonne gestion des archives avec la productivité et la prise de décision
Étapes pour mettre en place une solution d’archivage pour PME efficace
Solutions d’archivage pour PME
Solutions cloud populaires pour la gestion des documents des PME
Meilleures pratiques pour la gestion documentaire en PME
Meilleures pratiques pour sécuriser les informations sensibles dans les PME
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
Plusieurs raisons peuvent vous amener à ne pas bien gérer vos archives. Mais, sachez que la gestion documentaire est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est le carburant qui alimente la machine de votre entreprise. C’est la clé qui ouvre les portes de la productivité, de l’efficacité et de la croissance.
Plus concrètement, la gestion des documents englobe un ensemble de processus, d’outils et de stratégies. Ces derniers permettent de collecter, organiser, stocker, récupérer et partager efficacement les données et les connaissances au sein d’une organisation.
La gestion de l’information est donc bien plus qu’un simple classement de fichiers dans des dossiers virtuels. Elle couvre l’ensemble du cycle de vie des documents, de sa création à sa destruction, en passant par son utilisation et sa conservation.
Dans le contexte des petites et moyennes entreprises (PME), la gestion des documents ou de l’information revêt une importance capitale. Pourquoi ? Parce que chaque décision prise, chaque projet lancé et chaque opportunité saisie dépendent d’un accès rapide et fiable à l’information pertinente.
Sans une gestion efficace, votre PME risque de se noyer dans un océan de données, perdant ainsi de précieuses opportunités. La gestion de l’information constitue donc un pilier fondamental de la gestion d’entreprise moderne. Elle vise à garantir que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment. Vous devez donc choisir la bonne solution d’archivage pour PME pour gérer efficacement les documents de votre entreprise.
Erreurs courantes en matière de gestion documentaire en PME
Dans le domaine de la gestion documentaire au sein des PME, certaines erreurs reviennent fréquemment. Elles peuvent compromettre l’efficacité et la sécurité des opérations de l’entreprise.
Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes :
- Ne pas avoir de politique de gestion documentaire
Nombreuses sont les PME qui opèrent sans avoir établi de politique formelle de gestion documentaire. Une politique de gestion documentaire définit les objectifs de la gestion documentaire, les processus à suivre et les responsabilités des différentes parties prenantes.
Ce manque de cadre peut entraîner une désorganisation des fichiers, des doublons inutiles et une difficulté à retrouver les informations essentielles.
- Ne pas organiser correctement les documents
Beaucoup de PME négligent la manière dont elles stockent leurs documents, que ce soit de manière physique ou numérique. Les documents peuvent être mal classés, entreposés dans des endroits peu sécurisés ou sur des serveurs informatiques obsolètes.
Or, les documents doivent être organisés de manière logique et cohérente, afin qu’ils soient faciles à trouver et à utiliser. Une mauvaise organisation des documents peut entraîner des pertes de temps et de frustration.
- Ne pas utiliser de système de gestion documentaire (SGC)
Un SGC peut automatiser de nombreuses tâches de gestion documentaire, telles que le classement, l’indexation et la recherche de documents. Un SGC peut également aider à améliorer la sécurité et la conformité.
Ne pas mettre en place de processus de sauvegarde régulière des données peut s’avérer catastrophique en cas de :
- panne informatique ;
- piratage ;
- catastrophe naturelle.
Les PME doivent prendre conscience de l’importance de sauvegarder leurs données de manière régulière pour éviter de perdre des informations cruciales.
Les défis courants de la gestion documentaire dans les petites et moyennes entreprises
Pour les PME, la gestion de l’information revêt une importance particulière. Contrairement aux grandes entreprises, les PME disposent souvent de ressources limitées en matière de personnel, de budgets et de technologies.
En effet, en tant que PME, vous croulez sous le volume d’informations à traiter : documents commerciaux, données client, projets internes, etc. Face à ce déluge d’informations, votre PME doit faire face à de nombreux défis :
- difficulté à centraliser et à organiser les données ;
- manque de solutions pour gérer efficacement l’information ;
- perte de temps et de productivité ;
- mauvaise prise de décision ;
- risques de sécurité et de non-conformité.
Ils vous contraignent à bien définir une bonne stratégie de gestion des documents et à choisir la solution d’archivage pour PME adéquate.
Contraintes budgétaires et technologiques
En tant que PME, vous faites face à des contraintes budgétaires importantes qui limitent souvent votre investissement dans des solutions technologiques sophistiquées. Vous devez trouver des moyens de maximiser l’efficacité de vos opérations avec des ressources limitées. Cela rend crucial le choix de solutions abordables et adaptées à vos besoins spécifiques.
Souvent, les PME disposent de budgets limités pour investir dans des solutions d’archivage pour PME. Investir dans des solutions coûteuses de gestion de l’information peut vous sembler être un luxe. En plus, les technologies évoluent rapidement, et il est parfois difficile de suivre le rythme.
Manque de ressources dédiées à la gestion de l’information
Contrairement aux grandes entreprises qui peuvent avoir des équipes dédiées à la gestion des documents, les PME ont souvent un personnel limité et polyvalent. La gestion de l’information ou des documents est souvent une tâche partagée entre plusieurs collaborateurs.
Il est donc rare que les PME recrutent un archiviste dédié à la gestion de l’information à temps plein. La conséquence est que les dossiers s’accumulent et se constituent en un vrac archivistique. Les processus deviennent chaotiques et la qualité de l’information en pâtit.
Mettre en place une gestion efficace des documents devient plus difficile à mettre en œuvre et à maintenir.
Besoins spécifiques en matière de stockage des PME
En tant que PME, vous travaillez dans des écosystèmes complexes où cohabitent des besoins variés. Vous traitez une grande diversité de données. Chaque PME a des besoins uniques en matière de gestion de l’information, en fonction de sa taille, de son secteur d’activité et de sa structure organisationnelle.
Le service commercial a besoin d’accéder rapidement aux devis et aux contrats et le service client gère les données des clients. Les projets internes génèrent des documents collaboratifs.
Chaque type de document a des besoins spécifiques en matière de stockage sécurisé des documents. Comment protéger les informations sensibles sans compromettre l’accessibilité des archives ? Comment répondre à cette diversité sans multiplier les systèmes de gestion des documents ?
Ce sont les défis auxquels vous vous confrontez en matière de gestion efficace des documents.
Sécurité des données et conformité réglementaire pour les PME
La sécurité des données et la conformité réglementaire sont des enjeux de plus en plus importants pour les PME. Les PME évoluent dans un environnement de plus en plus complexe et réglementé.
Par ailleurs, les fuites de données et les cyberattaques peuvent avoir des conséquences graves pour les entreprises, telles que :
- perte de réputation ;
- pertes financières ;
- interruption d’activité ;
- atteintes à la conformité réglementaire ;
- détérioration de la confiance des clients.
Les PME doivent à cet effet mettre en place des mesures de sécurité adéquates. Elles leur permettront de protéger leurs données contre les cyberattaques et les fuites de données.
Nécessité de solutions d’archivage pour PME flexibles et évolutives
En tant que PME, vous êtes appelé à grandir, à évoluer et à vous réorganiser. Vos besoins en gestion de l’information et des documents ne sont pas figés. Vous devez donc opter pour des solutions d’archivage flexibles et évolutives, capables de s’adapter aux changements.
Elles doivent accompagner votre croissance et votre développement à long terme. Comment éviter d’être prisonnier d’un système rigide qui freinerait votre croissance ? Cet enjeu rend crucial le développement de stratégies efficaces pour maximiser l’utilisation des ressources disponibles.
En-dehors de ces défis, vous avez aussi comme challenge de rester compétitives sur un marché en constante évolution. Avec des ressources limitées, comment stocker les données sans alourdir les coûts ? Comment garantir la sécurité sans investir dans des technologies coûteuses ?
Ce sont des questions que vous vous posez en tant que PME pour rester compétitive.
Liens de la bonne gestion des archives avec la productivité et la prise de décision
Une gestion efficace de l’information est étroitement liée à la productivité et à la prise de décision au sein des PME. En tant que dirigeant de PME, imaginez-vous devant votre écran, cherchant des informations pour une réunion cruciale. Si vous pouvez accéder rapidement aux données pertinentes, votre prise de décision sera éclairée et rapide.
En revanche, si vous devez fouiller dans des dossiers papier ou naviguer dans un labyrinthe de fichiers numériques, votre productivité en souffrira. En fournissant un accès rapide et facile aux informations pertinentes, la gestion des documents permet aux employés de :
- travailler de manière plus efficiente ;
- éviter les redondances ;
- réduire les erreurs et les fraudes ;
- communiquer et collaborer plus efficacement ;
- prendre des décisions plus rapides et plus éclairées
La gestion de l’information est donc le fil conducteur entre la productivité et la prise de décision. Elle est le cœur battant de votre PME. Elle vous permet d’optimiser vos processus internes, de réduire vos délais et d’améliorer la réactivité de votre entreprise.
Étapes pour mettre en place une solution d’archivage pour PME efficace
La mise en œuvre d’une stratégie de gestion de l’information efficace dans une PME peut sembler être une tâche ardue. Elle nécessite une approche méthodique et bien planifiée. Cependant, en suivant quelques étapes clé, vous pouvez mettre en place un système qui répond aux besoins de votre PME.
Évaluer vos besoins et vos ressources en matière de gestion de l’information
La première étape consiste à évaluer la situation actuelle de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre PME en matière de gestion de l’information. Évaluez aussi les ressources disponibles pour soutenir cette initiative. Identifiez ensuite les défis existants, les lacunes à combler et les objectifs à atteindre.
Plus concrètement, au cours de cette analyse de vos besoins en matière de gestion de l’information, vous devez :
- identifier les types d’informations gérées par l’entreprise ;
- comprendre comment les informations sont actuellement organisées et stockées ;
- identifier les processus en place pour gérer les informations ;
- évaluer les risques liés à la gestion de l’information actuelle.
Une fois que vous avez effectué l’audit documentaire de votre entreprise, vous devez définir des objectifs clairs pour la stratégie de gestion des documents. Ces objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.
Définir et mettre en œuvre une stratégie globale de gestion des archives
À cette étape, vous devez élaborer un plan d’action pour atteindre les objectifs définis pour une gestion efficace de vos données. Ce plan d’action doit inclure :
- tâches à accomplir ;
- responsable de chaque tâche ;
- calendrier de réalisation des tâches ;
- ressources nécessaires.
Une fois élaboré, il doit être mis en œuvre. La mise en œuvre du plan d’action de gestion des archives de votre PME implique de :
- communiquer le plan d’action aux parties prenantes ;
- former les employés aux nouvelles procédures ;
- impliquer les parties prenantes (employés, dirigeants et clients) ;
- mettre en place les systèmes et les outils nécessaires ;
- suivre les progrès et apporter les ajustements nécessaires.
Par ailleurs, vous aurez aussi à choisir les outils et les technologies qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise en matière de gestion des documents. Vous aurez à choisir le scanner adéquat pour la numérisation des documents si vous voulez passer à la dématérialisation.
En outre, vous devez aussi intégrer la gestion de l’information dans les processus opérationnels existants de votre entreprise. Vous devez veiller à ce qu’elle soit alignée sur les objectifs stratégiques et les flux de travail existants.
Assurez-vous que les outils et les technologies choisis s’intègrent de manière transparente avec les systèmes et les applications déjà en place. N’hésitez pas à commencer par des projets pilote. Il peut être utile de commencer par des projets pilote pour tester différentes approches et identifier ce qui fonctionne le mieux pour votre PME.
Évaluer et ajuster continuellement la stratégie de gestion des documents
Surveillez régulièrement les progrès réalisés dans la mise en œuvre de votre stratégie de gestion des documents. Soyez prêt à ajuster votre approche en fonction des retours d’expérience et des changements dans l’environnement commercial.
Plus concrètement, l’évaluation doit inclure :
- mesure de l’atteinte des objectifs ;
- identification des domaines d’amélioration ;
- mise à jour du plan d’action en cas de besoin.
La mise en œuvre d’une stratégie de gestion de l’information efficace dans une PME nécessite une planification, une communication et une exécution minutieuses. En suivant les étapes clé et les conseils décrits ci-dessus, votre PME peut disposer d’un système qui répond à ses besoins. Il améliorera ainsi son efficacité en matière de gestion de l’information.
Solutions d’archivage pour PME
Le paysage de la gestion de l’information est en constante évolution, avec l’émergence de nouvelles technologies et tendances. Ces dernières offrent aux PME de nouvelles opportunités d’améliorer leurs processus et leur efficacité.
Utiliser le Cloud Computing pour la gestion efficace des documents
Le Cloud Computing offre aux PME un accès facile à des solutions de gestion de l’information puissantes et évolutives. Cette fonctionnalité leur offre une flexibilité et une accessibilité accrue pour la gestion de l’information des PME. Les solutions cloud peuvent évoluer pour répondre aux besoins croissants de votre PME.
Par ailleurs, le Cloud Computing comme solution d’archivage pour PME ne nécessite pas d’investissements importants en infrastructures matérielles. Avec les solutions de Cloud Computing, votre PME n’aura qu’à payer pour les fonctionnalités dont elle a besoin. Grâce aux solutions Cloud, vous pouvez éviter les coûts initiaux élevés associés à l’achat et à la maintenance de serveurs locaux.
Les services cloud permettent aux entreprises de stocker, de gérer et de partager leurs données de manière sécurisée via internet. Le Cloud Computing propose ainsi des solutions de stockage numérique accessibles aux PME.
De plus, votre PME peut bénéficier de mises à jour automatiques et de fonctionnalités de sauvegarde régulières. Le Cloud Computing réduira ainsi vos charges de travail liées à la maintenance informatique.
Enfin, en matière de sécurité, les fournisseurs de services cloud offrent un haut niveau de sécurité pour les données.
Intégrer l’intelligence artificielle et l’automatisation dans la stratégie de gestion des données de votre PME
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation aux solutions d’archivage ouvre de nouvelles possibilités pour les PME. Elles constituent les tendances émergentes en matière de gestion des documents pour les PME. Vous pouvez utiliser les algorithmes de l’IA pour analyser et interpréter les données. Ils peuvent vous fournir des insights précieux pour les prises de décisions stratégiques.
Par ailleurs, l’automatisation des processus documentaires peut permettre à votre PME de gagner du temps et d’optimiser ses processus opérationnels. Les tâches répétitives de gestion des documents qui peuvent être automatisées sont entre autres :
- classification des documents ;
- gestion des workflows ;
- extraction de données ;
- réponse aux requêtes des clients.
Les employés de votre PME pourront mieux se concentrer sur les tâches plus stratégiques. L’automatisation et l’IA sont encore à un stade précoce de leur développement dans le domaine de la gestion de l’information. Mais, elles ont le potentiel de révolutionner la façon dont les PME gèrent leurs données.
Elles représentent donc une opportunité de solution d’archivage pour les PME.
Externaliser les services de gestion des documents ou de l’information
Pour les PME qui manquent de ressources internes pour gérer efficacement leurs documents administratifs, l’externalisation des services de gestion de l’information peut être une option intéressante. Les tiers-archiveurs peuvent aider votre PME à gérer ses données de manière efficace et sécurisée.
Ils vont mettre à votre service, leur expertise et leurs infrastructures de gestion des archives. Plus concrètement, les prestataires externes d’archivage peuvent vous offrir des services, tels que :
- centralisation et organisation des documents ;
- mise en place de systèmes de gestion documentaire PME ;
- sécurisation des données ;
- destruction sécurisée des archives ;
- formation des employés aux bonnes pratiques d’archivage.
Leur expertise concerne aussi bien l’archivage physique que l’archivage numérique. Avec l’externalisation, vous n’aurez plus qu’à vous concentrer sur le cœur de votre métier.
Mettre en place des politiques et des procédures simples, mais efficaces
Une approche souvent sous-estimée, mais essentielle pour les PME est la mise en place de politiques et de procédures simples, mais efficaces en matière de gestion des documents. Ces politiques et procédures peuvent inclure :
- directives sur la façon de nommer et de classer les fichiers ;
- directives sur la suppression et la sécurité des documents ;
- protocoles pour la gestion des accès et des autorisations ;
- procédures de sauvegarde et de récupération des données.
Des politiques et des procédures claires et concises permettront aux employés de comprendre leurs responsabilités et de gérer efficacement les documents. Votre PME pourra ainsi réduire les risques liés à la perte ou à la divulgation non autorisée d’informations sensibles.
Solutions cloud populaires pour la gestion des documents des PME
Les outils et systèmes technologiques jouent un rôle essentiel dans la gouvernance des données des PME. Face aux défis de la gestion de l’information, plusieurs solutions d’archivage pour les petites entreprises existent.
De nombreux logiciels de gestion de documents abordables sont disponibles sur le marché, chacun, avec ses propres fonctionnalités et avantages.
Google Drive : une solution cloud populaire pour la gestion électronique des documents des PME
D’une part, Google Drive est un outil de collaboration en temps réel et de stockage cloud. Plus concrètement, votre PME peut utiliser Google Drive pour faciliter le travail simultané sur des documents partagés. Vous pouvez également utiliser l’espace de stockage que propose Google Drive pour stocker divers fichiers. Google Drive permet aussi une intégration transparente avec d’autres applications Google.
D’autre part, Google Drive représente une gestion de l’information qui permet le partage facile et l’accessibilité universelle. Il dispose :
- options de partage intuitives avec différents niveaux d’autorisation ;
- accès aux documents depuis n’importe quel appareil connecté à internet ;
- sécurité des données renforcée par le chiffrement et le contrôle d’accès.
Ce sont autant de points forts que propose Google Drive pour une gestion efficace des documents des PME.
Dropbox Business : un outil cloud de stockage et de partage de fichiers pour les PME
Dropbox Business présente divers avantages pour la gestion électronique des documents des PME. D’abord, il offre un espace de stockage cloud pour le téléchargement, l’organisation et la gestion des fichiers. Dropbox Business offre aussi une structure de dossiers logique pour un accès facile aux documents. Il peut ainsi vous permettre d’éviter l’accroissement du vrac numérique.
La fonctionnalité de synchronisation instantanée des modifications de Dropbox Business facilite la collaboration. Ensuite, Dropbox Business offre une gestion avancée des autorisations. Il offre une :
- définition des utilisateurs autorisés à consulter, modifier ou partager des fichiers ;
- sécurité renforcée des données sensibles ;
- contrôle granulaire des autorisations d’accès par les administrateurs.
Enfin, cet outil de gestion collaborative des documents peut aussi être intégré avec de nombreuses applications tierces et outils de productivité. Votre PME peut utiliser Dropbox Business pour accéder aux données depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
L’outil de GED Dropbox Business peut aussi vous permettre d’enregistrer automatiquement des versions antérieures des fichiers pour la récupération. Dropbox Business dispose aussi de fonctionnalités de suivi d’activité pour la surveillance et la sécurité. Dropbox Business peut constituer un outil de GED accessible pour votre PME.
Microsoft SharePoint : une plateforme de collaboration et de gestion de contenu pour les PME
Beaucoup de PME utilisent Microsoft SharePoint pour la gestion électronique de leurs documents. Premièrement, votre PME peut utiliser Microsoft SharePoint pour créer des bibliothèques personnalisées pour le stockage et la gestion efficace des fichiers. Microsoft SharePoint dispose des fonctionnalités de métadonnées, de versionnage et de flux de travail pour une organisation optimale.
Deuxièmement, il optimise la collaboration et la coordination du travail entre les membres d’une équipe. Microsoft SharePoint a des sites d’équipe dédiés avec des outils de communication, des calendriers partagés et des listes.
Troisièmement, Microsoft SharePoint dispose aussi d’autres avantages qui peuvent permettre à votre PME de gérer ses données comme :
- intégration transparente avec les applications Microsoft (Word, Excel, Outlook, Teams) ;
- fonctionnalités de flux de travail pour automatiser les tâches répétitives ;
- optimisation des processus internes et gestion efficace des approbations ;
- création de formulaires et de vues personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques ;
- fonction de recherche avancée pour localiser rapidement les documents et les informations.
Avec un budget restreint, Microsoft SharePoint peut être une solution pour une gestion efficace des flux informationnels de votre entreprise.
Evernote Business : un outil de prise de notes et d’organisation des informations pour les PME
Evernote Business a de nombreuses fonctionnalités bénéfiques pour la GED des PME. Déjà, il permet une prise de notes sous différentes formes (texte, images, audio, captures d’écran). Ensuite, il offre une structure organisationnelle intuitive avec des carnets, des étiquettes et une recherche avancée.
Evernote Business permet aussi le classement et la recherche faciles des notes pour une gestion efficace des données. Par ailleurs, il permet aussi le partage de carnets de notes entre les membres d’une équipe pour une collaboration sur des projets. Vous pouvez accéder aux notes depuis divers appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).
À défaut d’opter pour des solutions de Cloud Computing, vous pouvez choisir des solutions d’archivage locales. Elles sont surtout importantes si votre PME a des besoins spécifiques en matière de sécurité ou de conformité réglementaire. Installées sur les serveurs internes de l’entreprise, elles offrent un contrôle total sur les données et peuvent être plus économiques à long terme.
Le choix de la meilleure solution GED pour votre PME dépend des besoins et des priorités spécifiques de votre entreprise. Faire une comparaison des différentes solutions d’archivage disponibles sur le marché vous aidera à faire le bon choix. Vous devez comparer les fonctionnalités, les prix, la sécurité et la facilité d’utilisation avant de prendre une décision. Vous pouvez vous servir de ce comparatif pour obtenir votre logiciel GED.
Meilleures pratiques pour la gestion documentaire en PME
La mise en place d’une gestion des documents de votre PME exige l’implication des utilisateurs. Elle implique aussi la mise en place de processus de validation et de contrôle.
Impliquer les utilisateurs et les sensibiliser aux enjeux de la gestion sécurisée des données de la PME
Les utilisateurs sont au cœur de toute stratégie de gestion des documents réussie. Il est essentiel d’impliquer activement les membres de l’équipe dans le processus. Vous devez les sensibiliser aux enjeux de la gestion de l’information et les former aux bonnes pratiques.
La favorisation d’une culture de responsabilité et de collaboration permettra à vos collaborateurs de vite adopter les outils et les processus de gestion de l’information. Cela améliora ainsi leur efficacité et leur impact.
Mettre en place des processus de validation et de contrôle
Pour garantir la qualité et l’intégrité des données de votre PME, vous devez mettre en place des processus de validation et de contrôle efficaces. Cela peut inclure :
- étapes de vérification des informations entrantes ;
- procédures de validation des données ;
- validation des informations avant leur publication ;
- suivi des modifications apportées aux documents ;
- gestion des versions des documents ;
- mécanismes de suivi pour détecter et corriger les erreurs éventuelles.
L’instauration d’une culture de rigueur et de qualité dans la gestion de l’information permettra à votre PME de minimiser les risques de données incorrectes ou obsolètes. Des processus de validation et de contrôle solides permettront de garantir que les informations utilisées par votre entreprise sont fiables et à jour.
Meilleures pratiques pour sécuriser les informations sensibles dans les PME
La protection des données et la confidentialité sont essentielles. Pour assurer une bonne sécurité des données de votre PME, vous devez :
- surveiller en temps réel les activités suspectes ;
- former les employés aux bonnes pratiques de sécurité ;
- protéger les accès aux données ;
- mettre en place des mesures de sécurité physiques et techniques ;
- chiffrer les données sensibles ;
- mettre en place des procédures de sauvegarde et de restauration.
Par ailleurs, les PME ont aussi l’obligation de se conformer aux réglementations en vigueur en matière de protection des données. L’une de ces réglementations est le RGPD en Europe. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes importantes et d’autres sanctions.
En tant que PME, vous devez donc investir dans des solutions de gestion sécurisée de l’information robustes. Vous devez aussi mettre en place des processus adéquats pour garantir la conformité réglementaire.
Les avantages d’un système d’archivage numérique pour les PME sont donc évidents. Si vous souhaitez recevoir plus d’astuces pour une meilleure gestion documentaire, abonnez vous à notre Newsletter.
