Vendredi 10 mai 2024, l’ONG Archivistes Leaders a organisé une cérémonie virtuelle et présentielle pour le lancement du Portail africain des durées de conservation des documents administratifs. Cet événement a réuni une cinquantaine de personnes. Parmi elles se trouvaient des archivistes, des professionnels de l’information et des représentants d’institutions gouvernementales et non gouvernementales de l’Afrique.
Portail africain des durées de conservation des documents administratifs : un outil indispensable pour la gestion des archives
En 2021, l’ONG Archivistes Leaders Internationale avait déjà annoncé la mise en place d’un outil relatif aux durées de conservation des documents. Trois ans plus tard, ce projet est enfin effectif. Au cours d’une séance présidée par son président Jean Marie KAPET, le portail africain des durées de conservation des documents administratifs sera bientôt effectif.
Pour rappel, ce portail est une plateforme en ligne qui fournit des informations sur les durées de conservation légales et réglementaires des documents administratifs dans les pays africains.
C’est un outil essentiel pour les archivistes. Il va leur permettre de gérer efficacement les documents administratifs et de s’assurer de la conformité aux exigences légales. Il est le fruit d’un projet collaboratif qui a réuni des archivistes de tous les pays africains. Le Conseil international des archives (ICA) soutient le projet.
L’outil de gestion des archives est un jalon important pour le développement de l’archivage en Afrique. Il contribuera à améliorer la gestion des archives et à renforcer la transparence et la redevabilité des administrations publiques.
Présentation du Projet
L’équipe chargée du projet a présenté de manière détaillée le Portail Africain des Durées de Conservation des Documents Administratifs. Elle a mis en lumière ses fonctionnalités et son importance pour les administrations publiques, les institutions privées et la société civile.
Le portail vise à fournir un accès centralisé à des informations précieuses sur la conservation des documents. Il contribuera ainsi à améliorer la transparence, l’efficacité et la gouvernance dans toute la région.
Le Portail Africain des Durées de Conservation des Documents Administratifs est un projet en développement continu. L’équipe d’Archivistes Leaders prévoit d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au portail et de le traduire dans plusieurs langues.
La première version de l’outil sera disponible en juin 2024. Le Bénin, la Côte d’Ivoire, le Gabon et le Cameroun seront les premiers pour la phase test. L’outil sera ouvert à tous les professionnels de la gestion de l’information en décembre 2024.
Portail africain des durées de conservation des documents administratifs : un projet qui a reçu le soutien de la communauté archivistique africaine
Dans le cadre de la cérémonie, l’équipe avait lancé un sondage auprès des archivistes africains. Il avait pour but d’évaluer l’utilité potentielle du Portail Africain des Durées de Conservation des Documents Administratifs. Les résultats préliminaires ont été encourageants, avec une majorité écrasante exprimant leur soutien et leur intérêt pour cette initiative novatrice.
En effet, le sondage réalisé a révélé que 95 % des participants jugent que le portail est un outil utile et nécessaire. Ce feedback positif constitue un encouragement supplémentaire pour l’équipe derrière le projet.
Participation de personnalités clés
La réunion a bénéficié de la participation de personnalités clés, notamment :
- Basma Makhlouf Shabou, présidente du programme de l’ICA pour l’Afrique ;
- Esther Olembe, Directrice des Archives nationales du Cameroun ;
- Adama Aly PAM, directeur des archives et des bibliothèques de l’UNESCO.
Leur présence a souligné l’engagement des institutions régionales et nationales dans la promotion de bonnes pratiques en matière de gestion documentaire.
Le portail est un exemple concret de la façon dont les technologies peuvent être utilisées pour améliorer la gestion des archives en Afrique. Il est à espérer que ce portail contribuera à renforcer la culture de l’archivage sur le continent. Espérons aussi qu’il contribuera à garantir la préservation du patrimoine documentaire africain pour les générations futures.