GED ou SAE : comment bien choisir pour une gestion documentaire efficace ?

Aujourd’hui, les entreprises produisent et gèrent une quantité massive de documents numériques. Factures, contrats, rapports… Comment organiser ces fichiers efficacement tout en garantissant leur sécurité et leur accessibilité ? GED ou SAE ? Ce sont les deux solutions qui existent.

Si ces termes semblent proches, leurs usages et objectifs diffèrent. La GED facilite la gestion quotidienne des fichiers, tandis que le SAE assure leur conservation à long terme dans le respect des exigences légales.

Alors, quelle solution choisir entre GED et SAE pour votre entreprise ? Quels sont les avantages et limites de chaque système ? Peut-on les combiner pour une gestion des fichiers d’entreprise optimale ?

Dans cet article, découvrez les différences essentielles entre GED et SAE et des conseils pratiques pour faire le bon choix.

Qu’est-ce que la gestion documentaire et l’archivage électronique ?

Définition de la gestion documentaire (GED)

Définition de l’archivage électronique (SAE)

GED ou SAE : quelles différences essentielles ?

GED ou SAE : comment bien choisir pour son entreprise ?

Identifier ses besoins : gestion documentaire ou archivage électronique ?

Critères de sélection d’une solution GED ou SAE

Peut-on combiner GED et SAE ?

Les meilleures pratiques pour optimiser sa gestion documentaire et son archivage électronique

Automatiser la gestion des documents et des archives

Assurer la sécurité et la conformité des documents

GED ou SAE : choisir une solution adaptée sur le marché

Qu’est-ce que la gestion documentaire et l’archivage électronique ?

Gérer efficacement ses documents administratifs, surtout les fichiers numériques, nécessite un outil de GED ou un SAE.

Définition de la gestion documentaire (GED)

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système informatique conçu pour stocker, organiser, rechercher et partager des documents numériques. Elle remplace les archives papier par une solution numérique qui facilite le traitement de l’information et évite un vrac archivistique.

Concrètement, une GED centralise tous les fichiers d’une entreprise dans une base de données documentaire sécurisée. Tous les documents sont regroupés en un seul espace numérique, évitant la dispersion sur différents supports (emails, disques durs, dossiers partagés).

Chaque document y est indexé, classé et rendu accessible selon des critères définis (mots-clés, date, auteur, version, etc.). Grâce à une recherche intelligente, les employés retrouvent rapidement les fichiers nécessaires, quel que soit leur emplacement. Ils y accèdent depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Contrairement à un simple stockage cloud, une GED offre des fonctionnalités avancées telles que :

• la gestion des versions ;
• les droits d’accès personnalisés ;
• et l’automatisation des processus documentaires.

Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un document, ajouter des annotations ou suivre son évolution via un workflow documentaire. Par ailleurs, la GED permet aux entreprises de mettre en place une gestion documentaire durable.

Grâce à la suppression des impressions inutiles et l’automatisation de la validation des documents, la GED contribue à une dématérialisation efficace et à une réduction des coûts. Une GED ne se limite pas à un simple espace de stockage. C’est un véritable outil de gestion de l’information qui optimise les documents, améliore la productivité et sécurise les échanges.

Lire aussi : 8 résolutions stratégiques pour améliorer la gestion de vos archives en 2025

Définition de l’archivage électronique (SAE)

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution permettant de stocker et préserver les documents numériques à long terme, tout en garantissant leur authenticité, intégrité et traçabilité. Contrairement à une Gestion Électronique des Documents (GED), qui facilite la collaboration et l’accès rapide aux fichiers, le SAE assure une conservation sécurisée. Il garantit la conformité aux obligations légales et protège l’intégrité des documents archivés.

Plus concrètement, un SAE repose sur des protocoles stricts. Chaque document archivé est horodaté, signé numériquement et protégé contre toute modification. Cette approche garantit que les fichiers restent authentiques et exploitables pendant toute leur durée de conservation. Cette durée peut aller de quelques années à plusieurs décennies selon la réglementation applicable.

Dans de nombreux secteurs (banque, assurance, secteur public), les documents numériques doivent avoir une valeur légale équivalente à leur version papier. Un SAE garantit leur authenticité, permettant de prouver leur intégrité en cas de litige et de disposer d’un archivage à valeur probante.

Par ailleurs, chaque action réalisée sur un document (ajout, consultation, modification, suppression) est enregistrée dans un journal des événements. Cette piste d’audit assure un suivi transparent et facilite les contrôles réglementaires.

En outre, les entreprises traitant des données sensibles doivent garantir un stockage sécurisé et une suppression conforme aux règles du RGPD. Un SAE permet d’automatiser la gestion des durées de conservation et d’assurer la suppression des fichiers une fois leur période légale expirée. Il permet ainsi de mettre en place un archivage RGPD.

Le SAE constitue donc bien plus qu’un simple espace de stockage. C’est un véritable coffre-fort numérique qui assure la pérennité, la conformité et la fiabilité des documents numériques, indispensables à la gestion documentaire moderne.

GED ou SAE : quelles différences essentielles ?

La GED et le SAE sont deux solutions complémentaires. Mais, leurs fonctionnalités diffèrent selon les besoins des entreprises. Tandis que la GED facilite la gestion et la circulation des documents en entreprise, le SAE garantit leur conservation sur le long terme avec une valeur juridique.

Voyons en détail les différences essentielles à travers ce tableau comparatif des fonctionnalités GED vs SAE.

Fonctionnalité	GED	SAE
Objectif principal	Gestion des documents en entreprise	Archivage sécurisé et conformité légale
Stockage	Dynamique et modifiable	Figé et inviolable
Cycle de vie	Création, validation, diffusion, modification	Conservation légale, destruction programmée
Gestion des versions	Oui, suivi des modifications	Non, version unique et scellée
Recherche et indexation	Moteur de recherche avancé, métadonnées	Recherche sur critères légaux et historiques
Collaboration	Travail en équipe, annotations, validation	Non, accès restreint et sécurisé
Sécurité et accès	Droits personnalisés selon les rôles	Sécurisation maximale, journal d’audit
Valeur probante	Limitée, documents modifiables	Oui, garantie d’intégrité et conformité juridique
Conformité réglementaire	Modérée, adaptée au travail quotidien	Forte, réponds aux obligations légales (RGPD, ISO 14641-1, NF Z42-013, etc.)

La GED est donc idéale pour gérer et partager des documents au quotidien. Le SAE quant à lui est indispensable pour une conservation sécurisée et conforme. L’adoption des deux solutions permet une gestion des fichiers d’entreprise complète et efficace.

GED ou SAE : comment bien choisir pour son entreprise ?

Le choix entre une GED et un SAE repose sur l’identification des besoins de l’entreprise et des fonctionnalités requises. Leur combinaison offre une gestion documentaire optimisée et un archivage sécurisé.

Identifier ses besoins : gestion documentaire ou archivage électronique ?

Avant de choisir entre une GED et un SAE, il est essentiel d’évaluer les besoins de l’entreprise. Selon le type de documents, l’utilisation et les exigences légales, l’un ou l’autre sera plus adapté.

Deux aspects clés doivent être analysés : le cycle de vie des documents et la finalité de leur gestion.

GED ou SAE : Quel type de documents gérer ?

Tous les documents d’une entreprise ne nécessitent pas le même traitement. On distingue généralement trois grandes catégories les :

• documents actifs ;
• documents semi-actifs ;
• archives définitives.

Les documents actifs et semi-actifs (archives courantes et archives intermédiaires) sont les fichiers utilisés au quotidien dans les processus métier. Ils évoluent régulièrement, font l’objet de modifications, annotations et validations. Il s’agit des documents comme :

• contrats en cours de négociation ;
• devis clients ;
• rapports internes ;
• documents RH en circulation.

Un outil de Gestion Électronique des documents convient pour la gestion des documents actifs et semi-actifs. Elle permet de classer, organiser et modifier facilement ces documents et facilite leur édition simultanée et la collaboration entre plusieurs utilisateurs. Avec son moteur de recherche performant, un logiciel GED assure un accès rapide aux fichiers.

Par contre, les archives définitives ont une valeur juridique, historique ou patrimoniale. Ils doivent être conservés sur le long terme, sans altération. Le SAE constitue la solution idéale pour :

• garantir une conservation à long terme et à valeur probante ;
• empêcher les modifications et assure l’intégrité des fichiers ;
• respecter les obligations légales en matière d’archivage numérique.

La GED est donc la solution adaptée pour gérer les documents en cours de traitement et le SAE pour stocker des archives légales.

Gestion collaborative vs conservation à long terme

La finalité de l’utilisation des documents est également un critère déterminant dans le choix entre GED et SAE. Une entreprise qui a besoin d’un travail collaboratif et de workflows automatisés doit mettre en place une Gestion Électronique des Documents. Elle permet aux équipes de travailler simultanément sur un même document, d’y ajouter des commentaires et de gérer un workflow de validation.

La GED est l’outil idéal pour les services administratifs, comptables, RH ou juridiques. En plus, les outils de GED intègrent des outils comme l’OCR, la signature électronique et le partage sécurisé de fichiers.

Par contre, si les besoins de l’entreprise concernent un archivage sécurisé et conforme aux normes, un SAE sera le bon outil. Le SAE fige les documents une fois validés et garantit leur valeur légale. Il les protège contre la perte, la modification et la suppression prématurée. Enfin, il assure une traçabilité complète avec des logs d’accès et un horodatage certifié.

Pour résumer, une entreprise qui gère des contrats en cours aura besoin d’une GED pour les éditer, négocier et faire valider par plusieurs parties. Une fois signés, ces contrats seront envoyés dans un SAE pour garantir leur authenticité et conformité légale.

L’analyse des besoins spécifiques permettra de choisir la solution qui correspond le mieux à la stratégie documentaire de l’organisation.

Critères de sélection d’une solution GED ou SAE

Choisir entre une Gestion Électronique des Documents et un Système d’Archivage Électronique implique d’évaluer plusieurs critères stratégiques. Une solution mal adaptée peut freiner la productivité ou mettre l’entreprise en risque face aux obligations légales.

Voici les quatre principaux critères à considérer pour faire un choix éclairé : sécurité, facilité d’utilisation, conformité réglementaire et rentabilité.

GED ou SAE : sécurisation et intégrité des documents

Pourquoi la sécurité documentaire est-elle essentielle ? Les entreprises gèrent des documents sensibles : contrats, factures, données clients… Toute faille peut entraîner pertes financières, atteintes à la confidentialité ou non-conformité aux lois.

Une GED permet :

• contrôle des accès utilisateurs (gestion des droits, identification via SSO) ;
• sauvegarde des fichiers en cas d’erreur ou suppression accidentelle ;
• traçabilité des actions (qui a modifié quoi et quand ?).

En termes de sécurité et d’intégrité des documents, le SAE permet :

• scellement et horodatage électronique pour empêcher toute modification après archivage ;
• chiffrement des données et protection contre les cyberattaques ;
• traçabilité totale et journal des accès pour assurer une gouvernance stricte.

Une GED convient pour une sécurité flexible dans la gestion courante des fichiers, tandis qu’un SAE garantit l’intégrité à long terme des documents sensibles.

Facilité d’utilisation et accessibilité

Un bon outil documentaire doit être simple et intuitif. L’adoption par les équipes est essentielle. Un logiciel trop complexe entraîne une perte de temps et une mauvaise gestion des documents. Pour qu’une GED soit efficace, elle doit :

• disposer d’une interface ergonomique et intuitive ;
• disposer d’accès multi-appareils (PC, mobile, tablette) ;
• être équipée d’un moteur de recherche performant (OCR, filtres avancés).

Un SAE efficace, par contre doit permettre :

• import et une classification facile des archives ;
• indexation claire pour retrouver rapidement un document ancien ;
• gestion centralisée des règles de conservation et suppression automatique des fichiers obsolètes.

Une GED est plus intuitive, car elle est conçue pour une utilisation quotidienne. Un SAE est par contre plus rigide, mais essentiel pour un archivage conforme.

GED ou SAE : conformité aux réglementations

Les obligations légales imposent des règles strictes en matière de gestion documentaire. Les entreprises doivent respecter des normes pour garantir la valeur probante des documents archivés et la protection des données personnelles. Plus concrètement, elles doivent respecter des normes comme :

• ISO 14641-1 & NF Z42-013 : normes de l’archivage numérique sécurisé ;
• RGPD : protection des données personnelles et droit à l’oubli ;
• EIDAS : réglementation européenne sur la signature électronique.

Une GED permet de gérer des documents courants, mais ne garantit pas toujours une valeur légale en cas de litige. Un SAE respecte des normes strictes et assure la traçabilité et la validité des archives sur plusieurs années. Si votre entreprise doit prouver la conformité légale de ses archives, un SAE est indispensable.

Coût et ROI d’une solution de gestion documentaire et d’archivage

Investir dans une GED ou un SAE, combien ça coûte ? Le prix d’une solution varie selon les fonctionnalités, le mode de déploiement (SaaS ou on-premise) et le volume de documents gérés.

Critères	GED	SAE
Coût d’installation	Faible à modérer (abonnement mensuel SaaS ou achat de licence)	Élevé (infrastructure de stockage et conformité légale)
Maintenance & mises à jour	Inclus en mode SaaS	Souvent plus coûteux
ROI	Rapide grâce aux gains de productivité	Long terme, mais crucial pour la conformité et la sécurité
Gain financier	Moins de papier, temps optimisé	Évite des amendes et pertes de documents légaux

Une GED est donc plus rentable immédiatement, mais un SAE prévient des risques juridiques coûteux. En les mettant en place, vous n’aurez pas à traiter le vrac numérique.

Quels types de documents allez-vous gérer ? Quelle est la durée de conservation requise ? Avez-vous besoin d’un système collaboratif ? Votre entreprise est-elle soumise à des obligations légales strictes ? Quel est votre budget ?

Ce sont les questions à se poser avant de choisir une solution une GED ou un SAE. En évaluant ces critères clés, vous pourrez choisir la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise.

Peut-on combiner GED et SAE ?

Loin d’être opposés, la GED et le SAE peuvent fonctionner ensemble pour offrir une gestion documentaire complète et optimisée. Cette combinaison permet de fluidifier les processus documentaires tout en garantissant la conformité légale et la conservation à long terme.

Dans cette section, nous verrons comment intégrer une GED et un SAE efficacement. Quels bénéfices en tirer et quels sont les cas pratiques de solutions hybrides adaptées aux entreprises ?

Comment intégrer une GED et un SAE pour une gestion documentaire efficace ?

L’intégration d’une GED et d’un SAE permet d’assurer la continuité du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage définitif. Pourquoi combiner GED et SAE ?

La GED est idéale pour la gestion des documents en cours d’utilisation, la collaboration et le partage. Le SAE assure une conservation sécurisée et conforme aux exigences légales. Une approche intégrée permet d’automatiser le transfert des documents entre les deux systèmes, en appliquant des règles spécifiques pour garantir la traçabilité et la conformité.

Plus spécifiquement, une solution GED+ SAE permet de :

• réduire les redondances et centraliser les informations ;
• optimiser les processus documentaires ;
• respecter les exigences réglementaires ;
• améliorer la traçabilité ;
• gagner du temps et réduire les coûts.

Par exemple, une entreprise dans le domaine des finances gérera ses contrats clients dans une GED pour les mises à jour. Elle va ensuite transférer automatiquement les versions finales de ces documents dans le SAE pour une conservation légale.

Cas pratiques : solutions hybrides pour répondre aux exigences des entreprises

Chaque secteur a des besoins spécifiques. Voici deux exemples d’intégration GED + SAE adaptés aux entreprises :

1. Entreprises et administrations publiques : archivage légal et conformité

Problème : une collectivité doit conserver des documents pendant plusieurs décennies pour des raisons légales. La solution consistera à opter pour :

• GED: gérer les documents courants (contrats, arrêtés, décisions) ;
• SAE : archiver les documents réglementaires (actes officiels, pièces comptables).

L’avantage d’un tel choix est qu’il assure une traçabilité totale et la conformité aux réglementations ISO et NF Z42-013.

2. Secteur médical : dossiers patients et archivage sécurisé

Problème : les hôpitaux doivent gérer des dossiers patients volumineux et respecter le RGPD. L’archiviste recruté au sein d’un hôpital optera pour :

• GED: gérer les dossiers actifs et permettre un accès rapide aux médecins ;
• SAE : archiver légalement les dossiers après un certain délai.

Compte de la sensibilité des dossiers patients, il doit aussi à rédiger un plan de gestion des risques informationnels.

Lire aussi : gérer les archives hospitalières : entre trésors sensibles et défis numériques

Critères	GED	SAE	GED + SAE (Hybride)
Objectif	Gestion et partage des documents	Archivage et conservation sécurisée	Optimisation complète
Stockage	Modifiable et collaboratif	Figé et sécurisé	Automatisation des flux
Sécurité	Contrôle des accès utilisateurs	Protection légale et immuabilité	Protection avancée
Conformité	Bonnes pratiques documentaires	Normes ISO 14641-1, NF Z42-013, RGPD, eIDAS	Respect total des obligations
Coût	Abordable	Plus élevé	Rentable sur le long terme
Idéal pour	Entreprises nécessitant une gestion quotidienne	Secteurs avec exigences réglementaires strictes	Toute organisation voulant une gestion documentaire efficace

En intégrant GED et SAE, les entreprises peuvent structurer efficacement leurs flux documentaires, garantir la conformité et améliorer la productivité.

Les meilleures pratiques pour optimiser sa gestion documentaire et son archivage électronique

Pour optimiser la gestion documentaire et l’archivage électronique, il est essentiel d’automatiser le traitement des documents, d’assurer leur sécurité et conformité et de choisir une solution adaptée aux besoins de l’entreprise.

Dans cette section, nous comparerons plusieurs solutions GED et SAE disponibles sur le marché. Nous analyserons également les différences entre les solutions cloud et on-premise afin d’aider les entreprises à faire le meilleur choix.

Automatiser la gestion des documents et des archives

L’automatisation de la gestion documentaire et de l’archivage numérique permet aux entreprises de gagner en efficacité, d’assurer une traçabilité optimale et de garantir la conformité aux réglementations. Une bonne stratégie repose sur un workflow documentaire structuré et une indexation intelligente des documents pour un accès rapide et sécurisé.

Un workflow documentaire est un processus automatisé qui définit le parcours d’un document dans l’entreprise, depuis sa création jusqu’à son archivage. Il assure un traitement fluide, en évitant les pertes d’information et en optimisant la collaboration. Pour automatiser un workflow documentaire, il faut :

• définir les types de documents et leurs cycles de vie ;
• déterminer les acteurs et niveaux de validation ;
• paramétrer des règles de routage automatique ;
• intégrer des signatures électroniques et un suivi en temps réel ;
• archiver automatiquement les documents validés dans un SAE.

Par ailleurs, l’indexation et la classification des documents sont aussi essentielles pour retrouver rapidement une information sans perdre de temps. Une bonne organisation permet de réduire les erreurs, d’améliorer la gestion de l’information et d’assurer une meilleure sécurité des données.

Pour uneindexation efficace, il est essentiel de :

• mettre en place une nomenclature claire et homogène (exemple de format : [Année]_[Service]_[TypeDocument]_[Numéro] ;
• utiliser des métadonnées standardisées ;
• automatiser la classification via l’intelligence artificielle [OCR, reconnaissance sémantique] ;
• paramétrer des droits d’accès par niveau de sensibilité.

L’automatisation de la gestion documentaire et de l’archivage permet donc de gagner du temps, de sécuriser les documents et d’optimiser les processus internes. En choisissant une solution adaptée, votre entreprise améliorera sa productivité et renforcera sa gouvernance documentaire.

Assurer la sécurité et la conformité des documents

La gestion documentaire et l’archivage numérique impliquent la manipulation de données souvent sensibles et stratégiques. Pour garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur pérennité, les entreprises doivent mettre en place des mécanismes de sécurité robustes et respecter les exigences réglementaires en vigueur.

L’une des premières étapes pour sécuriser la gestion documentaire est la mise en place d’un système de contrôle des accès. Tous les utilisateurs ne doivent pas avoir le même niveau de permissions sur les documents. Vous devez donc :

• définir des rôles et des permissions claires ;
• restreindre l’accès aux documents sensibles ;
• utiliser l’authentification à deux facteurs ;
• mettre en place une gestion centralisée des identités.

Parailleurs, la pérennité des documents numériques repose sur des protocoles de sauvegarde et des mécanismes de protection contre l’altération accidentelle ou malveillante. Comme mesures essentielles pour sécuriser les documents, pensez à :

• mettre en place de sauvegardes automatisées ;
• conserver plusieurs copies des fichiers sur différents supports ;
• activer des systèmes de détection des modifications suspectes et de chiffrement des documents ;
• utiliser l’horodatage des fichiers.

Même si une PME a mis en place une solution d’archivage efficace, elle n’est pas exempte d’une attaque par rançongiciel [ransomware]. Grâce à une sauvegarde externalisée et horodatée, elle pourra restaurer ses fichiers en quelques heures sans subir de perte majeure.

Enfin, vous devez aussi mettre un accent sur la traçabilité des documents numériques. La traçabilité documentaire est essentielle pour assurer une conformité légale et garantir l’authenticité des documents. Pour la réussir, il faut

• auditer les actions ;
• conserver les métadonnées essentielles ;
• mettre en place un archivage à valeur probante avec un SAE certifié.

En appliquant ces bonnes pratiques, vous garantissez la protection, la traçabilité et la conformité de vos documents numériques.

GED ou SAE : choisir une solution adaptée sur le marché

Le choix d’une solution de gestion documentaire et d’archivage électronique dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. Il est essentiel d’évaluer les fonctionnalités proposées, les critères de conformité, ainsi que le mode d’hébergement [cloud ou on-premise].

Solutions GED et SAE sur le marché : critères de comparaison

Avant d’opter pour un logiciel, il convient d’évaluer plusieurs critères clés pour garantir une gestion documentaire efficace et un archivage sécurisé. Voici quelques critères essentiels à prendre en compte :

• fonctionnalités proposées [Workflow, gestion des versions, indexation, traçabilité, automatisation des processus]
• sécurité et conformité [NF Z42-013, ISO 14641-1 RGPD] ;
• intégration avec d’autres logiciels [Compatibilité avec des ERP, CRM, outils de signature électronique et autres applications métiers] ;
• évolutivité et flexibilité ;
• ergonomie et facilité d’utilisation ;
• coût total et retour sur investissement [ROI].

Pour vous aider à choisir une solution GED ou SAE adaptée aux besoins de votre entreprise, voici une analyse comparative. Cette étude porte sur les principales solutions disponibles sur le marché.

Solution	Type	Points forts	Limites
Zeendoc	GED	Simplicité d’utilisation, conçu pour les PME	Fonctionnalités limitées pour grandes entreprises
DocuWare	GED	Automatisation avancée, intégration fluide	Coût élevé selon les besoins
Open Bee	GED	Interface conviviale, bonne collaboration	Part de marché plus faible
Microsoft SharePoint	GED	Intégration Microsoft, personnalisation	Complexité, coût de licence
M-Files	GED	Gestion par métadonnées, automatisation IA	Courbe d’apprentissage plus longue
Maarch	SAE	Open source, forte conformité réglementaire	Nécessite des compétences techniques internes
Everteam	SAE	Gouvernance avancée, gestion de l’information	Complexité de mise en œuvre
Xelians Archives Management	SAE	Expertise en archivage, conformité légale	Coût élevé, moins adapté à la gestion collaborative

Certaines solutions, comme DocuWare et Microsoft SharePoint, permettent d’associer gestion documentaire et archivage. Si votre priorité est la conformité légale et la conservation des documents, Maarch, Everteam ou Xelians Archives Management seront des options pertinentes.

Focus sur les solutions cloud vs on-premise

Le choix entre une solution cloud et une solution on-premise dépend de plusieurs facteurs, notamment la politique de sécurité, les contraintes budgétaires et les besoins en flexibilité.

Voici une étude comparative entre une solution cloud et une solution on-premise.

Critères	Cloud (SaaS)	On-Premise
Coût initial	Faible [abonnement mensuel]	Élevé [achat de licences et infrastructure]
Maintenance	Gérée par le prestataire	À la charge de l’entreprise
Accessibilité	Accès à distance, multi-appareils	Accès limité au réseau interne
Mise à jour	Automatique, inclus dans l’offre	Manuelle, nécessite des ressources IT
Sécurité	Dépend du fournisseur [certifications, chiffrement]	Contrôle total par l’entreprise
Conformité	Certification ISO, conformité RGPD garantie par l’éditeur	Nécessite une mise en conformité interne
Évolutivité	Extensible selon les besoins, stockage illimité	Capacité limitée par l’infrastructure locale

Une start-up optant pour une solution GED cloud bénéficie d’une solution économique et évolutive. Par contre, une entreprise du secteur bancaire privilégiera une solution on-premise pour garantir une protection maximale des données.

La GED et le SAE répondent à des besoins distincts en matière de gestion documentaire et d’archivage électronique. La GED facilite le classement, la recherche et la collaboration autour des documents actifs. Le SAE par contre garantit leur conservation à long terme en assurant intégrité, traçabilité et conformité légale.

Pour bien choisir sa solution, les entreprises doivent analyser leurs besoins. Adopter une stratégie documentaire efficace est essentiel pour accompagner la transformation digitale. L’intégration d’une GED et/ou d’un SAE permettra d’améliorer la productivité, d’optimiser la gouvernance de l’information et de garantir la conformité réglementaire.

Une solution bien choisie devient un véritable levier de performance et un atout stratégique pour l’entreprise. Et si vous avez aimé et désirez en savoir plus, contactez nous!