Vous avez décidé de passer à la dématérialisation des archives et des processus ? C’est génial, vous avez pris la bonne décision pour optimiser l’efficacité opérationnelle et la gestion de l’information de votre entreprise.
Néanmoins, vous êtes confronté à un problème majeur : que faire des archives papier originales une fois qu’elles ont été numérisées ?
La tentation de détruire ces documents physiques peut sembler logique. Mais elle soulève également des préoccupations importantes quant à la conformité légale, à la préservation de l’histoire institutionnelle et à la sécurité des données.
Doit-on détruire les archives papier après leur numérisation ? Quel sort réservé aux documents papier après leur numérisation ?
Dans cet article, nous allons vous donner une idée de quoi faire de vos documents papier post-dématérialisation.
Sommaire
Les avantages indéniables de la dématérialisation des archives
La valeur probante des documents numérisés : un atout essentiel
Que faire des documents papier après la dématérialisation des archives ?
Détruire les archives papier : un acte à ne pas prendre à la légère
Vers une gestion intégrée des archives papier et numérique : une stratégie optimale
Les avantages indéniables de la dématérialisation des archives
La dématérialisation des documents offre une multitude d’avantages qui vont bien au-delà de la simple conversion de documents papier en fichiers numériques. Cette transition permet une transformation significative dans la façon dont les entreprises gèrent et accèdent à leurs informations.
Efficacité et accessibilité accrues grâce à la dématérialisation des archives
Les archives papier peuvent être source de problèmes en matière d’accès et de gestion, surtout quand il s’agit d’un vrac archivistique. Les documents physiques peuvent être éparpillés dans différents endroits, ce qui rend leur localisation difficile et chronophage. De plus, la manipulation des archives papier peut entraîner des erreurs, des retards et des inefficacités dans les processus de travail.
Par contre, la dématérialisation des archives permet une recherche et un accès plus rapides aux informations. La numérisation offre la possibilité d’indexer, de classer et de rechercher électroniquement les documents. D’une part, la numérisation réduit considérablement le temps passé à localiser des informations spécifiques.
D’autre part, la dématérialisation permet d’automatiser la gestion des documents. Cela réduit considérablement le temps consacré à la classification et au stockage.
De plus, avec la dématérialisation, vous n’avez plus besoin de photocopier ou de scanner des documents. Vous pouvez partager par e-mail, via des plateformes collaboratives ou des portails web sécurisés vos archives numériques.
Les employés peuvent ainsi accéder aux archives numériques de n’importe où. Cela facilite le travail à distance et la collaboration entre les équipes.
Sécurité et protection renforcée des données sensibles numérisées
La dématérialisation des archives renforce la sécurité et la protection des données. La protection des documents numériques peut se faire par :
- mots de passe ;
- droits d’accès ;
- systèmes de cryptage avancés.
Ces mesures de protection avancées permettent de limiter l’accès uniquement aux personnes autorisées. Par ailleurs, les archives numériques sont moins vulnérables aux vols, aux incendies et aux inondations que les documents papier.
La dématérialisation de vos archives vous permettra de ne pas vous retrouver dans le cas de l’université de Dakar. 70 ans de fonds d’archives de l’université étaient partis en fumée à la suite d’une manifestation civile.
De plus, grâce à des solutions de sauvegarde automatiques et sécurisées, la perte de données se minimise en cas de sinistre ou de panne informatique.
Durabilité environnementale favorisée par la dématérialisation des archives : agir pour la planète
La transition vers des archives numériques contribue à la durabilité environnementale. Elle réduit la consommation de papier et les déchets associés. Moins de documents papier signifient moins d’arbres abattus. La dématérialisation contribue ainsi à la préservation des forêts et à la lutte contre le changement climatique.
Par ailleurs, la production, le transport et le stockage de documents papier génèrent des émissions de CO2 importantes. Moins de papier signifie donc moins d’émissions de carbone liées à la production, au transport et à l’élimination du papier.
La dématérialisation permet de réduire significativement ces émissions. Par conséquent, en optant pour la dématérialisation, votre entreprise réduit son empreinte écologique et contribue à la préservation de l’environnement.
Vous vous inscrivez donc dans une démarche de développement durable par une gestion documentaire durable.
Réduction significative de l’encombrement et optimisation de l’espace de stockage
Fini les classeurs volumineux et les salles d’archives encombrées. La dématérialisation des archives libère de l’espace physique précieux en réduisant l’encombrement lié aux documents papier. Les archives numériques ne nécessitent aucun espace de stockage physique.
Avec la dématérialisation, votre entreprise va ainsi optimiser l’utilisation de son espace de bureau. Elle va se débarrasser des armoires de classement et des étagères remplies de dossiers. Les précieux mètres carrés libérés peuvent ainsi être pour des activités plus productives ou pour améliorer le bien-être des collaborateurs.
Cette réduction de l’encombrement permet également d’améliorer l’organisation et la circulation au sein de l’environnement de travail.
La valeur probante des documents numérisés : un atout essentiel
La numérisation des documents peut être une solution pour simplifier la conservation des archives. Mais vous devez vous assurer que les copies numériques ont la même valeur probante que les originaux papiers.
Qu’est-ce que la valeur probante ? La valeur probante d’un document est sa capacité à faire foi en justice. En d’autres termes, un document probant est un document qui est utilisable comme preuve devant un tribunal.
En France, la valeur probante des documents numérisés est régie par l’article 1366 du Code civil, qui stipule que : « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Pour qu’un document numérisé ait la même valeur probante qu’un document papier, il doit respecter trois conditions. Premièrement, l’identification de l’auteur doit être possible avec comme garantie que le document n’a pas fait l’objet de modification depuis sa création.
Deuxièmement, le document doit être complet, intègre et exact. Troisièmement, le système de numérisation et de conservation des documents doit être fiable et sécurisé.
Plusieurs techniques pour garantir la valeur probante des documents numérisés existent, telles que :
- signature électronique ;
- timestamping;
- horodatage ;
- certification électronique ;
- utilisation d’un scanner de qualité ;
- mise en place d’un système de conservation sécurisé.
Le choix de la technique la plus appropriée dépend de plusieurs facteurs. Ces facteurs sont entre autres le type de documents, les besoins spécifiques de l’entreprise et les exigences légales.
La numérisation des documents peut être une solution pour simplifier la conservation des archives, mais vous devez vous assurer que les copies numériques ont la même valeur probante que les originaux papiers.
Que faire des documents papier après la dématérialisation des archives ?
Après avoir dématérialisé leurs archives, les entreprises se retrouvent souvent avec des documents papier dont elles doivent décider du sort. Plusieurs options s’offrent à vous pour gérer ces archives physiques restantes de manière efficace.
Vous pouvez conserver vos documents sur site, les externaliser ou procéder à une numérisation sélective.
Conservation sur site : sécuriser les archives physiques
La conservation des archives physiques sur site consiste à conserver les documents papier dans les locaux de l’entreprise ou dans des entrepôts dédiés. Cette option présente à la fois des avantages et des inconvénients.
D’une part, la conservation sur site des archives vous permet de conserver un contrôle total sur vos archives. Vous pouvez y accéder facilement en cas de besoin. Elle permet aussi de maintenir la confidentialité des informations sensibles, en évitant le partage avec des tiers.
Dans certains cas, la loi peut exiger la conservation de certains documents originaux sur papier. La conservation des archives papier vous permet donc de respecter ces obligations légales. Elle permet aussi de préserver le patrimoine de l’entreprise pour les documents qui ont une valeur historique ou symbolique.
Néanmoins, la conservation des archives sur site a aussi des inconvénients. Vous aurez à payer indirectement pour l’espace de stockage, la maintenance des installations et la sécurité.
Vos locaux de conservation peuvent toujours être, sujets aux risques de
- vol ;
- incendie ;
- dégâts d’eau.
Tous ces facteurs peuvent compromettre la sécurité des archives de votre entreprise. Si vous décidez quand même de conserver vos documents sur site, pensez à utiliser des stratégies pour minimiser les coûts et les risques. Vous pouvez par exemple :
- optimiser l’espace de stockage ;
- investir dans la sécurité ;
- externaliser les tâches non-essentielles ;
- réévaluer périodiquement la pertinence de conserver les archives sur site ;
- numériser les documents les plus fragiles ou sensibles pour les protéger.
La conservation sur site peut être une option viable pour les archives physiques post-dématérialisation si elle est bien planifiée et gérée. Vous pouvez ainsi gérer efficacement vos documents administratifs.
Externalisation dans un centre d’archivage : une solution experte et fiable
Externaliser les archives physiques dans un centre d’archivage est une option courante pour de nombreuses entreprises après la dématérialisation de leurs documents.
L’externalisation de vos archives physiques offre divers avantages en matière de gestion et de sécurité des archives. Mais, vous devez bien choisir votre prestataire d’archivage et vous assurer de la sécurité et de la confidentialité des documents.
Les prestataires d’archivage offrent une gamme de services spécialisés pour la gestion des archives physiques. La sécurité et la confidentialité des données et des documents constituent leurs priorités absolues.
Ils mettent à cet effet en œuvre des mesures rigoureuses pour protéger les informations sensibles. Les sociétés d’archivage sont équipées de systèmes de sécurité avancés tels que la surveillance 24 h/24, les contrôles d’accès et les alarmes incendie. Ces mesures garantissent la sécurité de vos documents.
En outre, les tiers-archiveurs effectuent un inventaire détaillé de tous les documents déposés et fournissent des outils de suivi. Cela facilite la localisation rapide des archives lorsque cela est nécessaire. Ils assurent aussi la collecte des archives auprès de l’entreprise cliente et leur transfert sécurisé vers le centre d’archivage.
À la fin de la période de conservation, les sociétés d’archivage proposent des services de destruction sécurisée des documents conformément aux réglementations en vigueur. Pour choisir votre tiers-archiveurs, vous devez vous renseigner sur :
- certification du prestataire d’archivage ;
- mesures de sécurité mises en place pour protéger vos archives ;
- conditions d’accès aux archives ;
- respect des normes strictes, telles que NF Z 40-350, NF Z 42-013 et ISO 14721 ;
- respect de la confidentialité des documents ;
- coûts des services proposés.
La prise en compte de ces critères et une comparaison des offres des différents prestataires vous aideront à choisir la solution d’archivage la plus adaptée à vos besoins.
Numérisation sélective : combiner les avantages du numérique et du papier
La numérisation sélective est une approche stratégique pour gérer les archives physiques après la dématérialisation. Elle consiste à identifier et à numériser uniquement les documents physiques qui doivent être conservés pour des raisons légales, historiques ou de valeur intrinsèque.
Cette approche permet de réduire les coûts et les efforts associés à la gestion des archives tout en préservant l’intégrité des informations essentielles.
Vous devez mener une analyse approfondie pour déterminer quels documents doivent être conservés sous forme physique. Ceci peut être fait en fonction de plusieurs facteurs :
- valeur légale et réglementaire ;
- valeur historique et culturelle ;
- fréquence d’utilisation ;
- valeur intrinsèque.
Une fois les documents nécessitant une conservation physique identifiés, vous devez mettre en œuvre un processus de numérisation sélective efficace. En premier, vous devez déterminer un ordre de priorité pour la numérisation en fonction de la valeur et de l’importance des documents. Commencez par les plus critiques.
Ensuite, choisissez les technologies de numérisation appropriées en fonction du type de documents à numériser. Tenez compte de facteurs tels que la qualité d’image, la vitesse de numérisation et la compatibilité des formats de fichiers.
À la suite, mettez en place la meilleure solution d’archivage électronique pour organiser, stocker et sécuriser les archives numérisées de manière efficace. Assurez-vous que la solution permet une recherche rapide et précise des documents et une gestion des versions pour garantir l’intégrité des informations.
Si vous optez pour la numérisation sélective de vos documents, assurez-vous de :
- définir des critères de sélection clairs et précis ;
- impliquer les parties prenantes clés dans le processus de décision ;
- documenter le processus de numérisation et de gestion des archives numériques.
En suivant ces conseils, vous pouvez garantir que vos archives physiques et numériques sont conservées de manière sûre et efficace.
Détruire les archives papier : un acte à ne pas prendre à la légère au cours de la dématérialisation des archives
La destruction des archives papier après la dématérialisation peut être confrontée à plusieurs défis. Vous avez décidé d’éliminer, de broyer, de déchiqueter ou d’incendier vos documents après leur numérisation. Vous devez néanmoins prendre en compte avec soin diverses contraintes légales et réglementaires strictes.
Contraintes légales et réglementaires liées à la destruction des archives : respecter les obligations en vigueur
Les entreprises doivent se conformer à un ensemble complexe de lois et de réglementations concernant la conservation et la destruction des documents. Elles varient en fonction du secteur d’activité et de la nature des informations contenues dans les archives.
Certains secteurs, tels que la finance, la santé et les services juridiques, sont soumis à des exigences spécifiques en matière de conservation des documents. Par exemple, la durée de conservation minimum est de :
- 20 ans pour les dossiers médicaux après la fin du traitement du patient ;
- 10 ans pour les factures et les relevés de compte ;
- 30 ans pour les contrats et les actes juridiques.
Certains documents peuvent être conservés indéfiniment. La destruction d’archives papier avant la fin de la période de conservation légale peut entraîner de graves conséquences comme :
- sanctions financières ;
- responsabilité pénale ;
- atteinte à la réputation ;
- perte de preuves.
Il est donc essentiel de s’assurer de respecter les exigences légales et réglementaires avant de détruire des archives papier. En ignorant ces contraintes, vous risquez de vous exposer à des conséquences juridiques et financières graves.
Dans tous les cas, vous devez prendre les dispositions pour une destruction sécurisée de vos archives.
Importance historique et culturelle : préserver la mémoire collective
La destruction des archives papier après la dématérialisation soulève des préoccupations importantes liées à leur valeur historique et culturelle. Elle nécessite une attention particulière pour préserver la mémoire institutionnelle et le patrimoine.
En effet, les archives papier constituent une source irremplaçable d’informations sur le passé d’une organisation, d’une communauté ou d’une famille. Elles permettent de retracer l’histoire, de comprendre les événements et les décisions qui ont façonné le présent. Elles servent aussi à préserver la mémoire collective.
La destruction prématurée des archives papier peut donc entraîner la perte irrémédiable d’informations précieuses et de patrimoine culturel. Certaines informations contenues dans ces documents peuvent ne pas être facilement remplaçables ou reproductibles. C’est le cas notamment des documents originaux, des correspondances historiques, des rapports annuels et des archives photographiques.
La perte de ces documents peut donc compromettre la capacité de l’entreprise à retracer son histoire et à préserver son héritage pour les générations futures.
Vous devez donc prendre en compte la valeur historique et culturelle des archives papier avant de les détruire. À défaut, vous pouvez en faire don aux Archives nationales qui les conserveront et les mettront à la disposition du public.
Risques liés à la dématérialisation exclusive : anticiper les dangers potentiels
Si la dématérialisation des archives papier offre de nombreux avantages, elle n’est pas sans risques. La destruction des archives physiques après numérisation peut exposer l’entreprise à de graves dangers.
Premièrement, les données numériques sont susceptibles d’être exposées à des pannes techniques, des erreurs humaines, des cyberattaques et des virus informatiques. En cas de défaillance du système ou de violation de sécurité, les archives numériques peuvent être altérées, corrompues ou même perdues. Cela compromet ainsi l’intégrité et la disponibilité des informations.
En cas de perte de données numériques, la restauration des archives peut être longue et coûteuse, voire impossible. Pour atténuer les risques liés à la dématérialisation exclusive, il est crucial de maintenir une copie de sauvegarde des archives papier.
Ces copies de sauvegarde servent de source de données fiable en cas d’urgence ou de catastrophe. Elles permettent à l’entreprise de récupérer rapidement les informations nécessaires pour assurer la continuité des activités.
L’élaboration d’un plan de mesures d’urgence et de sauvegarde des archives vous aidera aussi dans ce sens.
La copie numérique : un double fiable, mais pas suffisant
Pour qu’une copie numérique remplace l’original, elle doit être fidèle et conservée dans un système sécurisé. La norme NFZ 42-013 garantit la fiabilité de la copie, tandis qu’un Système d’archivage électronique (SAE) à vocation probatoire assure sa sécurité.
Si la loi autorise la destruction des originaux sous certaines conditions, prudence est de mise. Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) impose un audit et une analyse de risque juridique avant toute destruction.
Détruire n’est pas toujours la meilleure solution. La conservation numérique peut s’avérer coûteuse pour les documents peu consultés.
Une destruction systématique des originaux n’est pas la solution miracle. La conservation des deux versions, papier et numérique, peut s’avérer judicieuse pour les documents sensibles ou à fort enjeu économique.
Avant de vous lancer tête baissée dans la destruction des originaux, une analyse approfondie s’impose donc. L’évaluation des coûts intégrés sur la durée de conservation et la prise en compte des risques liés à la perte des documents sont des étapes incontournables.
Vers une gestion intégrée des archives papier et numérique : une stratégie optimale pour une dématérialisation des archives réussie
La mise en place d’une stratégie de gestion intégrée des archives papier et numérique commence par l’élaboration de politiques claires et cohérentes.
Ces politiques doivent définir les règles et les procédures à suivre pour la gestion de l’ensemble du cycle de vie des archives. Elles doivent prendre en compte la gestion des archives de leur création à leur destruction.
Élaboration de politiques claires et cohérentes de gestion des archives
Il est essentiel de définir des critères clairs pour évaluer la valeur et l’utilité des archives pour garantir une gestion intégrée réussie. Ces critères sont entre autres la pertinence opérationnelle, la valeur légale et réglementaire, et l’importance historique.
Cela permet de prendre des décisions éclairées sur la conservation ou la destruction des documents. Une fois les critères de détermination établis, vous devez mettre en place des processus de destruction sécurisés et conformes.
Ils permettront d’éliminer les archives papier obsolètes ou non-nécessaires. Ces processus doivent garantir la confidentialité et l’intégrité des informations. Ils doivent respecter les obligations légales et réglementaires en matière de conservation et de destruction des documents.
Il est important de consulter un avocat ou de recruter un archiviste pour s’assurer que les politiques sont conformes aux exigences en vigueur. L’archiviste vous aidera aussi à élaborer la charte d’archivage électronique de votre entreprise.
Intégration de systèmes de gestion des documents pour une centralisation efficace
Pour une gestion optimale de vos archives papier et numérique, pensez à utiliser des solutions de gestion des documents (SGD). Elles constituent une composante essentielle de la gestion intégrée des archives.
Les solutions de gestion des documents (SGD) sont des logiciels qui permettent de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents. Les SGD utilisent des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’apprentissage automatique. Avec ces fonctionnalités des SGD, vous pouvez automatiser la :
- classification des documents (type, contenu et date de création) ;
- recherche des documents (par mot-clé, par date, par type et par d’autres critères) ;
- gestion des versions des documents.
La centralisation des données constitue un autre avantage clé des SGD. Les SGD :
- facilitent l’accès aux documents ;
- assurent la cohérence des informations ;
- simplifient la collaboration ;
- renforcent la sécurité.
Les SGD peuvent donc être un outil précieux pour vous, pour la gestion de vos archives papier et numériques. Le choix d’une solution d’archivage doit dépendre des besoins spécifiques de l’organisation.
Formation du personnel et sensibilisation aux enjeux de la gestion documentaire
Le succès d’une stratégie de gestion intégrée des archives papier et numériques dépend de la participation active de l’ensemble du personnel. La formation du personnel et la sensibilisation sont des éléments clés pour assurer une gestion intégrée réussie des archives papier et numériques.
Elles garantissent que les employés comprennent les processus, les outils et les enjeux associés à la gestion de l’information. Vous devez sensibiliser le personnel à l’importance de la gestion des archives physiques et numériques.
La mise en évidence des risques associés à une mauvaise gestion de l’information et des avantages d’une approche organisée et cohérente est importante. Les employés doivent être formés sur l’utilisation des solutions de gestion des documents (SGD) et des processus de gestion des archives.
Cette formation doit couvrir les aspects suivants :
- classification des documents ;
- recherche des documents ;
- gestion des versions des documents ;
- utilisation des outils de collaboration ;
- destruction sécurisée des archives ;
- respect des règles de sécurité.
La formation du personnel et la sensibilisation aux enjeux de la gestion des archives sont essentielles. Elles sont importantes pour garantir le succès d’une stratégie de gestion intégrée des archives papier et numérique.
En conclusion, la dématérialisation des archives offre de nombreux avantages, mais elle ne signifie pas nécessairement la destruction des archives papier. La meilleure approche consiste à adopter une stratégie de gestion intégrée des archives papier et numériques.
En suivant ces conseils, vous pouvez gérer vos archives de manière efficace et sécurisée, tout en préservant la mémoire institutionnelle et le patrimoine culturel. N’oubliez pas que la destruction des archives papier est un acte irréversible.
Et si vous souhaitez recevoir plus d’astuces pour une gestion optimale de vos archives, abonnez-vous à notre newsletter.
