Plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives : pourquoi et comment en élaborer ?

Nul n’est à l’abri d’un sinistre. Mais quand il survient, la nécessité de prendre des mesures idoines pour la contenir et vite sortir de situation de crise est primordiale. Le plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives constitue l’un des outils les plus importants de gestion des archives.

Cet outil de préservation des archives en cas d’événement critique n’est pas malheureusement connu comme le cadre de classement ou le tableau de gestion.

Qu’est-ce qu’un plan de mesure d’urgence et de sauvetage des archives ? Comment met-on en place un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

Dans cet article, je te livre le nécessaire à savoir sur le plan de mesure d’urgence.

Plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives : pourquoi et comment en élaborer ?

Pourquoi est-ce nécessaire de se doter d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

Quel est l’objectif général d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

Institutions d’archives : quels risques ou sinistres encourus ?

Quels sont les éléments constitutifs d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

Quoi sauver en cas de sinistre dans un service d’archives ?

Quels matériels utilisés en cas de sinistre dans un service d’archives ?

Pourquoi est-ce nécessaire de se doter d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

La notion de plan de mesures d’urgence ne vous ait certainement pas totalement nouveau. C’est une mesure que déclenchent souvent les gouvernements en cas de catastrophes naturelles. Plus concrètement, le plan de mesures d’urgence représente l’ensemble des consignes, procédures et moyens qui permettent d’intervenir en cas d’urgence.

Il permet aux équipes d’intervention et aux usagers de savoir quels comportements adoptés rapidement en cas de sinistre. Le plan de mesure d’urgence et de sauvetage des archives constitue un élément primordial pour une meilleure préservation des archives.

À l’instar, d’être un guide en cas de sinistre, le plan de mesures d’urgence présente divers autres avantages. Il permet entre autres la :

• détection des risques passés inaperçus qui peuvent aggraver une situation d’urgence ;
• mise à jour des lacunes ;
• sensibilisation à la sécurité.

Le plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives souligne l’engagement de l’organisation envers la sécurité de ses employés. Un sinistre dans un service d’archives est un événement inattendu et imprévisible qui peut survenir à n’importe quel moment.

Quand il survient, une préparation aux catastrophes pour les archives en amont permet de prendre les meilleures décisions. Le sinistre peut beaucoup influencer le travail du personnel et celui des usagers et endommager les collection d’archives.

Un service d’archives qui ne dispose pas de mesures d’urgence pour les archives encourt d’importants risques. L’incendie récent de la faculté des lettres de l’Université de Dakar en est un exemple.

Quel est l’objectif général d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

En situation d’interventions immédiates, le manque de temps, de ressources et de personnel qualifié peut altérer le jugement. À eux s’ajoute le stress généré par l’événement. Mais, quand chaque membre de l’équipe sait quoi faire face au sinistre, sa gestion devient plus facile.

L’objectif principal d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives est d’être prêt. Il permet de se préparer à :

• déterminer les probabilités qu’un sinistre survienne ;
• évaluer les moyens ou ressources disponibles pour la maîtrise ou la prévention des risques pour les archives ;
• amoindrir les dommages causés aux bâtiments, à l’équipement et aux stocks ;
• avancer la reprise des activités normales ;
• anticiper les accidents mortels et les blessures.

Plus spécifiquement, le protocole de sauvetage des documents d’archives permet de déterminer et de prévoir quand se produit un sinistre. Il poursuit plus concrètement cinq objectifs quand le sinistre survient :

• alerter en cas de situation d’urgence ;
• évacuer urgemment les archives en situation de crise et coordonner les interventions ;
• prioriser, sauver et récupérer les documents ;
• restaurer les archives ;
• stabiliser et réintégrer les documents.

Mettre en place des stratégies de préservation des archives en cas d’urgence permet donc d’anticiper la survenance de sinistres.

Institutions d’archives : quels risques ou sinistres encourus ?

Les sinistres qui peuvent survenir dans un service d’archives sont deux ordres. Certains sinistres sont naturels et d’autres non naturels.

Les sinistres naturels ne sont pas les mêmes partout dans le monde. Ils varient en fonction des conditions géographiques de la zone. Les sinistres naturels qui peuvent causer des dégâts dans un service d’archives les :

• tremblements de terre ;
• inondations ;
• éruptions volcaniques ;
• orages et tempêtes (pluie, vent, foudre, neige) ;
• agents biologiques (insectes, contamination par micro-organismes, rongeurs,

Les sinistres non naturels sont ceux qui découlent des actions de l’homme. Ils surviennent par négligence ou par volonté l’homme. Parmi les sinistres naturels, nous pouvons citer :

• incendie ;
• effondrement de bâtiment ;
• défaillance structurelle majeure ;
• déversement de liquides inflammables ;
• panne d’électricité ;
•  dégâts des eaux.

À l’instar de ces sinistres non naturels, nous avons aussi le vol, le vandalisme, les faits de guerre et les actes de terrorisme.

La possibilité que la survenance d’un sinistre en déclenche d’autres existe aussi. Une explosion peut par exemple facilement provoquer l’effondrement d’un bâtiment et un incendie.

Quels sont les éléments constitutifs d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives ?

Un plan de mesure d’urgence et de sauvetage des archives comprend essentiellement trois choses. En premier, il décrit les situations de catastrophes et les scénarios d’urgence possible. À ceux-ci, sont ajoutés ou documentés les conséquences, marches et mesures à suivre.

Ensuite, un plan de mesure d’urgence présente une liste détaillée de toutes les personnes appelées à intervenir, leurs rôles et responsabilités. Sont aussi documentés leurs coordonnés et numéros de téléphone.  

Ces personnes sont entre autres :

• employés qui ont une bonne connaissance des tâches ;
• responsable de la sécurité ;
• représentant syndical, le cas échéant ;
• employés qui ont de l’expérience en matière d’enquête ;
• experts « externes » ;
• représentant du service d’incendie, de la municipalité, des services ambulanciers ou du service de police.

Définir les rôles de chaque membre de l’équipe contribuera à diminuer les erreurs éventuelles et à rendre meilleur le travail d’équipe. Le responsable d’équipe pourra ainsi se consacrer uniquement à la situation et non à donner des ordres. Chaque membre du personnel a déjà une certaine connaissance de ce qu’il doit faire.

Le troisième élément qui compose le plan de mesures d’urgence et sauvetage des archives est les plans d’étage. Les plans d’étage servent à indiquer les voix d’évacuations et de canalisations de service.

La gestion des situations d’urgence en archives est un travail méthodique qui nécessite beaucoup d’organisation et de planification. Bonne communication, exercices réguliers et formation faciliteront la bonne mise en application du plan, peu importe le sinistre.

Quoi sauver en cas de sinistre dans un service d’archives ?

La préservation des documents d’archives en situation de crise nécessite la prise de décision importante et cruciale. Le choix le plus difficile, est de choisir quoi sauver ou quoi prioriser en cas de sinistre. Établir une liste des collections ou archives à sauver en priorité est la tâche la plus difficile.

En absence de choix à l’avance, le hasard se chargera de le faire. À chaque étape, la nécessité de choisir les documents précieux et importants est importante. Ces documents doivent avoir une étiquette spéciale. Cette étiquette permettra aux pompiers de vite les identifier.

La liste par local ne doit pas avoir plus de cinquante documents précieux. Les pompiers ne peuvent pas assurer la sécurité des archives en situation d’urgence au-delà de ce nombre en cas d’incendie.

Quels matériels utilisés en cas de sinistre dans un service d’archives ?

La récupération des archives endommagées en situation critique nécessite l’usage d’outils spécifiques. Les outils à utiliser en cas de sinistre varient d’un sinistre à un autre. En général et surtout en cas d’inondation, les outils à utiliser pour sauver les archives sont entre autres :

• sceaux ;
• serpillières ;
• balais-raclette ;
• rouleau de papier absorbant ;
• lampe de poche et lampe de poche frontale ;
•  éponges naturelles.

D’autres outils tels qu’un appareil photo jetable, des pochettes plastiques, paires de bottes, chariots, diable, ventilateurs, déshumidificateurs seront aussi utiles.

L’évacuation des archives mouillées nécessitera l’usage de rouleaux de scotch marron, cartons solides, sacs de congélation et feutres indélébiles.

Par ailleurs, le rétablissement des archives après un désastre peut aussi nécessiter l’utilisation de :

• gants latex ;
• sèche-cheveux ;
• thermohygromètres ;
• masques contre la poussière ;
• radiateur à bain d’huile ;
• pinces à linge plastique ;
• etc.

Le plan de continuité des opérations pour les archives permettra de revenir à la normale.

Mieux vaut prévenir que guérir. Si votre service d’archives ne dispose pas d’un plan de mesures d’urgence et de sauvetage des archives, vous savez quoi faire. France bouclier bleu, a prévu une formation et des ressources documentaires à la gestion d’urgence pour les archivistes.

Une chose importante, en cas de sinistre, votre priorité absolue sera de sauver les personnes et de sécuriser ensuite, les archives patrimoniales.