Pourquoi recruter un archiviste : top 5 raisons ?

Vous êtes responsable d’entreprise ou responsable des ressources humaines ? Vous vous demandez pourquoi recruter un professionnel pour la gestion de vos documents ? Appeler encore records manager, conservateur, gestionnaire de document, etc., l’archiviste est un acteur essentiel au sein du maillon administratif. Recruter un archiviste, c’est opter pour l’efficacité et la bonne gestion. Comment ?

Dans cet article, vous trouverez en quoi recruter un archiviste représente un atout considérable pour toute administration.

 Recruter un archiviste pour avoir un accès rapide à l’information

Au XXIe siècle, que ce soit en France ou ailleurs, avoir l’information ne suffit plus. Elle doit être disponible à temps et au moment opportun. La bonne gestion des documents, de l’information est devenue un enjeu stratégique.

Tout d’abord, recruter un professionnel de gestion des archives, c’est opter pour la mise en place d’une bonne politique de gestion de l’information. La politique d’archivage constitue une aide considérable à la prise de décisions, de stratégies ou encore d’orientations. L’administration produit ou reçoit chaque jour une masse importante de documents dans le cadre de ses activités.

 En effet, la création, la gestion et la conservation du patrimoine informationnel doivent se faire méthodiquement. L’information essentielle doit être disponible et accessible de façon efficace. L’archiviste par son travail rend ses collègues plus efficaces.

En outre, chaque agent perd en moyenne une heure par jour dans la recherche d’un document. Ce temps perdu constitue une perte énorme pour l’administration. L’accès à un document est facile quand il a fait l’objet d’un bon classement. L’archiviste en classant de façon méthodique les documents permet un gain de temps. L’agent donc devient plus efficace et efficient dans ses tâches quotidiennes et les clients sont vite satisfaits.

Embaucher un archiviste pour maîtriser le flux informationnel

Chaque jour, les documents font objet de consultation, copie, extraction, élimination, etc. L’agent dans l’exécution de ses tâches quotidiennes fait recours aux dossiers existants. En l’absence d’un professionnel pour contrôler les sorties et entrées dans le fonds, certains dossiers peuvent se perdre facilement.

Recruter un archiviste, c’est donc doter sa structure d’un professionnel pour maîtriser le flux informationnel de la société. C’est savoir :

• qui a le droit à prendre quoi ?
• Qui a pris quoi ?
• Qu’est-ce qu’il a fait avec ?
• Et l’a retourné quand ?

Autrement dit, c’est situer les responsabilités au sein de l’administration. C’est recruter un records manager qui s’assurera de la bonne gestion des documents d’archives. L’archiviste intervient de la création jusqu’à la conservation définitive ou destruction des documents.

 L’administration réduit ainsi les risques de perte de marchés ou de procès à cause de la perte d’un document. Grâce au travail de l’archiviste, chaque document se retrouve à sa place et le repérage est plus facile et rapide.

Recruter un archiviste pour respecter les lois en vigueur

Par ailleurs, une administration est à la fois redevable à ses clients ou usagers, à ses propriétaires et aux autorités gouvernementales. Elle accomplit à cet effet diverses actions. Cependant, elle doit également être capable de justifier qu’elle les a exercées dans les conditions prescrites. Tel est le cas en cas de contrôles internes, d’inspections ou d’audits.

Les archives se retrouvent ainsi au cœur de l’administration et placent l’archiviste au cœur de son fonctionnement. Bien documenter les preuves afin d’en faire valoir de droit, c’est éviter ou limiter les risques de poursuites judiciaires se trouve être primordial.

En outre, il existe des législations et réglementations qui fixent la Durée d’utilité légale (DUL) des documents. La DUL est la durée minimum fixée par la loi pour la conservation de certains documents. Les détruire trop tôt, c’est faire encourir à l’administration des sanctions légales et administratives.

Enfin, la décision ou la procédure de destruction des documents doit se faire avec professionnalisme et méthodiquement. L’archiviste en élaborant le bordereau d’élimination s’assure que chaque document qui y est inscrit remplit les conditions pour sa destruction. Recruter un archiviste, c’est choisir de ne pas enfreindre la loi.

Recruter un archiviste pour optimiser ses ressources

L’archiviste par son expertise contribue à la réduction des frais de stockage, de conservation des documents. Il participe également à la satisfaction rapide des clients/usagers.

Éliminer les documents à la fin de leur délai de conservation

Recruter un archiviste, c’est aussi opter pour la réduction des coûts. En élaborant la politique d’archivage de la structure, l’archiviste œuvre pour la réduction des frais de conservation des documents. Plusieurs structures pensent qu’elles ont l’obligation de conserver tous les documents sans aucune exception, car cela représente une meilleure alternative.

Faux ! Tout document naît archives, mais tout document n’est pas appelé à être conservé indéfiniment. En effet, certains documents après un certain délai peuvent fait objet d’élimination. La loi fait certes obligation de conserver certains documents. Mais, elle fixe également un délai au bout duquel ils peuvent être détruits. La conservation des archives ne doit donc pas se faire avec des œillères, elle doit rester dans une limite contrôlée. Une politique d’archivage bien conçue permet d’éliminer les doublons et de réduire l’espace d’archivage ou de stockage.

De plus, l’archiviste élabore en collaboration des services producteurs le Tableau de gestion des archives de la structure. Ce dernier permet de fixer les Durées d’utilité administrative (DUA) et Durées d’utilité légale (DUL) des documents. Le tableau de gestion fixe aussi les règles de tri et le sort final des documents. Il détermine si le document doit être conservé, trié, détruit ou encore être versé aux archives historiques.

Les archives nationales à l’instar des Archives Nationales du Bénin reçoivent en versement les documents qui ont perdu leur DUA. Il s’agit généralement des archives publiques.

Opter pour une GED

Beaucoup d’entreprises ont opté pour le télétravail en cette période où le monde fait face à la pandémie du coronavirus. Le télétravail s’est retrouvé être la seule solution pour assurer la continuité administrative. Il n’est cependant possible que par la mise en place d’une bonne politique de Gestion électronique des documents (GED).

Depuis la maison, chaque agent peut continuer à travailler. Il peut en quelques clics avoir accès aux documents ou informations nécessaires pour satisfaire les clients/usagers. Cela permet de rester compétitif, mais aussi de réduire les frais de consommation en papier. La GED permet une nette diminution des photocopies, car le document existe en version numérique.

Recruter un archiviste, c’est doter sa structure d’un professionnel capable de conduire la mise en place d’un tel système. L’archiviste s’occupe aussi de son administration. La mise en place de ce système nécessite le respect de certains standards en matière d’archivage électronique.

Embaucher un archiviste pour bien conserver la mémoire de l’administration

D’une part, la conservation des archives demande un professionnalisme et une rigueur sans faille. Au-delà de sa mission qui consiste à mettre l’information à la disposition du personnel, les archivistes sont des conservateurs responsables des archives. Les archivistes sont aussi des gardiens de la mémoire, des médiateurs, des gestionnaires et des décideurs. Le Conseil International des archives œuvre d’ailleurs pour outiller les archivistes à mieux conserver la mémoire collective.

D’autre part, l’un des principaux enjeux de la gestion des archives, c’est assurer leur bonne conservation et leur préservation. Les archives doivent être gérées de sorte à garantir leur intégrité physique. Recruter un archiviste, c’est doter son institution d’un professionnel qui mettra en place des mesures préventives nécessaires. Ces mesures vont permettre d’assurer la conservation à long terme de la mémoire de l’institution.

Il s’agit de mesures contre les agents destructeurs que sont : eau, poussière, feu, lumière, moisissures, insectes, rongeurs, etc. Mais aussi des mesures pour assurer le bon conditionnement des archives tels que : enlever les agrafes, trombones, etc.

L’administration qui se veut, être compétitive au XXIe siècle doit se donner les moyens pour maîtriser son flux informationnel. Elle doit s’assurer que l’information nécessaire soit disponible à temps et bien conservée. L’information est l’or de demain dit-on. Au regard du rôle de l’archiviste en la matière, ne pas en recruter, c’est choisir de ne pas être compétitif. À vous le choix donc !