Choisir le rayonnage d’archives adéquat : le guide ultime

Vous avez une montagne de documents, de dossiers et de boîtes d’archives à organiser et à ranger. Face à cette multitude de documents à archiver, vous devez choisir le rayonnage d’archives adéquat pour ranger vos boîtes d’archives.

Le mobilier de stockage pour archives choisi doit pouvoir assurer la sécurité, l’accessibilité et la préservation des documents. Néanmoins, choisir le rayonnage d’archives adéquat n’est pas pour autant une tâche aisée.

Vous êtes confronté à la difficulté de choisir le bon rayonnage parmi la multitude de rayonnages disponibles. Vous vous demandez suivant quels critères vous devez choisir le rayonnage adéquat pour le rangement de précieuses archives.

Dans cet article complet, nous vous partageons quelques astuces pour choisir le bon meuble de rangement des archives.

Sommaire

Choisir le rayonnage d’archives adéquat : le guide ultime

Le rayonnage d’archives : qu’est-ce que c’est ?

Pourquoi utiliser un rayonnage des archives ?

Quels sont les types de rayonnage d’archives ?

Quels critères pour choisir le rayonnage d’archives adéquat ?

Quelques conseils relatifs au local de stockage des archives

Le rayonnage d’archives : qu’est-ce que c’est ?

Assurer efficacement la préservation et la conservation des archives exige de choisir la meilleure boîte d’archives. Elle oblige également à choisir un autre outil de rangement, qu’est le rayonnage d’archives.

Le rayonnage d’archives est un outil de stockage qui sert à entreposer et à ranger les documents. Il est conçu de façon spécifique pour recevoir, organiser et préserver des documents et des dossiers en entreprise.

Le rayonnage d’archives dispose de diverses étagères ou tablettes destinées à supporter le poids des documents. Au sein des entreprises, des bibliothèques, Archives communales, Archives départementales et des Archives historiques, il sert au rangement de précieux documents.

Bien plus que de simples tablettes, les rayonnages contribuent à organiser, préserver et faciliter l’accès aux archives.

Pourquoi utiliser un rayonnage des archives ?

Le rayonnage d’archives a diverses utilités. Premièrement, il permet de regrouper dans un même local ou endroit tous les dossiers clos de l’entreprise.

Chaque document ou dossier a une durée de conservation. À la fin du premier âge, les archives intermédiaires se conservent dans un local de pré-archivage. Le rayonnage d’archives permet ainsi d’entreposer ces documents.

Deuxièmement, il facilite l’activité des salariés qui peuvent classer sur les rayonnages d’archives des dossiers, des classeurs et des documents importants. Les salariés peuvent ainsi gérer efficacement les documents administratifs. Les bureaux et des tables se retrouvent donc aérés.

Troisièmement, le rayonnage d’archives adéquat joue un rôle essentiel d’organisation. Il sert à classer suivant des critères précis les documents et des dossiers d’archives.

Suivant un système de classement alphabétique, chronologique, thématique, etc., le rayonnage d’archives facilite les recherches ultérieures. Il permet à l’archiviste et au gestionnaire des documents d’avoir une meilleure visibilité sur l’emplacement de chaque dossier.

En outre, le mobilier de rangement des archives contribue à sécuriser et à préserver les documents. Composé de compartiments solides, il aide à protéger les documents contre les dommages éventuels. Des modèles spécifiques destinés même à protéger les documents contre la poussière, l’humidité et les incendies existent.

Enfin, si vous concevez un bon système de rayonnage d’archives, il peut vous permettre d’optimiser l’espace de conservation disponible. La capacité de pouvoir exploiter la hauteur des locaux de conservation des archives fait que de précieux mètres carrés se libèrent au sol.

Quels sont les types de rayonnage d’archives ?

Une variété de rayonnages d’archives existe sur le marché. Afin de choisir le rayonnage d’archives adéquat, vous devez avoir un aperçu sur les typologies de rayonnage pour archives existantes. Plus concrètement, sur le marché, vous avez les rayonnages d’archives :

• métalliques ;
• mobiles ;
• fixes ;
• modulables ;
• industriels
• à compartiments.

Chacun d’eux dispose de caractéristiques spécifiques.

Rayonnages d’archives métalliques, mobiles et fixes

Les rayonnages d’archives métalliques sont sûrement les plus utilisés dans les organismes. Robustes et durables, ils supportent des poids importants de documents ou dossiers d’archives.

L’entreposage de différents types de documents peut se faire avec les rayonnages d’archivage métalliques. Ils offrent en fait une possibilité d’ajustage en hauteur. Les rayonnages d’archives métalliques sont parfaits pour les besoins en sécurité et en longévité.

En ce que concerne les rayonnages d’archives mobiles, leur spécificité est qu’ils peuvent être déplacés de façon latérale. En effet, leur montage se fait sur des rails au sol. Ce type de rayonnage d’archives est parfait pour les lieux de conservation d’archives exigus.

Les rayonnages d’archives mobiles permettent de libérer de l’espace au sol quand ils ne font pas l’objet d’utilisation. Ils permettent donc d’optimiser l’espace disponible.

Par contre, les rayonnages d’archives fixes, comme leur nom l’indique, sont stationnaires. Ils sont adaptés pour les locaux de conservation où maximiser l’espace disponible ne constitue pas une contrainte. Ils sont généralement destinés à une installation permanente.

Rayonnages d’archives modulables, industriels et à compartiments

Les rayonnages d’archives modulables disposent de modules individuels. Suivant vos besoins spécifiques, vous pouvez combiner et assembler les modules individuels. Flexible en termes de configuration, vous pouvez utiliser les rayonnages d’archives modulables dans différents espaces.

Par ailleurs, les rayonnages d’archives industriels sont fabriqués essentiellement pour les entrepôts. Suffisamment robustes, ils peuvent supporter de lourdes charges et sont donc parfaits pour les conteneurs d’archives.

Si vous avez du vrac archivistique, le modèle de rayonnage d’archives industriel à palettes peut vous permettre d’entreposer vos documents en vrac.

Enfin, nous avons les rayonnages d’archives à compartiments. Ils permettent d’organiser les documents par catégories ou par types. Ce sont les rayonnages d’archives adéquats pour les entreprises qui nécessitent une classification particulière de leurs archives.

Quels critères pour choisir le rayonnage d’archives adéquat ?

Quel est le poids total de mes archives ? De quels types sont mes documents ? Avec quoi sont fabriqués les rayonnages d’archives ? Les rayonnages d’archives, sont-ils accessibles, sécurisés, adaptables et évolutifs ? Combien coûtent les rayonnages d’archives ?

Voilà autant de questions à se poser afin de pouvoir choisir le rayonnage d’archives adéquat. Les critères de sélection du bon rayonnage d’archivage sont divers et variés.

Parmi eux, nous avons notamment :

• capacité de charge et les dimensions du rayonnage d’archives ;
• matériaux de fabrication du mobilier de rangement des archives ;
• accessibilité, sécurité et évolutivité ;
• coût des rayonnages d’archives ;
• respect des normes internationales relatives au choix des rayonnages d’archives.

Ces critères ne sont pas exhaustifs, mais peuvent aider à choisir le rayonnage d’archives adéquat.

Regarder la capacité de charge et les dimensions pour choisir le rayonnage d’archives adéquat

Le choix du rayonnage d’archivage adéquat doit se baser sur sa capacité de charge, ses dimensions, sa taille et sa profondeur. Le rayonnage d’archives doit avoir la capacité de supporter le poids des boîtes d’archives. Sa capacité varie en fonction du matériau, de la conception et de la configuration des rayonnages.

En ce qui concerne les dimensions, elles peuvent varier en fonction des besoins de l’organisme et de l’espace disponible. Elles peuvent aussi varier en fonction de la taille standard des documents à stocker.

Sur le marché, on retrouve généralement les rayonnages d’archives de 80 kg, de 150 kg et les rayonnages dossiers suspendus.

Les rayonnages d’archives 80 kg sont adéquats pour le stockage de charges légères comme les boîtes d’archives et les classeurs. Ce type de rayonnage convient pour les bureaux ou les salles de traitement et d’archivage.

Les rayonnages d’archives 150 kg supportent plus de charges et peuvent avoir deux profondeurs. Ces derniers peuvent correspondre à la dimension de deux boîtes d’archives. À défaut d’avoir des rayonnages d’archives à doubles accès ou face, ils peuvent permettre d’optimiser l’espace alloué au stockage.

Si votre entreprise dispose de dossiers suspendus à archiver, le rayonnage dossiers suspendus est adéquat. Il permet de stocker aussi bien les boîtes d’archives que les dossiers suspendus.

Vous avez aussi la possibilité de personnaliser votre rayonnage d’archives adéquat en choisissant la capacité et les dimensions nécessaires. Peu importe votre choix, la charge maximale doit être répartie uniformément sur tout le meuble de rangement des documents.

Prendre en compte le matériau de fabrication pour choisir le rayonnage d’archives adéquat

La fabrication des rayonnages d’archives se fait avec différents matériaux. Chaque matériau a ses avantages et ses inconvénients en matière de résistance, de durabilité et d’esthétique. Souvent, les rayonnages d’archivage sont fabriqués avec  :

• métal (acier) ;
• bois ;
• plastique ;
• verre ;
• aluminium.

Chaque matériau a ses spécificités.

Rayonnages d’archives en métal 

Les organismes utilisent souvent le rayonnage d’archives en métal fabriqués avec de l’acier. Sa popularité s’explique notamment par la robustesse et la durabilité de l’acier. Les rayonnages d’archives en métal supportent aussi des charges lourdes.

Un autre avantage de l’acier est qu’il s’adapte à divers environnements, notamment ceux sujets à la rouille ou que l’humidité est un problème. Les rayonnages d’archives en métal sont néanmoins plus coûteux, lourds et difficiles à déplacer que d’autres matériaux.

Rayonnages d’archivage en bois

Moins utilisés que les rayonnages en métal, les rayonnages d’archives en bois confèrent une esthétique chaleureuse et traditionnelle. Ce sont les bibliothèques qui utilisent le plus les rayonnages en bois.

Par contre, les rayonnages d’archivage en bois sont moins robustes. Ils ne peuvent pas supporter des boîtes d’archives et des documents lourds. Ils sont sensibles à l’humidité et aux insectes.

Par ailleurs, le bois est sensible au feu. En cas d’incendie, les rayonnages d’archives en bois peuvent accentuer le feu et contribuer à la destruction des documents.

Rayonnages d’archives en plastique

Les rayonnages d’archives en plastique se caractérisent par leur légèreté et leur facilité à entretenir. Moins résistants que les rayonnages en acier, les rayonnages d’archives en plastique résistent néanmoins à la corrosion.

Ils sont résistants à l’humidité. Néanmoins, les rayonnages d’archives en plastique disposent d’une capacité de charge et d’une durabilité limitée. Avec le temps, ils peuvent se déformer, voire se fissurer.

Rayonnages d’archives en verre

Les rayonnages d’archives en verre sont le type adapté uniquement pour les documents spéciaux ou pour les expositions d’archives. Élégants et esthétiques, ils peuvent permettre de valoriser l’aspect visuel.

Néanmoins, le verre est fragile et peut se casser facilement. Les rayonnages d’archives en verre ne sont pas adaptés pour garder des charges lourdes de documents ou de dossiers d’archives.

Ils ne sont pas donc le type de rayonnage à mettre dans un local de stockage des archives. Ils coûtent aussi essentiellement cher à cause du verre qui constitue leur matériau de fabrication.

Les rayonnages d’archives en aluminium

Les rayonnages d’archives en aluminium se caractérisent par leur légèreté, leur résistance et leur durabilité. Si vos locaux de conservation des archives se trouvent dans des zones côtières ou des installations industrielles, ils sont parfaits.

L’aluminium est résistant à la corrosion et donc adapté aux environnements humides. Les rayonnages d’archives en aluminium ont par contre une capacité de charge inférieure à ceux en acier. Ils sont néanmoins moins coûteux que les rayonnages en bois ou en plastique.

Le choix du matériau de fabrication du rayonnage d’archives doit se faire en fonction de l’environnement et des priorités en matière de coût, d’esthétique et de durabilité.

Tenir compte de l’accessibilité, de la sécurité et d l’évolutivité pour choisir le rayonnage d’archives adéquat

L’accessibilité, la sécurité, l’adaptabilité et l’évolutivité sont des critères essentiels à prendre en compte pour choisir le rayonnage d’archives adéquat.

D’une part, l’accessibilité du rayonnage d’archives est importante pour faciliter l’accès rapide aux documents. Pour ce faire, avoir un espace entre les tablettes est nécessaire pour un accès sans difficulté aux documents.

D’autre part, des accidents peuvent survenir dans un local de conservation des archives. Pour limiter les risques d’accident, le rayonnage d’archives adéquat doit être assez stable et résistant.

Il doit pouvoir supporter les charges prévues afin d’éviter tout risque de basculement ou de déformation. Pour ce faire, il doit aussi être correctement fixé au sol ou au mur. La fabrication des rayonnages doit se faire de sorte à réduire les risques de blessures ou de dommages aux documents.

En outre, le rayonnage d’archives adéquat doit pouvoir s’adapter aux besoins changeants de l’organisation et évoluer avec elle. Modulaire, il peut permettre l’ajustement facile de la configuration en fonction des besoins de stockage.

Le coût comme critère pour choisir le rayonnage d’archives adéquat

Le coût représente un critère déterminant pour choisir le rayonnage d’archives adéquat. Il varie en fonction de plusieurs facteurs. Ces facteurs sont entre autres :

• taille ;
• capacité de charge ;
• matériau de fabrication ;
• complexité du système.

En fonction de ces facteurs, un rayonnage d’archives peut coûter de cent à des milliers d’euros. À titre illustratif, un rayonnage métallique standard avec une capacité de charge moyenne et des dimensions modérées peut coûter entre 200 et 500 euros par unité.

Le coût peut augmenter de façon significative pour des rayonnages plus grands. C’est aussi le cas pour des exigences spécifiques en matière de capacité de charge ou de sécurité. Le coût des rayonnages en bois peut aussi varier en fonction du type de bois utilisé et de la qualité de la fabrication.

Par ailleurs, les rayonnages d’archives mobiles ou les rayonnages d’archives avec des systèmes de contrôle d’accès entraînent des coûts supplémentaires. C’est aussi le cas pour les rayonnages construits avec des matériaux spéciaux résistants à la corrosion.

Vous devez choisir le rayonnage adéquat en tenant compte des besoins de l’entreprise et du budget disponible. Une étude comparative pourra vous permettre de trouver le meilleur rapport qualité-prix pour vos rayonnages d’archives.

Le respect des normes internationales relatives au choix des rayonnages d’archives

Diverses normes internationales relatives au choix de rayonnages d’archives existent et régissent aussi leur fabrication. Elles fixent les conditions pour assurer la sécurité, la durabilité et l’efficacité des systèmes de stockage utilisés pour conserver les archives.

En voulant choisir le rayonnage d’archives adéquat, vous pouvez par exemple vous assurer que le fabricant respecte l’ISO 9001. Cette dernière fixe les exigences pour avoir un système de management de la qualité.

Si le fabricant le respecte, vous pouvez être sûr que ses rayonnages d’archivage sont fiables et conformes aux normes de qualité internationales.

En outre, les normes EN 15 635 et ANSI MH16 définissent les contraintes liées à la sécurité des rayonnages en acier. Elles fixent les exigences relatives à la conception, à l’installation, à l’inspection et à l’entretien des rayonnages, y compris des archives.

Si votre organisme cherche à optimiser ses processus de gestion des archives, elle doit faire attention à la norme ISO 9004. Cette dernière donne des directives pour l’amélioration de la performance durable d’une organisation.

Les normes varient en fonction des pays et des régions. Avant de choisir le rayonnage adéquat pour la conservation des archives, portez une attention aux normes applicables dans votre région.

En France, l’instruction DITN/RES/2008/005 en date du 15 juillet 2008, relative aux rayonnages dans les magasins d’archives fixe les modalités à prendre en compte dans le cahier des charges.

Quelques conseils relatifs au local de stockage des archives

Le respect de certaines exigences est important pour assurer la bonne conservation des archives. L’entreposage des rayonnages d’archives dans la salle de conservation doit respecter certains prérequis. À titre illustratif, dans la salle de conservation des documents, les rayonnages d’archives doivent :

• avoir une hauteur maximale de 2,20 m pour limiter les chutes ;
• être pleins, à l’exclusion de tout système de claire-voie ou caillebotis ;
• avoir les étagères supérieures distantes du plafond d’au moins 20 cm pour permettre une bonne ventilation dans tout le local ;
• avoir une allée de desserte de 0,80 m entre deux rayonnages.

Par ailleurs, l’installation des rayonnages d’archives contre des murs qui donnent directement sur l’extérieur est à éviter. La première tablette du rayonnage d’archives doit se trouver à 15 cm du sol. Cette précaution facilite le nettoyage du local et permet d’éviter les inondations.

Comme autres mesures, le local de conservation des archives ne doit pas mesurer plus de 200 m². Sa température doit être comprise entre 18 et 20⁰ C. L’humidité relative de la salle de conservation des archives doit être entre 45 et 55 %. Aucune lumière directe ne doit atteindre les documents.

Votre organisme ferait également mieux d’élaborer un Plan de mesures d’urgence et de sauvegarde des archives. Cet outil vous permettra de prévenir et de pouvoir mieux faire face en cas de sinistre.

Choisir le rayonnage d’archives adéquat est une décision stratégique. Elle impacte directement l’efficacité, la sécurité et la pérennité de la gestion documentaire au sein de votre organisation. Votre choix doit se faire en fonction de critères spécifiques et de vos besoins d’archivage.

FAQ sur les types de rayonnages d’archives